Intern ressursbooking

Når bør du bruke intern ressursbooking?

Å administrere kirkens mest verdifulle ressurser – som for eksempel kirkerommet eller svært spesialisert utstyr – kan være en utfordring.
Verktøyet for intern ressursbooking er laget for å hjelpe med prosessen når det opprettes arrangementer med ressurser som krever ekstra godkjenning. Det er fortsatt viktig at dere kommuniserer internt i teamet for å sende passende forespørsler og unngå misforståelser.
Husk at dette verktøyet legger til ekstra byråkratiske trinn i planleggingen og bookingen av arrangementer.
I de fleste tilfeller kan dette unngås gjennom god kommunikasjon mellom alle brukere som har rettigheten "Reserver og planlegg".
I installasjoner med flere sokn kan organisasjonsadministratoren bestemme hvilke sokn en bruker hører til, og dermed bare gi rettigheten "Reserver og planlegg" i de relevante soknene.

Slik setter du opp en ressurs for godkjenning

Før noen kan be om en ressurs, må den settes opp. Som organisasjonsadministrator kan du velge hvilke ressurser som krever godkjenning, og hvem som er ansvarlig for å godkjenne forespørslene. Vi anbefaler at du ikke setter opp alle ressurser for godkjenning, fordi det kan gjøre arbeidsflyten tung og gi lengre behandlingstid.

Slik gjør du:

1. Klikk på "Innstillinger" nederst i sidemenyen.
2. I menyen til venstre velger du "Generelt" > "Menigheter og ressurser".
3. Finn ressursen du vil styre (for eksempel "Kirkerom"), og klikk på Handlinger.
4. Klikk på Rediger.
5. Under "Ressursreservasjon må godkjennes av" klikker du på Velg godkjennere.
6. Velg én eller flere brukere som skal godkjenne reservasjoner for denne ressursen. Alle brukere på listen må ha rettigheten "Reserver og planlegg".
7. Klikk på Lagre.

Når dette er lagret, sendes det automatisk en forespørsel til de valgte godkjennerne når en medarbeider prøver å booke ressursen.

Hvor kommer forespørslene fra?

• Brukeren oppretter et arrangement i kalenderen som vanlig, med de ønskede ressursene.
• Når brukeren klikker Lagre, får hen beskjed om hvilke ressurser som krever godkjenning.
• Andre ressurser uten krav om godkjenning – samt brukere og vaktplaner – blir booket som vanlig.
• Brukeren får en e-post når godkjenneren har behandlet forespørselen, med beskjed om ressursen er godkjent eller avvist.
• Hvis flere ressurser krever godkjenning, får brukeren flere e-poster.
• Les mer nedenfor om hva som skjer hvis en ressurs blir avvist.

Hvordan blir ressurser godkjent eller avvist?

Når arrangementet lagres, sendes det automatisk en e-post til brukerne som kan godkjenne ressursen.
Godkjennerne finner forespørslene under "Innkommende" > "Forespørsler".
Her vises både interne forespørsler og eksterne forespørsler fra forespørselssidene. Under Bookingside kan du se om det er en intern eller ekstern forespørsel.
Du kan filtrere etter "Interne forespørsler" under filteret Forespørsler.
Med et klikk på Gjennomgå kan godkjenneren se en oversikt og velge å godta eller avvise ressursen for arrangementet.

Massehandlinger

• Et arrangement med flere ressurser som krever godkjenning, gir en egen forespørsel for hver ressurs, slik at hver av dem kan vurderes for seg.
• Gjentakende arrangementer gir en forespørsel for hver dato, slik at det kan gis ulike svar.
• Flere forespørsler kan behandles samtidig via Massehandlinger.
• Godkjente forespørsler flyttes til fanen Utført.
• Hvis én av forespørslene er i konflikt med et annet arrangement, vises dette i rapporten for Massehandlinger, og det aktuelle arrangementet må behandles for seg.

Bookingkonflikt

Godkjenneren kan åpne arrangementet i kalenderen via lenken i navnet og avgjøre om en bookingkonflikt skal tillates – hvis hen har rettigheten til å gjennomføre en dobbeltreservasjon.

Hva om beslutningen må endres senere?

Interne ressursforespørsler flyttes til fanen Utført når de er godkjent eller avvist.
Hvis beslutningen må endres, finner du arrangementet ved å klikke på Vis i fanen og åpne det via Gå til arrangement. Her kan ressursen legges til eller fjernes, og arrangementet lagres på nytt.
Dette sender ikke en ny e-post til den som sendte forespørselen. Godkjenneren må derfor selv gi beskjed.
En bruker som kan godkjenne forespørsler for en ressurs, kan alltid selv lagre et arrangement med den ressursen – uten ekstra trinn.

Hva skjer med avviste arrangementer?

Brukeren som opprettet arrangementet, får en e-post om avvisningen og må nå selv vurdere om hele arrangementet skal slettes, eller om det skal finnes en annen ressurs.
Verktøyet er laget for å gjøre det enklere å håndtere arrangementer med ressurser som krever ekstra godkjenning – men god kommunikasjon i teamet er fortsatt viktig.

Hvor ser du ventende arrangementer?

Gå til "Planlegging" > "Kalender" > "Dagsvisning" og slå på valget Brukere og lokaler side om side.
Bruk filteret Brukere, lokaler og grupper i menyen til venstre, og legg til ressursene du vil følge med på.
Ventende arrangementer vises i hvitt med en farget strek på venstre side.

Oppdatert på: 09/11/2026