Artikler om: Innkommende

Smarte svar i Workflows-innboksen

Med e-postmaler kan du svare på en sak under "Innkommende" > "Saker" uten å måtte skrive det samme svaret om og om igjen. Du velger en ferdig mal, ChurchDesk fyller inn kontaktpersonens opplysninger, og så sender du. Maler kan deles på tvers av organisasjonen din, slik at alle svarer på henvendelser i samme tone og med de samme opplysningene.


Hva du kan gjøre med e-postmaler


  • Sett inn et forberedt svar i en hvilken som helst sak med ett klikk.
  • Tilpass svaret automatisk med kontaktpersonens fornavn og etternavn.
  • Send et svar med en gang når du endrer status på en sak.
  • Organiser maler etter sakskategori, og filtrer dem når du søker.
  • Del maler bare med ditt eget sokn eller med alle sokn som er tilknyttet via "Hub".



Tilgjengelighet


E-postmaler er en del av Workflows-modulen og er tilgjengelige for alle kunder som har modulen inkludert i abonnementet sitt.



Innhold




Rettigheter og roller


  • Alle med tilgang til Workflows: Kan åpne en sak, velge en mal og sende svaret.
  • Brukere med redigeringsrettigheter til en mal: Kan endre selve malen. Endringen gjelder for alle som bruker den.
  • Brukere uten redigeringsrettigheter: Kan fortsatt bruke malen og lagre sin egen versjon av den ved å lage en kopi. Kopien tilhører bare deres organisasjon.
  • Administratorer: Kan se og administrere alle e-postmaler under "Innstillinger" > Workflows > «E-postmaler».
  • Flere sokn: Maler som publiseres under «Din organisasjon og tilknyttede menigheter», er synlige for ansatte i alle sokn som er tilknyttet via "Hub".



Send et svar fra en mal


  1. Åpne saken du vil svare på, under "Innkommende" > "Saker".
  2. Velg fanen «E-post» i meldingsfeltet nederst i saken.
  3. Klikk på «Velg mal».
  4. Velg en mal fra listen til venstre. Hele e-posten vises i forhåndsvisningen til høyre.
  5. Klikk på «Velg» for å sette den inn i e-posten din.
  6. Sjekk teksten, og klikk deretter på «Send».



Finn riktig mal


  • Bruk søkefeltet til å søke etter en mal ved navn.
  • Bruk filteret «Eierskap» til å vise bare dine egne maler eller bare maler som er delt med deg.
  • Bruk filteret «Kategori» til å vise bare maler for en bestemt type sak, for eksempel vielse eller begravelse.



TIPS: Trykk på Cmd + K for å åpne mallisten uten å ta hendene fra tastaturet. Bruk piltastene til å bla gjennom malene og Enter for å velge en.


Hvis saken har mer enn én kontaktperson


Hvis flere personer er knyttet til saken, spør ChurchDesk hvem svaret skal gå til. Vinduet «Velg kontakter» åpnes, du velger en person og klikker på «Velg». Malen bruker deretter opplysningene til denne personen.


MERK: Et svar kan bare adresseres til én kontakt om gangen. For å skrive til en annen person må du sende et eget svar.


Hvis du allerede har begynt å skrive


Hvis meldingsfeltet allerede inneholder tekst, spør ChurchDesk «Erstatte meldingen?» før malen settes inn. Velg «Erstatt» for å bruke malen, eller «Avbryt» for å beholde det du har skrevet.



Tilpass et svar med variabler


Variabler er plassholdere som ChurchDesk erstatter med kontaktpersonens faktiske opplysninger når du setter inn malen. For øyeblikket er det to variabler tilgjengelig:


  • Fornavn
  • Etternavn


Når du velger en mal for en sak, erstattes hver variabel med opplysningene om kontaktpersonen du svarer. En mal som starter med «Kjære Fornavn», vises som «Kjære Riccardo».



Når en plassholder forblir tom


Hvis saken ikke har noen kontaktperson, eller hvis det ikke er lagret fornavn eller etternavn for kontaktpersonen, kan plassholderen ikke fylles ut. ChurchDesk viser et oransje varselikon ved siden av meldingen.


Hvis du likevel klikker på «Send», vises en advarsel som forteller deg hvor mange plassholdere som fortsatt er tomme, og at mottakeren vil se tomme felt. Du kan da:


  • klikke på «Gå tilbake» for selv å fjerne eller erstatte plassholderne, eller
  • klikke på «Send likevel» for å sende e-posten som den er.



Send et svar når en saksstatus endres


Når du lukker en sak, er det ofte et godt tidspunkt å informere kontakten. ChurchDesk tilbyr da automatisk å sende et svar.


  1. Åpne saken og endre statusen, for eksempel fra «Aktiv» til «Avsluttet».
  2. Mallisten åpnes med en merknad øverst som bekrefter den nye statusen og spør om du vil sende en melding til kontaktene i saken.
  3. Velg en mal og send den som vanlig.
  4. Hvis du ikke vil sende noe, lukker du merknaden. Statusendringen lagres uansett.


TIPS: Gi avslutningsmalene dine et tydelig navn, f.eks. «Sak avsluttet», så er de lette å finne når du trenger dem.



Opprett en ny e-postmal


Du kan opprette en mal mens du svarer på en sak, eller i innstillingene.


  1. Klikk på «Velg mal» i en sak, og klikk deretter på «Opprett mal».
  2. Skriv inn et «Navn». Dette vises bare i mallisten i ChurchDesk, ikke for mottakeren.
  3. Skriv inn en «Emnelinje». Dette er emnet på e-posten som kontakten mottar.
  4. Skriv e-posten i feltet «Melding». Redigeringsverktøyet er det samme som du bruker til vanlige e-poster.
  5. Legg til variabler der du vil at personlige opplysninger skal vises. Skriv en åpen hakeparentes [ og velg Fornavn eller Etternavn fra listen.
  6. Velg én eller flere «Kategorier» for å angi hvilken type sak malen hører til.
  7. Velg under «Publiser» hvem som kan se malen.
  8. Klikk på «Lagre som ny mal». Malen er tilgjengelig med en gang.


Kategorier


Kategorier beskriver hvilken type sak en mal er ment for, for eksempel dåp, velsignelse, begravelse, konfirmasjon, gravferdsseremoni, vielse eller annet. De brukes til å filtrere mallisten, og en passende mal foreslås når du lukker en sak av denne typen. En mal trenger ikke å ha en kategori.


Publiser


  • «Kun i din organisasjon» — synlig for de ansatte i menigheten din. Dette er standardinnstillingen.
  • «Din organisasjon og tilknyttede menigheter» — også synlig for ansatte i menigheter som er tilknyttet via "Hub".



Rediger eller kopier en eksisterende mal


To knapper nederst i mallisten lar deg endre en mal. Hvilken du skal bruke, avhenger av om endringen skal gjelde for alle.


Rediger mal


Bruk «Rediger mal» når endringen skal gjelde for alle. Velg malen, klikk på «Rediger mal», gjør endringene og lagre. Neste gang en kollega bruker malen, ser vedkommende den oppdaterte versjonen.


Tilpass


Bruk «Tilpass» når du bare vil ha din egen versjon, eller når du ikke har tillatelse til å redigere en mal som bispedømmet eller "Hub" har delt med deg.


  1. Velg malen, og klikk på «Tilpass».
  2. En ny mal åpnes med alle verdiene allerede utfylt og «(Kopi)» lagt til i navnet.
  3. Rediger det du trenger, og gi malen et tydeligere navn.
  4. Klikk på «Lagre som ny mal».


Den opprinnelige malen forblir nøyaktig som den var. Kopien din tilhører bare organisasjonen din.


INFORMASJON: «Tilpass» oppretter alltid en ny mal. Den endrer aldri malen du kopierte fra.



Administrer alle maler i innstillingene


Administratorer kan se alle e-postmaler samlet på ett sted.


  1. Gå til "Innstillinger" nederst i sidemenyen > Workflows.
  2. Velg fanen «E-postmaler».


Listen viser navnet på hver mal, kategoriene og eierskapet, slik at du raskt ser hvilke maler som tilhører ditt eget sokn, og hvilke som er delt med deg. Her kan du filtrere listen, søke i den og opprette nye maler med «Opprett mal».



Stikkord: e-postmaler, maler, Workflows, arbeidsflyt, innboks, saker, standardsvar, forhåndsdefinerte svar, smarte svar, velg mal, opprett mal, tilpass mal, kopier mal, variabler, plassholdere, fornavn, etternavn, personalisering, sakskategorier, saksstatus, avsluttet, publiser mal, tilknyttede sokn, portal, flere sokn, svar på henvendelse

Oppdatert på: 09/11/2026

Var denne artikkelen nyttig?

Del tilbakemeldingen din

Avbryt

Tusen takk!