Einführung in Workflows

Workflows ist Ihre digitale Schaltzentrale für die Gemeindeverwaltung und macht Schluss mit der mühsamen Suche in Papierbergen. Das System verknüpft Ihre Aufgabenlisten, E-Mails, Formulare und Kalenderereignisse automatisch mit dem jeweiligen Projekt – egal, ob Hochzeit, Taufe, Konzert oder Jugendfreizeit. Statt sich auf Klebezettel zu verlassen oder alte E-Mail-Verläufe zu durchforsten, erhalten Sie eine klare Übersicht über die nächsten Schritte. Automatische Erinnerungen halten Ihr ganzes Team auf dem gleichen Stand.

Das können Sie mit Workflows tun

• E-Mails, Aufgaben, Formularantworten, Kontakte und Ereignisse an einem Ort bündeln.
• Wiederkehrende Abläufe wie Taufen oder Trauungen als Vorlage anlegen.
• Vorgänge im Team zuweisen und mit Erinnerungen nachverfolgen.
• Vorgänge direkt mit Kalenderereignissen verbinden.

Verfügbarkeit

Workflows ist Teil der Medium- und Large-Abonnements sowie ausgewählter Großkunden-Verträge.

Inhalt

• Rechte und Rollen
• Einrichtung Ihres Workflow-Posteingangs
• Vorgänge verstehen
• Wie man einen Vorgang startet
• Vorgänge und Kalenderereignisse verbinden
• Vorgänge suchen und filtern
• Das Workflows-Layout flexibel anpassen
• Aktivitätsprotokolle anzeigen oder ausblenden
• Zusammenarbeit im Team
• Verwalten von Vorlagen

Rechte und Rollen

• Organisations-Administrator:innen und Administrator:innen: Voller Zugriff auf die Einrichtung des Posteingangs. Sie sehen alle eingehenden E-Mails und können alle Vorgänge einsehen und bearbeiten.
• Alle anderen Rollen: Können Vorgänge nur einsehen und bearbeiten, wenn ihnen der Vorgang ausdrücklich zugewiesen wurde.
• Benutzerdefinierte Rollen: In den ChurchDesk-Einstellungen können Sie jederzeit neue Rollen mit individuellen Berechtigungen erstellen.

Einrichtung Ihres Workflow-Posteingangs

Um den vollen Mehrwert und die Zeitersparnis durch Workflows zu nutzen, sollte ein:e Organisations-Administrator:in die funktionale E-Mail-Adresse Ihrer Kirche verbinden (z. B. buero@ihregemeinde.de).

Posteingang verbinden – Schritt für Schritt

1. Gehen Sie zu ChurchDesk-Einstellungen > Posteingang.
2. Suchen Sie Ihre eindeutige Weiterleitungs-E-Mail-Adresse.
3. Testen Sie die Verbindung: Leiten Sie eine vorgangsbezogene E-Mail an diese Adresse weiter und beobachten Sie, wie sie in Workflows erscheint. Das kann 1–10 Minuten dauern.

Automatisierung für den Posteingang einrichten

Wenn Sie Ihre Kirchen-E-Mail direkt mit Workflows verbinden, bleiben alle Nachrichten – besonders die vorgangsbezogenen – an einem Ort organisiert und mit Aufgabenlisten, Formularantworten, Kontaktinformationen und mehr verknüpft. So haben Sie und Ihr Team immer das vollständige Bild.

Die Einrichtung erfolgt in zwei Teilen, die in einem eigenen Artikel ausführlich beschrieben sind:

• Schritt 1: Wie Sie alle eingehenden E-Mails direkt in Workflows empfangen.
• Schritte 2–4: Wie Sie E-Mails direkt aus Workflows versenden (fortgeschrittene Konfiguration für den vollen Funktionsumfang).

Standardmäßig werden nur neue E-Mails an Workflows gesendet, und eine Kopie verbleibt im Posteingang Ihres E-Mail-Anbieters. Wir empfehlen, diese Standardeinstellung beizubehalten und sie nicht aufseiten des E-Mail-Clients zu ändern. Möchten Sie eine ältere E-Mail mit einem laufenden Vorgang verknüpfen, leiten Sie diese manuell an Ihre Weiterleitungsadresse weiter.

Vorgänge verstehen

Ein Vorgang ist eine vielseitige Schaltzentrale, in der jedes Detail eines Ereignisses zusammengeführt wird – von routinemäßigen Sakramenten bis hin zu komplexen Jahresprojekten. Er hält Ihr Team auf dem gleichen Stand und bietet große Flexibilität bei Erstellung und Planung.

Ein Vorgang beinhaltet

• Vorgangsname: Standardmäßig tragen Vorgänge den Namen der Vorlage. Wir empfehlen, sie umzubenennen (z. B. „Trauung: Müller und Schmidt"), damit sie über die Suchleiste leicht zu finden sind.
• Vorgangsnummer: Jeder Vorgang erhält eine eindeutige Nummer zur internen Referenz. Sie finden sie oben rechts über dem Aktivitäts-Board.
• Vorgangsstatus, zugehörige Gemeinde und Zuständige:r, der oder die den Vorgang vorantreibt.
• Aktivitäts-Board: Eine chronologische Ansicht aller E-Mail-Verläufe und internen Notizen.
• Aufgabenliste inklusive Teilaufgaben: Erstellt aus anpassbaren Aufgabenlisten vordefinierter Vorlagen, mit Erinnerungen für die Hauptaufgaben.
• Kontakte: Mit dem Vorgang verbundene Personen, definiert über ihre Rolle im Ereignis (z. B. Braut, Bräutigam, Paten, Konfirmand:in).
• Kalender: Direkte Links zu den relevanten kirchlichen Ereignissen.
• Dateien: Ein sicherer Ort für vorgangsbezogene Dokumente.
• Formularantworten und E-Mail-Verläufe, falls der Vorgang aus einem Formular oder einer E-Mail erstellt wurde.

Status eines Vorgangs

• Aktiv: Der Vorgang läuft. Aufgaben sind offen oder Sie warten auf eine Antwort. Beispiel: eine Trauung, die gerade geplant wird.
• Erledigt: Das Ziel wurde erreicht. Alle Aufgaben sind abgeschlossen und das Ereignis liegt meist in der Vergangenheit. Beispiel: eine Taufe vom vergangenen Sonntag.
• Archiviert: Der Prozess wurde gestoppt oder die E-Mail musste kein Vorgang werden. Beispiel: eine allgemeine Anfrage, die beantwortet wurde, oder ein abgesagtes Ereignis.

Wie man einen Vorgang startet

Es gibt mehrere Wege, einen Vorgang zu starten – wählen Sie den, der zu Ihrer Situation passt.

In Workflows selbst

1. Klicken Sie auf „Einen Vorgang erstellen".
2. Wählen Sie die passende Vorlage (z. B. Trauung, Bestattung, Konzert). Dadurch werden automatisch Ihre vordefinierten Aufgabenlisten geladen.

Aus einer Formularantwort

Sie können die Erstellung von Vorgängen direkt aus Ihrem ChurchDesk-Formular automatisieren (z. B. für Taufanmeldungen):

1. Gehen Sie zu Formulare und klicken Sie auf „Bearbeiten".
2. Scrollen Sie unter 2. Formulareinstellungen zu „Formular mit Workflows verbinden".
3. Wählen Sie eine Vorgangsvorlage und eine:n Benutzer:in aus, der oder dem die Verantwortung automatisch zugewiesen wird.

Bei jeder neuen Formularantwort werden nun alle Antwortfelder und die Kontaktinformationen zu einem neuen Vorgang hinzugefügt. Alle im Formular hochgeladenen Dokumente landen automatisch im Dateienbereich des Vorgangs.

Durch eine eingehende E-Mail

Wenn eine E-Mail eingeht, prüft das System, ob die Adresse des Absenders mit einem Kontakt in einem bestehenden Vorgang übereinstimmt.

• Übereinstimmung gefunden: Es erscheint ein automatischer Vorschlag. Bestätigen Sie manuell, um den E-Mail-Verlauf mit dem Vorgang zu verknüpfen.
• Keine Übereinstimmung, aber ein Vorgang existiert bereits: Öffnen Sie den Vorgang und fügen Sie die E-Mail-Adresse als neuen Kontakt hinzu. Nach dem Aktualisieren der Seite erscheint der automatische Vorschlag.
• Kein Vorgang vorhanden: Klicken Sie auf „In Vorgang umwandeln", um über eine Vorlage einen neuen Vorgang zu starten.

Sie können einem Vorgang mehrere E-Mail-Verläufe hinzufügen; diese erscheinen chronologisch im Aktivitäts-Board.

Dateien in E-Mails

• An E-Mails angehängte Dateien werden automatisch erfasst und in den Dateien des Vorgangs gespeichert.
• Bilder aus dem E-Mail-Text oder der Signatur (z. B. Logos) werden nicht gespeichert.
• Andere Dateitypen können Sie manuell hochladen.

E-Mails, die E-Mails bleiben

Muss eine E-Mail nicht in einen Vorgang umgewandelt werden und ist die Korrespondenz abgeschlossen, können Sie sie archivieren. Ist das Versenden von E-Mails eingerichtet, können Sie direkt im E-Mail-Verlauf antworten.

Mit der Kategorie „Sonstiges" für individuelle Vorgänge

Für Ereignisse und Aktivitäten, die nicht in die vorhandenen Vorlagen passen (z. B. Konzerte, Krabbelgottesdienste, Gemeindefeste oder Besprechungen), verwenden Sie die Kategorie „Sonstiges".

• „Sonstiges" steht immer am Ende der Vorlagenliste und hat – anders als die übrigen Kategorien – kein Symbol.
• Wenn Sie „Sonstiges" auswählen, wird kein Name automatisch aus der Kategorie übernommen. Stattdessen geben Sie in einem zusätzlichen Schritt einen eigenen Vorgangsnamen ein (z. B. „Weihnachtsessen" oder „Sommerkonzert").
• Der eingegebene Name wird zum offiziellen Vorgangstitel und erscheint korrekt in der Vorgangsliste, in den Suchergebnissen und im Kalender.

📷 [Screenshot: Vorlagenauswahl bei der Vorgangserstellung — „Sonstiges" am Ende der Liste mit Feld für einen eigenen Namen]

Vorgänge und Kalenderereignisse verbinden

Sie können Vorgänge direkt mit Kalenderereignissen verknüpfen – entweder, indem Sie einen bestehenden Vorgang mit einem Ereignis verbinden, oder, indem Sie einen neuen Vorgang direkt aus dem Ereignis heraus erstellen. So greifen Sie auf alle wichtigen Vorgangsinformationen zu, ohne den Kalender zu verlassen.

Einen Vorgang aus einem Kalenderereignis hinzufügen oder erstellen

1. Öffnen Sie ein Kalenderereignis und gehen Sie in der Detailansicht zum Abschnitt „Workflows".
2. Klicken Sie auf „+ Vorgang hinzufügen". Es öffnet sich ein Such-Panel mit zwei Möglichkeiten:

• Bestehenden Vorgang suchen: Suchen Sie einen bereits erstellten Vorgang und wählen Sie ihn aus. Die Suche berücksichtigt auch E-Mail-Adresse und Telefonnummer von Kontakten.
• Neuen Vorgang erstellen: Das Erstellformular öffnet sich direkt im Panel. Wählen Sie eine Vorgangsvorlage (z. B. Taufe, Konfirmation, Bestattung, Trauung) und eine oder mehrere Gemeinden. Sie werden automatisch als Ersteller:in und Zuständige:r eingetragen.

3. Nach dem Hinzufügen oder Erstellen erscheint der Vorgang als aufklappbare Karte im Abschnitt „Workflows" des Ereignisses.

Die Vorgangskarte zeigt den Vorgangstyp mit Symbol (z. B. Taufe), einen Aufgabenzähler (z. B. „Aufgaben: 0/6"), die zuständige Person, die zugewiesene(n) Gruppe(n) sowie den Button „Vorgang ansehen", der den vollständigen Vorgang im selben Browser-Tab öffnet. Klappen Sie die Karte auf, sehen Sie zusätzlich Kategorie, Vorgangsnummer (mit Kopier-Option), Erstellt von, Erstellt am, Aktualisiert am und die ausgewählten Gemeinden. Über den roten Button „Vorgang vom Ereignis entfernen" lösen Sie die Verknüpfung wieder.

Vorgangsinformationen im Ereignis anzeigen

Vorgänge suchen und filtern

Mit der erweiterten Suche und den Filtern finden Sie schnell bestimmte Vorgänge und behalten den Überblick über mehrere Kriterien hinweg.

• Die globale Suchleiste ermöglicht eine Freitextsuche, die die Ergebnisse in Echtzeit filtert.
• Die Anzahl der Treffer wird deutlich angezeigt (z. B. „7 Ergebnisse").

Direkt aus der Ergebnisliste springen Sie an die passende Stelle:

• Ein Klick auf einen Vorgangstitel öffnet die Vorgangsdetails.
• Ein Klick auf den Namen einer zuständigen Person öffnet deren Profil in einem neuen Tab.
• Ein Klick auf einen Gruppennamen öffnet die Gruppe in einem neuen Tab.
• Ein Klick auf einen Kontaktnamen öffnet den Kontakt in einem neuen Tab.
• Ein Klick auf das Feld „Ereignis" öffnet das zugehörige Ereignis.
• Gekürzte Titel zeigen beim Überfahren mit der Maus den vollständigen Text als Tooltip.

Zusammenarbeit im Team

Eine:n Benutzer:in zuweisen

Verwenden Sie das Feld „Benutzer:in", um einen Vorgang an eine:n Kollegen:in zu übergeben.

Interne Notizen

Alles, was in einer gelben Box steht, ist eine interne Notiz für Ihr Team oder das System.

Erinnerungen einstellen

1. Fahren Sie mit der Maus über eine Hauptaufgabe und klicken Sie auf „Erinnerung".
2. Stellen Sie Datum und Uhrzeit ein, bestätigen Sie mit „OK" und wählen Sie eine:n Empfänger:in (sich selbst oder eine:n Kollegen:in).
3. Zum geplanten Zeitpunkt erhält der oder die Empfänger:in eine Erinnerungs-E-Mail.

• Überfällige Erinnerungen werden rot angezeigt.
• Wird eine Aufgabe als erledigt markiert, bleibt die Erinnerung sichtbar – aber durchgestrichen und in Grau, und es wird keine E-Mail mehr versendet.

Verwalten von Vorlagen

Nutzen Sie die vordefinierten Vorlagen oder passen Sie eigene an.

1. Klicken Sie auf „Vorgang erstellen" und dann auf „Vorgangsvorlagen verwalten" – oder gehen Sie zu ChurchDesk-Einstellungen > Workflows.
2. Fügen Sie Ihren Vorlagen Standard-Aufgabenlisten und Teilaufgaben hinzu, damit kein Schritt vergessen wird.
3. Deaktivieren Sie nicht benötigte Vorlagen, um die Liste übersichtlich zu halten.

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Aktualisiert am: 04/06/2026