Artikler om: Planlegging

Fravær og tilgjengelighet

Oversikten over Fravær og tilgjengelighet i ChurchDesk-kalenderen gir deg en tydelig oversikt over hvem som er fraværende, og hvem som er tilgjengelig, uten at arrangementene forstyrrer. I motsetning til kalenderen, der fravær og tilgjengelighet er blandet sammen med arrangementer, ser du i denne visningen hver bruker på sin egen rad, med informasjon om fravær og tilgjengelighet på tvers av ukene.


Fordeler med oversikten over fravær og tilgjengelighet


  • Se med ett blikk hvem som er fraværende, når og, avhengig av rettighetene dine, hvorfor.
  • Finn ut hvem som er ledige for forespørsler i en gitt periode.
  • Planlegg vikarer og avløsere i god tid.
  • Filtrer etter sokn, gruppe eller fraværstype for å fokusere på de personene du planlegger for.


3 måter å opprette et fravær eller en tilgjengelighet på


  1. Opprett-knappen: Bruk «Opprett» øverst i høyre hjørne og fyll ut hele skjemaet.
  2. Dra og opprett: Klikk og dra over datoer i en brukers rad på tidslinjen for å åpne et hurtigskjema.
  3. Kalender: Fravær og tilgjengelighet kan fortsatt opprettes i kalenderen som før.



Tilgjengelighet


Fraværsfunksjonen med synlighet følger de eksisterende fraværsrettighetene, slik at brukere som bare kan se tilgjengelighet, får vist personenes rader uten fraværspostene.



Innhold




Rettigheter og roller


Oversikten følger de samme tillatelsene for fravær som kalenderen. Hva du kan se, avhenger av tillatelsene i rollen din:


  • «Vis alle fravær i mine grupper»: Du kan se hvem som er fraværende i gruppene du er medlem av, inkludert vikarer.
  • «Se alt fravær på tvers av organisasjonen»: Du kan se hvem som er fraværende på tvers av hele organisasjonen og alle grupper.
  • «Se fravær og fraværstyper i mine grupper»: Du kan også se fraværstypen (f.eks. ferie eller sykdom). Uten denne rettigheten kan du bare se at en person er fraværende, ikke hvorfor.
  • «Se og administrer fravær i mine grupper»: Du kan opprette, redigere og slette fravær for medlemmer av dine egne grupper.
  • «Se og administrer fravær på tvers av organisasjonen»: Du kan opprette, redigere og slette fravær for alle brukere i organisasjonen.
  • Alle: Du kan alltid opprette og administrere ditt eget fravær.


INFORMASJON: Tillatelser for fravær stilles inn per rolle under "Innstillinger" > "Brukere".



Åpne fraværsoversikten


  1. Gå til "Planlegging" i sidemenyen.
  2. Klikk på "Fravær".


Oversikten åpnes med en tidslinje som dekker to måneder. Brukerne vises til venstre, og hver brukers fravær og tilgjengelighet vises i den aktuelle raden.


  • Fravær vises som fargede felt med fraværstypen, for eksempel «Ferie», «Sykefravær» eller «Foreldrepermisjon». Hvis det er angitt en vikar, vises vikaren i feltet.
  • Helligdager og søndager er markert med rødt.
  • Skoleferier er markert med blå bakgrunn.
  • Tilgjengelighet vises som tynne blå søyler.
  • I dag er markert med en loddrett linje.




Naviger på tidslinjen


Gå fram og tilbake i tid


  • Bruk pilene ved siden av «I dag» for å gå fram eller tilbake.
  • Klikk på «I dag» for å hoppe tilbake til dagens dato. Tidslinjen viser da i dag og de to neste månedene.
  • Bruk den vannrette rullefeltet nederst på tidslinjen for å rulle sidelengs. Det er alltid synlig, slik at du ser at det finnes mer innhold til høyre.


Velg en bestemt tidsperiode


Klikk på datofeltet øverst for å velge en start- og sluttdato i kalenderen, eller velg en forhåndsinnstilling:


  • «Siste kvartal»
  • «Siste måned»
  • «Denne måneden»
  • «Neste måned»
  • «Neste kvartal»


Sorter brukere


Bruk nedtrekksmenyen over brukerlisten for å sortere brukere etter «Etternavn» eller «Fornavn».


Se detaljer om en post


  • Hold musepekeren over et fravær for å se brukeren, fraværstypen, datoene, antall dager og vikar.
  • Hold musepekeren over en tilgjengelighet for å se gruppen og forespørselsmulighetene. Hvis en bruker har flere tilgjengeligheter i samme periode, viser verktøytipset alle sammen.
  • Klikk på en post for å åpne den og redigere eller slette den.



Filtrer og søk


Bruk filterlinjen over tidslinjen for å snevre inn oversikten:


  • Søk etter brukere: Skriv inn et navn for raskt å finne en bestemt bruker.
  • «Alle sokn»: Vis bare brukere fra utvalgte sokn (flere sokn).
  • «Alle grupper»: Vis bare medlemmer av de valgte gruppene.
  • «Alle typer»: Vis bare de valgte fraværstypene.
  • «Kun fraværende brukere»: Vis bare brukere som har et fravær innenfor tidsperioden du ser på.
  • «Tilgjengelighet»: Vis eller skjul tilgjengelighet. Dette er avkrysset som standard, slik at du ser både fravær og tilgjengelighet.


For å tilbakestille alt klikker du på «Fjern alle filtre».




EKSEMPEL: For å se hvem i ungdomsgruppen din som har ferie neste måned, velger du gruppen under «Alle grupper», velger «Ferie» under «Alle typer», velger «Neste måned» i datofeltet og krysser av for «Kun fraværende brukere».



Opprett fravær


Bruk Opprett-knappen


  1. Klikk på «Opprett» øverst i høyre hjørne og velg «Fravær».
  2. Fyll ut skjemaet:
    • Bruker: Hvem som er fraværende.
    • Dato: Start- og sluttdato og klokkeslett. Kryss av for «Hele dagen» om nødvendig, og still inn en gjentakelse hvis fraværet gjentar seg.
    • Type: Fraværstypen, for eksempel «Ferie».
    • Fraværsdager: Bekreft antall arbeidsdager personen er fraværende.
    • Gruppe: Gruppen fraværet tilhører.
    • Vikar: Hvem som dekker opp under fraværet (valgfritt).
    • Kommentarer: Eventuell tilleggsinformasjon (valgfritt).
  4. Klikk på «Lagre».


Dette er det samme skjemaet som du kjenner fra når du oppretter fravær i kalenderen.





Dra og opprett på tidslinjen


  1. Klikk og dra over datoene for fraværet i brukerens rad.
  2. Sørg for at fanen «Fravær» er valgt i hurtigskjemaet.
  3. Velg Bruker, og velg en Kategori og en Gruppe.
  4. Klikk på «Opprett fravær», eller klikk på «Flere innstillinger» for å åpne hele skjemaet.


Dobbeltbookinger


Hvis brukeren allerede er booket i fraværsperioden, viser et vindu med «Dobbeltbookinger» hvilke arrangementer som overlapper.


  • Klikk på «Tillat dobbeltbookinger» for å lagre fraværet likevel.
  • Klikk på «Lukk» for å gå tilbake og endre fraværet.



Opprett tilgjengelighet


Tilgjengeligheter viser når brukere kan bookes via en bookingside.


Bruk Opprett-knappen


  1. Klikk på «Opprett» øverst i høyre hjørne, og velg «Tilgjengelighet».
  2. Fyll ut skjemaet, og klikk på «Lagre».


Dra og opprett på tidslinjen


  1. Klikk og dra over datoene for tilgjengeligheten i brukerens rad.
  2. Velg fanen «Tilgjengelighet» i hurtigskjemaet.
  3. Velg Bookingsiden, Innstillingene og Brukeren.
  4. Klikk på «Opprett tilgjengelighet», eller klikk på «Flere innstillinger» for å åpne hele skjemaet.


TIPS: Er du bare interessert i fravær? Fjern avkrysningen for «Tilgjengeligheter» i filterlinjen for å skjule tilgjengelighetsfeltene og holde tidslinjen oversiktlig.



Rediger, kopier eller slett poster


  1. Klikk på et fravær eller en tilgjengelighet på tidslinjen.
  2. Klikk på «Rediger» for å åpne hele skjemaet, gjør endringene dine, og klikk på «Lagre».


I skjemaet klikker du på «Mer» nederst for å:


  • «Slette» posten,
  • «Eksportere iCal» for å legge den til i din egen kalender,
  • se «Versjonshistorikk»,
  • «Opprette en kopi» av posten.


Du kan også slette en post direkte ved å klikke på den på tidslinjen.






Nøkkelord: Fravær, Tilgjengelighet, Tilgjengeligheter, Fraværsoversikt, Fraværsplanlegging, Ferie, Sykdom, Sykefravær, Foreldrepermisjon, Fridag, Vikar, Avløser, Hvem er fraværende, Fraværende medarbeidere, Permisjon, Tidslinje, Bookingside, Dobbeltbookinger, Fraværstyper, Fraværstillatelser, Kalender, Flere sokn

Oppdatert på: 09/11/2026

Var denne artikkelen nyttig?

Del tilbakemeldingen din

Avbryt

Tusen takk!