Effektiviser menighetsadministrasjonen med ChurchDesk Workflows

Workflows er ditt nye verktøy, laget for å få planleggingen i havn. Det tar det tunge løftet ut av menighetsadministrasjonen ved automatisk å koble huskelistene, e-postene, skjemaene og kalenderarrangementene deres til det spesifikke prosjektet de hører til – enten det er et bryllup, en dåp, en konsert eller en menighetstur.
I stedet for å være avhengige av post-it-lapper eller lete i gamle e-posttråder, får dere en klar og organisert oversikt over hva som skal gjøres som det neste, med automatiske påminnelser som sørger for at hele teamet er synkronisert.

I den nye navigasjonen finner du Workflows under "Innkommende" > "Saker".

Inkludert i denne artikkelen:

1. Kom i gang
2. Oppsett av Workflow-innboksen din
3. Introduksjon til saker
4. Opprett en sak
5. Arbeid som et team
6. Hold orden på maler

1. Kom i gang

Tilgjengelighet

Workflows er tilgjengelig for Medium og Large.

Roller

• "Organisasjonsadministratorer" og "Administratorer": Har full tilgang til oppsett av Innboksen, kan se all innkommende e-post og kan se/redigere alle saker.
• Alle andre roller: Kan se og redigere saker bare når den spesifikke saken er tildelt dem.
• Tilpassede roller: Du kan alltid opprette nye roller med individuelle tillatelser under "Innstillinger" > "Generelt" > "Roller og tillatelser". På siden "Roller og tilgang" klikker du på "Opprett rolle". Rollene er delt inn i "Organisasjonsroller" og "Menighetsroller".

2. Oppsett av Workflow-innboksen din

For å få fullt utbytte og spare tid med Workflows bør en Organisasjonsadministrator koble til kirkens offisielle e-postadresse (f.eks. kontor@dinkirke.no).

Trinnvis tilkobling

1. Gå til "Innstillinger" > "Innboks og domener" > "E-poster og innboks".
2. Finn din unike adresse under "Videresend e-post". Med kopiknappen ved siden av adressen kopierer du den.
3. Test tilkoblingen: Videresend en sakrelatert e-post til den spesifikke e-postadressen og se den dukke opp under "Innkommende" > "Saker". Det kan ta mellom 1 og 10 minutter.

4. Sett opp automatisering for Innboksen

Hvorfor bør man gjøre det? Når du kobler kirkens e-post direkte til ChurchDesk Workflow, holdes alle meldingene dine – særlig de som er knyttet til en sak – samlet på ett sted og koblet til oppgavelister, skjemasvar, kontaktopplysninger og mer, slik at du og teamet ditt alltid har full oversikt. Utnytt e-postens fulle potensial!

Hvordan gjør man det?
For å starte oppsettet har vi en egen artikkel som forklarer følgende:

• Hvordan man mottar all innkommende post direkte i Workflows: Slik setter du opp ChurchDesk-innboksen - [Trinn 1]
• Hvordan man sender e-post direkte fra ChurchDesk Workflow. En mer avansert konfigurasjon for full funksjonalitet: Slik setter du opp ChurchDesk-innboksen - [Trinn 2–4]

Hva skjer når det er satt opp?

• Som utgangspunkt sendes bare nye e-poster til ChurchDesk Workflows, og en kopi blir liggende i innboksen hos e-postleverandøren din. Vi anbefaler å bruke denne standardinnstillingen og ikke endre den hos e-postleverandøren.
• Deretter får du full verdi av arbeidet ditt ved å besvare alle e-poster i Workflow og gjøre dem om til saker.
• For gamle e-poster som skal kobles til en pågående sak, må du videresende e-posten manuelt til Workflow-videresendingsadressen din.

3. Introduksjon til saker

En sak er en allsidig "kontrollsentral" der hver detalj i et arrangement – fra vanlige kirkelige handlinger til komplekse årlige prosjekter – samles i én sømløs arbeidsflyt. Det er et samarbeidsforum laget for å holde teamet ditt synkronisert, og det gir uendelig fleksibilitet til å tilpasse hvordan dere velger å opprette og planlegge saker.

Under "Innkommende" > "Saker" ser du innboksen din med "Min innboks", "Alle" og eventuelle "Gruppeinnbokser". Øverst kan du veksle mellom "Alle", "Saker" og "E-poster" og filtrere på status.

En sak inkluderer:

• Saksnavn: Som utgangspunkt har en sak navnet fra malen. Vi anbefaler å gi dem nytt navn (f.eks. "Bryllup: Hansen & Olsen"), slik at de er lette å finne via søkefeltet.
• Saksnummer: Hver sak får et unikt saksnummer for enkel intern referanse. Du finner det øverst i høyre hjørne over Aktivitetstavlen.
• Saksstatus (Finn den her)
• Tilknyttet sokn
• Bruker som er ansvarlig for å holde fremdrift i saken.
• Aktivitetstavle: En kronologisk visning av alle e-posttråder og interne notater.
• Saksoppgaver, inkludert deloppgaver: Opprettet fra justerbare huskelister fra standard-maler
• Påminnelser for hovedoppgaver
• Kontakter: Personer knyttet til saken, der rollen deres kan defineres i arrangementet (f.eks. Brud/Brudgom, Fadder, Konfirmant, ...).
• Kalender: Direkte lenker til de relevante kalenderarrangementene.
• Dokumenter: Et sikkert sted for sakrelaterte dokumenter
• Skjemasvar, hvis saken ble opprettet fra et skjemasvar
• E-poster og e-postsvar, hvis saken ble opprettet fra en e-post, eller hvis en e-posttråd legges til senere (foreslås automatisk)

4. Opprett en sak

• 1. I Saker
• 2. Fra et skjemasvar
• 3. Gjennom en innkommende e-post

1. Opprett en sak i Saker

1. Gå til "Innkommende" > "Saker" og klikk på "Opprett en sak". Du kan også klikke på "+" i topplinjen og velge "Sak".
2. Velg den relevante malen under "Mal" (f.eks. Bryllup, Begravelse, Konsert), eller velg "Annet". Dette laster automatisk inn de forhåndsinnstilte oppgavelistene dine.

2. Et skjemasvar kan opprette en ny sak

Du kan automatisere opprettelsen av saker direkte fra et ChurchDesk-skjema (f.eks. for dåpspåmelding):

1. Gå til "Innkommende" > "Nettskjemaer" og klikk på Rediger skjema.
2. Under 2. Innstillinger, scroll ned til "Connect form to Workflows".
3. Velg en saksmal og en bruker som automatisk skal få ansvaret.

• Nå blir alle svarfelt og kontaktopplysninger lagt til i en ny sak ved hvert nye skjemasvar.
• Filer: Eventuelle dokumenter som lastes opp i skjemaet, blir automatisk lagt til i sakens dokumentarkiv.

3. Gjør en innkommende e-post om til en sak

Når en e-post kommer inn, sjekker systemet om avsenderens e-postadresse samsvarer med en kontakt i en eksisterende sak.

• Hvis det finnes et treff, dukker det opp et automatisk forslag. Du må bekrefte manuelt for å koble tråden til saken.
• Hvis det ikke finnes et treff, men du vet at det allerede finnes en sak, går du inn i saken og legger til e-postadressen som en ny kontakt. Oppdater siden, så dukker det automatiske forslaget opp.
• Du kan legge til flere e-posttråder i en sak. De vises kronologisk i aktivitetshistorikken.
• Hvis det ikke finnes noen sak, klikker du på "Konverter til sak" for å starte en ny sak ved hjelp av en mal.

Filhåndtering i e-post:

• Filer som er vedlagt en e-post, lagres automatisk i sakens dokumentarkiv.
• Bilder som ligger i selve e-postteksten eller signaturen, for eksempel logoer, lagres ikke.
• Andre filtyper kan lastes opp manuelt.

E-poster som forblir e-poster

• Hvis en e-post ikke trenger å bli en sak, og e-postkorrespondansen er avsluttet, bør du arkivere e-posten.
• Hvis "besvarelse av e-post" er satt opp, kan du svare på e-posten i e-posttråden.
• Hvis du bruker din egen e-postklient (f.eks. Outlook, Gmail, ...) til å sende e-post, vil du sannsynligvis ikke motta dem i ChurchDesk Workflows. Derfor foreslår vi at du også bruker ChurchDesk-innboksen din til å sende e-post. For å starte ny kommunikasjon – opprett en sak og begynn å sende.

Saksstatus

• Aktiv: Saken er i gang. Det finnes ventende/uløste oppgaver, eller dere venter på svar. Eksempel: Et bryllup som er under planlegging.
• Løst: Målet er nådd. Alle oppgaver er fullført, og arrangementet er sannsynligvis over. Eksempel: En dåp som fant sted sist søndag.
• Arkivert: Prosessen ble stoppet, eller e-posten trengte ikke å bli en sak. Eksempel: En generell henvendelse som ble besvart, eller et avlyst arrangement.

5. Arbeid som et team

Oppgaver

• Oppgaver: Bruk feltet "Bruker" til å sende en sak videre til en kollega.

Interne notater

• Alt som skrives i en gul boks, er et internt notat til teamet ditt eller systemet.

Påminnelser

• Hold musepekeren over en hovedoppgave og klikk på "Påminnelse".
• Angi dato/tidspunkt, bekreft med Ok, og velg en mottaker (deg selv eller en kollega).
• Mottakeren får en påminnelse på e-post på det planlagte tidspunktet.
• Når fristen for en påminnelse er passert, vises den i rødt.
• Hva skjer når en oppgave markeres som utført? Påminnelsen vises fortsatt, men gjennomstreket og bare i grått, og det sendes ikke lenger e-post.

6. Hold orden på maler

Du trenger ikke å finne opp hjulet på nytt hver gang. Bruk de forhåndsinnstilte malene eller tilpass dine egne.

• Klikk på "Opprett en sak" og deretter på "Administrer saksmaler", eller gå til "Innstillinger" > "Innhold" > "Maler" og fanen "Maler for Workflows".
• Klikk på "Opprett mal for Workflows" for å lage en ny mal, eller bruk "Handlinger" ved en eksisterende mal.
• Legg til standard oppgavelister og deloppgaver i malene dine for å sikre at ingen trinn blir glemt.
• Deaktiver maler som organisasjonen din ikke bruker, for å få bedre oversikt.

Søkeord: Workflows, Saker, Innkommende, Innboks, Min innboks, Gruppeinnbokser, Automatisering, Videresending av e-post, Videresend e-post, Oppgaveliste, Oppgaver, Påminnelser, Maler, Saksmaler, Maler for Workflows, Skjemaintegrasjon, Nettskjemaer, Sokn, Administrasjon, Teamsamarbeid, Innstillinger, Roller og tilgang, Interne notater, Tildelinger.

Oppdatert på: 09/11/2026