Artikler om: Innkommende

Administrer forespørselssider (1/3)

Med en forespørselsside i ChurchDesks Forespørsler kan folk i menigheten enkelt sende en nettbasert forespørsel om en tid eller ressurs – for eksempel til en samtale om vielse, en begravelse eller booking av et lokale.
Det sparer dere for mange e-poster og telefonsamtaler fram og tilbake. I stedet kan man raskt få oversikt over hvilke tider som er ledige.


I denne veiledningen viser vi deg trinn for trinn hvordan du oppretter en ny forespørselsside (i ChurchDesk kalt bookingside), hva du må være oppmerksom på, og hvilke muligheter du har.


Emneoversikt:



Produktet er en del av Medium- og Large-abonnementene.


Hvor finner jeg forespørselsverktøyet?

Du kan åpne Forespørsler på to måter:

  • Gå til "Innkommende" > "Forespørsler" i sidemenyen. Her ser du innkomne forespørsler fordelt på fanene "ny", "Under behandling" og "Fullført", og du kan filtrere på bookingside, bookingalternativ og bruker.
  • Bookingsidene dine administrerer du via knappen "Administrer bookingsider" øverst til høyre, eller via "Innstillinger" nederst i sidemenyen > "Innhold" > "Forespørselssider".


INFORMASJON: Du må ha rettigheten “Reservere og bemanne” i kalenderen for å kunne opprette forespørselssider.


Forespørsler: 1 Innkommende > Forespørsler, 2 fanene for status, 3 Administrer bookingsider


Slik foregår det

En fullstendig booking via ChurchDesk skjer i flere trinn:

  1. Opprett forespørselsside
  2. Angi ledige tider i kalenderen (bare nødvendig ved mulighet 3)
  3. Del lenken – f.eks. på nettsiden deres
  4. Motta forespørsler
  5. Godta eller avvis forespørsler (forklares i en egen artikkel – se nederst)


Opprett en forespørselsside

  1. Klikk på “Administrer bookingsider” øverst til høyre under "Innkommende" > "Forespørsler". Du kommer da til siden "Bookingsider".
  2. Klikk på “Ny bookingside”.
  3. Under "Hva vil du gjøre tilgjengelig for forespørsler?" velger du én av de tre mulighetene nedenfor og klikker på "Fortsett":
    • "Bruker(e) som vil være tilgjengelige i en fast ukeplan" (mulighet 1)
    • "Ressurs(er) som vil være tilgjengelige i en fast ukeplan" (mulighet 2)
    • "Bruker(e) som vil være tilgjengelige i uregelmessige tidsrom" (mulighet 3)


Ny bookingside: de tre mulighetene og knappen Fortsett


Mulighet 1: Brukere med fast ukentlig tidsplan

Denne løsningen passer godt for faste samtaletider – f.eks. ukentlige prestesamtaler eller sjelesorg.
Siden tidene styres via en fast ukeplan, trenger du ikke legge inn ledige tider manuelt. Du må likevel huske å registrere fravær i kalenderen, slik at ingen kan booke deg på dager der du ikke er tilgjengelig.

Du må velge/angi:

  • Brukere: Velg hvem som skal motta og behandle forespørslene. Alle får et varsel, men bare én trenger å svare.
  • Internt navn: Brukes bare i administrasjonen – f.eks. “Vielsessamtale – Prest Madsen”
  • Tittel: Vises i kalenderen, f.eks. “Vielsessamtale” eller “Booking av lokale”
  • Beskrivelse: Vises for den som sender forespørselen
  • URL: Kan tilpasses eller lages automatisk ut fra tittelen
  • Skjema: Du kan bruke et eksisterende eller lage et nytt (les mer i artikkel 2/3)
  • Oppfølgingsskjema: Sendes automatisk når forespørselen er godtatt – f.eks. for å få ekstra informasjon
  • Arrangementsinnstillinger: Velg sokn, kategori og synlighet
  • E-posttekster: Kan tilpasses både for godkjenning og avvisning. Disse kan også redigeres senere, men det er enklest å gjøre det her fra starten

Klikk på “Neste” for å gå videre til trinn 2.


Trinn 2 – Kalenderinnstillinger:

  • Varighet: Angi varighet i timer og minutter (med tastatur eller mus)
  • Primær ressurs (sted) og flere ressurser: Disse må være opprettet i ChurchDesk på forhånd
  • Klargjørings-/oppryddingstid: Hvor mye ekstra tid skal settes av før og etter?
  • Ukentlig plan for tilgjengelighet: Klikk på pilen ved ukedagene eller i den grå linjen for å åpne/endre tider
  • Minimum varslingsperiode: Her velger du hvor raskt man skal kunne booke en tid. F.eks.: Hvis du velger 2 dager, kan man bare booke tider fra om to dager og framover.

Flere muligheter:

  • Avansert konfigurasjon: Bestem hvor ofte en ny tid kan starte (f.eks. hvert 30. minutt)
  • Begrens antall forespørsler per dag eller uke
  • Vis navn på tilgjengelige brukere: Gjør det mulig å se hvem som er ledig
  • Grupperte brukere: Når tilgjengelighet grupperes i kalenderen, vises brukerne også samlet i skjemaet

Klikk på “Lagre” for å opprette siden.
Deretter får du:

  • En lenke du kan dele
  • En HTML-kode du kan sette inn på nettsiden deres
  • En forhåndsvisning som viser hvordan siden ser ut for dem som skal booke


Mulighet 2: Ressurs (lokaler o.l.) med fast ukeplan

Passer godt for lokaler eller utstyr som er tilgjengelig etter en fast plan. Dette valget er begrenset til kun ressurser.
Ekstra innstilling:

  • Hvem skal håndtere forespørslene? Her velger du personer eller grupper som skal administrere siden.

Ellers er oppsettet det samme som ved mulighet 1 – bortsett fra at brukernavn ikke vises.


Mulighet 3: Kun nødvendig for brukere med ujevn tilgjengelighet

Bruk denne ved mer sammensatte behov – f.eks. flere prester med ansvar for ulike steder. Brukerne angir selv i sin kalender når de er tilgjengelige.
Spesielt for denne muligheten:

  • Brukeren velger selv mellom flere alternativer (f.eks. ulike lokasjoner eller kirker)
  • Hvert alternativ kan ha egne tider, ressurser og personer knyttet til seg
  • Brukeren kan velge ønsket tidspunkt og – hvis aktivert – en bestemt person
  • Bare én person trenger å godta – også hvis flere mottar forespørselen


Legg inn tilgjengelighet (kun for mulighet 3)

Du må fortløpende oppdatere tilgjengeligheten din, slik at de riktige tidene vises. Du ser bare dette valget i kalenderen (se skjermbilde) hvis du er lagt til i bookingsystemet.


Slik gjør du:

  1. Gå til "Planlegging" > "Kalender"
  2. Klikk på en dag i ønsket visning
  3. Velg "Tilgjengelighet" i popup-vinduet
  4. Velg den aktuelle bookingsiden
  5. Velg eventuelt standardalternativ og bruker

Som standard legges tilgjengelighet inn som heldags.
Du kan klikke på den, trykke på blyanten og endre tidspunktet. Du kan også kopiere tilgjengelighet.


Ofte stilte spørsmål

Hva skjer hvis to personer booker samme tid?
Dobbeltbooking er ikke mulig. Den første som trykker “send”, får tiden. Den andre får en feilmelding og må velge en annen tid.
Hva skjer hvis jeg sletter en forespørselsside?

  • Kalendertider blir liggende
  • Åpne og avsluttede forespørsler forsvinner
  • Siden kan ikke gjenopprettes – slett bare hvis du er helt sikker


Flere artikler i serien:


Søkeord: forespørsler, forespørselsside, bookingside, bookingsider, administrer bookingsider, ny bookingside, booking, kalender, bestill en tid, ressurser, book et lokale, vielsessamtale, begravelse, sjelesorg, kalenderdeling, skjemaer, godkjenn forespørsel, ChurchDesk booking, tidsvindu, varsel, brukerrettigheter, automatisk svar, kalenderintegrasjon, bookingskjema, opprett forespørsel

Oppdatert på: 09/11/2026

Var denne artikkelen nyttig?

Del tilbakemeldingen din

Avbryt

Tusen takk!