Einrichten des Workflows-Posteingangs

Einleitung

Der ChurchDesk-Posteingang ist Teil von Workflows und ermöglicht es, E-Mails direkt in ChurchDesk zu empfangen, zu beantworten und in Vorgänge umzuwandeln.

Dieser Artikel führt Sie durch die vollständige Einrichtung — von der E-Mail-Weiterleitung bis zur Domain-Verifizierung. Je nachdem, wie Sie den Posteingang nutzen möchten, sind unterschiedlich viele Schritte nötig.

Was möchten Sie tun?

Was Sie benötigen

• Zugang zu Ihrem E-Mail-Client (Gmail, Outlook, Apple Mail etc.)
• Ihre von ChurchDesk generierte Weiterleitungsadresse (finden Sie unter ChurchDesk-Einstellungen > Posteingang)
• Nur für Schritte 2–4: Zugang zu Ihrem Domain-Registrar (Hosteurope, IONOS, Strato etc.)

Inhalt

• Schritt 1 – E-Mail-Weiterleitung konfigurieren
• Schritt 2 – Ihre Domain in ChurchDesk hinzufuegen
• Schritt 3 – DNS-Einträge ueberpruefen
• Schritt 4 – DMARC einrichten
• Fehlerbehebung

Rechte & Rollen

• Org. Admin / Admin: Voller Zugriff auf die Posteingang-Einstellungen. Können die E-Mail-Weiterleitung und Domain-Verifizierung einrichten.
• Alle anderen Rollen: Können den Posteingang nutzen, sobald er eingerichtet ist — aber nicht konfigurieren.

Schritt 1 – E-Mail-Weiterleitung konfigurieren

Um E-Mails in ChurchDesk zu empfangen, richten Sie eine automatische Weiterleitung von Ihrem bestehenden E-Mail-Konto an Ihre ChurchDesk-Weiterleitungsadresse ein.

ACHTUNG!
Verwenden Sie eine gemeinsam genutzte E-Mail-Adresse (z. B. buero@ihrekirche.de), keine persönliche Arbeits-E-Mail. Mehrere Teammitglieder werden Zugriff auf den Posteingang haben.

Wählen Sie unten die Anleitung für Ihren E-Mail-Client:

Gmail

INFORMATION
Die automatische Weiterleitung kann nur auf dem Desktop eingerichtet werden, nicht auf Mobilgeräten.

1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol (Zahnrad) oben rechts.
2. Klicken Sie auf „Alle Einstellungen anzeigen".
3. Navigieren Sie zur Registerkarte „Weiterleitung und POP/IMAP".
4. Klicken Sie auf „Weiterleitungsadresse hinzufügen".
5. Geben Sie Ihre ChurchDesk-Weiterleitungsadresse ein und klicken Sie auf „Weiter" → „Fortfahren".
6. Gmail sendet eine Bestätigungs-E-Mail an Ihren ChurchDesk-Posteingang. Öffnen Sie diese dort und klicken Sie auf den Bestätigungslink.
7. Kehren Sie zu Gmail-Einstellungen → „Weiterleitung und POP/IMAP" zurück.
8. Wählen Sie „Kopie eingehender E-Mails weiterleiten an" und wählen Sie Ihre ChurchDesk-Weiterleitungsadresse.
9. Wählen Sie „Gmail-Kopie im Posteingang behalten" (empfohlen).
10. Klicken Sie auf „Änderungen speichern".

Outlook (Web / Outlook.com)

1. Gehen Sie zu Outlook.com und melden Sie sich an.
2. Klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol (Zahnrad) oben rechts.
3. Wählen Sie „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen".
4. Gehen Sie zu E-Mail → „Weiterleitung".
5. Aktivieren Sie „Weiterleitung aktivieren".
6. Geben Sie Ihre ChurchDesk-Weiterleitungsadresse ein.
7. Aktivieren Sie „Kopie der weitergeleiteten Nachrichten behalten" (empfohlen).
8. Klicken Sie auf „Speichern".

Apple Mail / iCloud Mail

INFORMATION
Die automatische Weiterleitung für iCloud Mail wird über die Web-Oberfläche auf iCloud.com konfiguriert — nicht in der Apple Mail App.

1. Gehen Sie zu iCloud.com und melden Sie sich mit Ihrer Apple ID an.
2. Klicken Sie auf die Mail-App.
3. Klicken Sie auf das Zahnrad (Einstellungen) unten links.
4. Wählen Sie „Einstellungen".
5. Gehen Sie zur Registerkarte „Allgemein".
6. Geben Sie im Abschnitt „Weiterleitung" Ihre ChurchDesk-Weiterleitungsadresse ein.
7. Klicken Sie auf „Speichern".

Yahoo Mail

INFORMATION
Automatische E-Mail-Weiterleitung erfordert Yahoo Mail Plus (kostenpflichtig). Kostenlose Yahoo Mail-Konten unterstützen keine automatische Weiterleitung.

1. Melden Sie sich bei Yahoo Mail an.
2. Klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol (Zahnrad) oben rechts.
3. Wählen Sie „Weitere Einstellungen".
4. Klicken Sie auf „Postfächer" in der linken Seitenleiste.
5. Wählen Sie Ihr E-Mail-Konto.
6. Geben Sie unter „Automatische Weiterleitung" Ihre ChurchDesk-Weiterleitungsadresse ein.
7. Klicken Sie auf „Überprüfen" und folgen Sie dem Bestätigungsprozess.
8. Klicken Sie auf „Speichern".

Mozilla Thunderbird

INFORMATION
Thunderbird verwendet Nachrichtenfilter, um E-Mails automatisch weiterzuleiten.

1. Öffnen Sie Thunderbird.
2. Klicken Sie auf das Hamburger-Menü (drei horizontale Linien) → „Extras" → „Nachrichtenfilter".
3. Wählen Sie das E-Mail-Konto, von dem Sie weiterleiten möchten.
4. Klicken Sie auf „Neu", um einen neuen Filter zu erstellen.
5. Benennen Sie den Filter (z. B. „Weiterleitung an ChurchDesk").
6. Wählen Sie unter Bedingungen „Alle Nachrichten abgleichen".
7. Wählen Sie bei „Diese Aktionen ausführen" die Option „Nachricht weiterleiten an".
8. Geben Sie Ihre ChurchDesk-Weiterleitungsadresse ein.
9. Klicken Sie auf „OK".

Schritt 2 – Ihre Domain in ChurchDesk hinzufügen

INFORMATION
Dieser Schritt ist nur nötig, wenn Sie E-Mails aus ChurchDesk heraus beantworten möchten — mit Ihrer eigenen Domain (z. B. buero@ihrekirche.de).

Domain hinzufügen

1. Gehen Sie zu ChurchDesk-Einstellungen > Posteingang > Domain-Verwaltung.
2. Klicken Sie auf „Domain hinzufügen".
3. Geben Sie Ihren Domainnamen ein (z. B. ihrekirche.de) — ohne „www.".
4. Klicken Sie auf „Hinzufügen".

E-Mail-Präfix einrichten

Damit Antworten von der richtigen Adresse versendet werden (z. B. buero@ihrekirche.de statt einer generischen ChurchDesk-Adresse), müssen Sie den Präfix (den Teil vor dem @) hinterlegen.

1. Gehen Sie zu ChurchDesk-Einstellungen > Posteingang > Domain-Verwaltung.
2. Finden Sie Ihre hinzugefügte Domain.
3. Klicken Sie unter „Domain-E-Mail hinzufügen" auf „E-Mail hinzufügen".
4. Geben Sie nur den Präfix ein (z. B. buero für buero@ihrekirche.de). Geben Sie nicht „@ihrekirche.de" ein.
5. Klicken Sie auf „E-Mail hinzufügen".
6. Ein Bestätigungsfenster erscheint: Prüfen Sie, ob die angezeigte Weiterleitungsadresse stimmt (z. B. buero@ihrekirche.de).
7. Klicken Sie auf „Hinzufügen".

ACHTUNG!
Der Präfix muss exakt mit der E-Mail-Adresse übereinstimmen, von der Sie weiterleiten. Verwenden Sie Kleinbuchstaben.

Schritt 3 – DNS-Einträge überprüfen

Um das Domain-Eigentum zu verifizieren und den E-Mail-Versand zu aktivieren, müssen Sie drei DNS-Einträge bei Ihrem Domain-Registrar hinzufügen.

Was sind diese DNS-Einträge?

INFORMATION
DNS-Änderungen können bis zu 24–48 Stunden dauern, bis sie aktiv sind — oft geht es aber innerhalb von 1–2 Stunden. Nutzen Sie die Schaltfläche „Validieren" in ChurchDesk, um den Status zu prüfen.

So gehen Sie vor (alle Anbieter)

Der Ablauf ist bei jedem Domain-Registrar gleich — nur die Oberfläche sieht anders aus. Die konkreten Werte (Host, Verifizierungscode, SPF-Wert, DKIM-Schlüssel) finden Sie in Ihren ChurchDesk-Einstellungen > Posteingang > Domain-Verwaltung.

Eintrag 1: Domain-Verifizierung

1. Melden Sie sich bei Ihrem Domain-Registrar an.
2. Navigieren Sie zu den DNS-Einstellungen Ihrer Domain.
3. Erstellen Sie einen neuen TXT-Eintrag mit:

• Name/Host: Den Host-Wert aus ChurchDesk
• Wert: Den Verifizierungscode aus ChurchDesk
• TTL: 3600 (oder Standard/Auto)

4. Speichern Sie den Eintrag.

Eintrag 2: SPF

1. Erstellen Sie einen weiteren TXT-Eintrag mit:

• Name/Host: @ (für die Root-Domain)
• Wert: Den SPF-Wert aus ChurchDesk
• TTL: 3600 (oder Standard/Auto)

2. Speichern Sie den Eintrag.

Eintrag 3: DKIM

1. Erstellen Sie einen weiteren TXT-Eintrag mit:

• Name/Host: Den DKIM-Hostnamen aus ChurchDesk (z. B. mailjet._domainkey)
• Wert: Den vollständigen DKIM-Schlüssel aus ChurchDesk
• TTL: 3600 (oder Standard/Auto)

2. Speichern Sie den Eintrag.

Nach dem Speichern aller drei Einträge: Warten Sie einige Minuten bis Stunden und klicken Sie dann in ChurchDesk auf „Validieren".

Wo finde ich die DNS-Einstellungen bei meinem Anbieter?

TIPP
Bei Cloudflare werden Änderungen fast sofort wirksam. Bei allen anderen Anbietern dauert es typischerweise 1–24 Stunden. Setzen Sie den Proxy-Status bei Cloudflare für TXT-Einträge immer auf „Nur DNS" (graue Wolke).

Zu Ihrem Domain-Anbieter springen:

Cloudflare - DanDomain - GoDaddy - Hosteurope.de - IONOS - Namecheap - One.com - Scannet - Strato.de

Schritt 4 – DMARC einrichten

DMARC ist ein zusätzliches Sicherheitsprotokoll, das auf SPF und DKIM aufbaut. Es schützt Ihre Domain vor E-Mail-Spoofing und verbessert die Zustellbarkeit.

So fügen Sie den DMARC-Eintrag hinzu:

1. Erstellen Sie bei Ihrem Domain-Registrar einen neuen TXT-Eintrag mit:

• Name/Host: _dmarc
• Wert: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@ihrekirche.de

2. Ersetzen Sie dmarc@ihrekirche.de durch eine E-Mail-Adresse, an die Sie DMARC-Berichte erhalten möchten.
3. Speichern Sie den Eintrag.

INFORMATION
Die Richtlinie p=none bedeutet: Nur überwachen, keine E-Mails blockieren. Das ist die empfohlene Einstellung zum Start.

Fehlerbehebung

DNS-Einträge werden nicht validiert

Falls Ihre DNS-Einträge nach 48 Stunden noch als „Ausstehend" angezeigt werden:

• Prüfen Sie, ob Sie die exakten Werte aus ChurchDesk kopiert haben (einschließlich Anführungszeichen, falls vorhanden).
• Stellen Sie sicher, dass der Hostname korrekt ist (@ für Root-Domain oder die spezifische Subdomain).
• Nutzen Sie ein DNS-Prüftool wie whatsmydns.net, um zu prüfen, ob die Einträge veröffentlicht sind.
• Kontaktieren Sie den Support Ihres Domain-Registrars.

E-Mail-Weiterleitung funktioniert nicht

• Prüfen Sie, ob die Weiterleitungsadresse in Ihrem E-Mail-Client exakt mit Ihrer ChurchDesk-Weiterleitungsadresse übereinstimmt.
• Haben Sie den Verifizierungsschritt abgeschlossen? (Gmail und einige andere Anbieter erfordern eine Bestätigung.)
• Senden Sie eine Test-E-Mail und prüfen Sie beide Posteingänge.
• Schauen Sie im Spam-/Junk-Ordner nach Verifizierungs-E-Mails.

DNS-Einstellungen nicht auffindbar

• Suchen Sie nach Begriffen wie „DNS-Verwaltung", „DNS-Einstellungen", „Erweiterte DNS" oder „Zonen-Editor".
• Kontaktieren Sie den Support Ihres Anbieters — teilen Sie diesen Artikel als Referenz.
• Einige Anbieter erfordern ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Tarif für DNS-Zugriff.

Brauchen Sie mehr Hilfe?

Kontaktieren Sie den ChurchDesk-Support und teilen Sie folgende Informationen mit:

• Ihren Domain-Namen
• Den Namen Ihres Domain-Registrars
• Screenshots Ihrer DNS-Einstellungen
• Eine Beschreibung des Problems

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Aktualisiert am: 22/04/2026