Introduksjon

I Workflows kan du tildele oppgaver til mer enn bare enkeltbrukere – du kan også tildele dem til hele grupper. Slik kan et helt team løse en oppgave i fellesskap — f.eks. presteteamet, konfirmantmedarbeiderne eller kirkekontoret — uten at én enkelt person sitter med hele ansvaret alene.

Fordeler ved gruppetildeling

• Flere personer deler ansvaret for en oppgave.
• Gruppeledere får automatisk e-post om nye tildelinger.
• Oppgaver og ansvarsområder blir værende, selv om enkelte medarbeidere forlater gruppen.
• Du kan filtrere etter grupper og dermed beholde oversikten i innboksen din.

3 måter å tildele en gruppe til en oppgave

1. Manuelt i oppgaven: Velg en aktivert gruppe som mottaker direkte inne i oppgaven.
2. Automatisk via skjemaer: Når du kobler et skjema til Workflows, kan du sette opp automatisk tildeling til en gruppe.
3. Via gruppeinnstillinger: Aktiver grupper for Workflows, slik at de i det hele tatt kan velges som mottakere.

Innhold

• Rettigheter og roller
• Aktiver grupper for Workflows
• Tildel en gruppe til en oppgave
• Auto-tildeling via skjemaer
• Varsler til gruppeledere
• Fjern eller deaktiver grupper
• Filtrering og visning av gruppeoppgaver

Rettigheter og roller

• Roller med "Workflows" og "Administrer alle oppgaver i soknet": Kan aktivere alle grupper i eget sokn for Workflows, se alle oppgaver som ikke er tildelt, og tildele oppgaver.
• Gruppeleder med rettigheten "Administrer gruppetildelinger i eget sokn": Kan aktivere sin egen gruppe for Workflows og får e-postvarsel ved nye tildelinger.
• Brukere med tilgang til Workflows: Kan se og redigere oppgaver som er tildelt dem personlig eller gruppene deres.
• Flere sokn: Rettigheter gjelder bare innenfor ditt eget sokn. I et annet sokn må brukeren ha egne rettigheter. Hvis en gruppe går på tvers av sokn, er det bare de gruppemedlemmene som er med i både gruppen og soknet som oppgaven tilhører, som kan se Workflow-oppgaven.

Legg til en gruppe manuelt i en oppgave

1. Gå til "Innkommende" > "Saker".
2. Klikk på oppgaven du vil tildele en gruppe. Oppgaven åpnes.
3. Klikk på «Gruppe + Tildel» øverst til høyre.
4. Velg gruppen du vil knytte til oppgaven.

Aktiver grupper for Workflows

Som standard er grupper ikke aktivert for Workflows. Den bevisste aktiveringen sikrer at oppgaver bare havner hos de teamene som er ment for dem.

Aktivering i gruppeinnstillingene

Krever: Roller med rettigheten "Workflows" og "Administrer alle oppgaver i soknet"

1. Gå til "Kontakter" > "Grupper".
2. Velg ønsket gruppe. (Som gruppeleder)
3. Klikk på "Mer" øverst til høyre.
4. Aktiver innstillingen "Denne gruppen kan motta Workflows-oppgaver".
5. Lagre innstillingen.

Tildel en gruppe til en oppgave

Så snart en gruppe er aktivert for Workflows, kan du velge den som mottaker av en oppgave på samme måte som en enkeltperson.

1. Åpne ønsket oppgave i innboksen.
2. Velg én eller flere aktiverte grupper i feltet "Grupper".
3. Valgfritt: Tildel i tillegg en enkeltperson via feltet "Tildelt".

De tildelte gruppene vises på oppgavekortet — på samme måte som den tildelte personen. Når du holder musepekeren over gruppeikonet, vises et verktøytips med navnene på alle gruppene.

Auto-tildeling via skjemaer

Når et skjema er koblet til Workflows, kan hvert nytt svar automatisk bli en oppgave som tildeles — enten til en person, en gruppe, begge deler eller ingen.

1. Åpne skjemaet og gå til innstillingen "Koble til Workflows".
2. Aktiver "Ja, opprett automatisk en oppgave fra hvert svar".
3. Under "Auto-tildeling til en bruker" velger du ønsket person.
4. Under "Auto-tildeling til en gruppe" velger du én eller flere grupper.

Varsler til gruppeledere

Ved en ny gruppetildeling er det bare gruppeledere med rettigheten "Administrer gruppetildelinger i eget sokn" som får e-postvarsel. Andre gruppemedlemmer får ikke beskjed på e-post.

• Hvis en gruppe har flere ledere med denne rettigheten, får alle e-posten.
• Medlemmer uten denne rettigheten kan se oppgaven i "Innkommende" > "Saker", men får ingen e-post.

Fjern eller deaktiver grupper

Fjern en gruppe fra en oppgave

Du kan når som helst fjerne tildelingen:

1. Åpne oppgaven.
2. Fjern gruppen fra feltet "Grupper".
3. Oppgaven er da igjen ikke tildelt (med mindre en annen person eller gruppe er tildelt).

Deaktiver en gruppe for Workflows

Hvis en gruppe ikke lenger skal motta nye oppgaver, deaktiverer du Workflows-innstillingen i gruppeinnstillingene.

Filtrering og visning av gruppeoppgaver

I "Innkommende" > "Saker" har du filtre som hjelper deg å finne de riktige oppgavene raskt:

• Min innboks: Oppgaver som er tildelt deg personlig eller gruppene dine.
• Gruppeinnboks: Et eget område for hver gruppe du er medlem av, og som er aktivert for Workflows.
• Aktiv / Fullført / Arkivert: Statusfiltre for behandlingen.
• Tildelt meg / Opprettet av meg: Filtre i en gruppe eller en innboks.
• Arrangement om 7 / 14 / 30 dager: Filter for oppgaver som er knyttet til et arrangement i kalenderen — basert på datoen for arrangementet.
• Sokn-filter (Flere sokn): Begrenser visningen til et bestemt sokn.

Lenke til artikkelen: Grupper i Workflows

Relaterte artikler:

• Introduksjon til Workflows — Oversikt over Workflows-modulen
• Administrer rettigheter og roller — Slik setter du opp roller og rettigheter
• Opprett og administrer grupper — Grunnleggende om grupper i ChurchDesk

Søkeord: Workflows, oppgaver, grupper, gruppetildeling, gruppeleder, kirkekontor, kirkesekretær, auto-tildeling, skjema, innboks, rettigheter, ikke tildelt, flere sokn, varsel, notifikasjon

Oppdatert på: 09/11/2026