Zeiterfassung in ChurchDesk – einfach und flexibel Arbeitszeiten dokumentieren

Mit der Zeiterfassung können Sie Ihre Arbeitsstunden ganz unkompliziert erfassen – egal, ob direkt nach dem Arbeitstag oder rückwirkend. Sie benötigen keine Stoppuhr und müssen sich auch nicht ein- oder ausloggen. Das Tool ist für die Benutzer gedacht, die ihre Arbeitszeit nachvollziehbar dokumentieren wollen – zum Beispiel Küster:innen, Kirchenmusiker:innen oder Pfarrpersonen.

Die Funktion steht Gemeinden mit entsprechendem Paket zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie hier:

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Mehr zur Zeiterfassung

Achtung! Neuerungen an der Zeiterfassung:

(Stand Juni 2025)

1. Organisationsadministratoren müssen einmalig die Abwesenheitskategorien anpassen und unterscheiden zwischen Abwesenheiten vom Büro-Ort (z.B. Home-Office, Fortbildungen, etc.) und Abwesenheiten von der Arbeit (z.B. Krankheitstage, bezahlter Urlaub, ...) (Video- & Textanleitung)
2. Benutzer oder Administratoren müssen bestehende Abwesenheiten überprüfen, ob sie:

a) die richtige Abwesenheitskategorie in der jeweiligen Kalendereintragung ausgewählt haben,

b) und ob die richtige Anzahl an Abwesenheitstagen eingetragen ist. Es wird ein Vorschlag vom System gemacht, aber je nachdem, ob man z.B. Wochenenden arbeitet oder nur eine Drei-Tage-Woche hat, muss es nachkorrigiert werden. (Video- & Textanleitung)

Zeiterfassung für Benutzer aktivieren

Anleitung für Organisationsadministratoren: Zeiterfassung für Benutzer aktivieren

So funktioniert die Zeiterfassung im Alltag

Wo finde ich es?

• Computer-Browser: Nach der Aktivierung klicken Sie oben rechts neben Ihrem Namen auf das Uhr-Symbol.
• Mobile Handyapp: Die Zeiterfassung finden Sie im Menü.

1. Bestandteil: Standard-Arbeitsstunden

Das System geht zunächst automatisch von den hinterlegten Standard-Arbeitsstunden aus.

Wie hinterlegen Sie Standard-Arbeitsstunden?

• Klicken Sie auf das Uhr-Symbol oben rechts und scrollen Sie ganz nach untern zu "Bearbeiten Sie Ihre allgemeinen Standard-Arbeitsstunden".
• Geben Sie Ihre regelmäßigen Standard-Arbeitszeiten an.
• Die daraus erwartete Arbeitsstunden-Anzahl wird, ab dem Folgetag automatisch im Feld Arbeitsstunden eingetragen.
• Änderungen nötig? Scrollen Sie nach unten zu den Häufige Fragen

2. Bestandteil: Arbeitsstundes des Tages

Die aus den Standard-Arbeitsstunden erwartete Stundenzahl wird automatisch im Feld Arbeitsstunden eingetragen. Das heißt, nur wenn Sie an einem bestimmten Tag mehr oder weniger als Ihre reguläre Arbeitszeit gearbeitet haben, müssen Sie die tatsächlich geleisteten Stunden manuell eintragen.

Beispiel: Nur wenn Sie statt Ihrer regulären 7 Stunden, an einem Tag 9 Stunden gearbeitet haben, tragen Sie die 9 Stunden ein. Bei keiner Abweichung müssen Sie auch nichts eintragen.

Kommentare

Kommentare sind die Möglichkeit, um z.B. Tätigkeiten zu beschreiben, ggf. Anfangs- und Endzeit, Überstundenabbau oder ein Grund für anfallende Überstunden zu notieren.

Sie werden in den Bericht mit aufgenommen.

3. Bestandteil: Abwesenheiten

Sie können im Kalender verschiedene Arten von Abwesenheiten eintragen. Auch sie sind Teil des Berichtes.

• Benutzer können Abwesenheiten selber im Kalender eintragen.
• Und Gruppenleiter können Abwesenheiten für Ihre Gruppenmitglieder eintragen.

Es wird nach unterschiedlichen Arten von Abwesenheiten unterschieden:

1. örtliche Abwesenheiten, wie Home-Office und Fortbildungen, die keinen Einfluss auf die Arbeitszeiterfassung haben
2. Arbeits-Abwesenheiten, wie z.B. Krankheit, Urlaub, die als Abwesenheitstage registriet werden sollen

Wie richten Sie die Abwesenheitskategorien ein?

Dafür muss der Organisationsadministrator unter ChurchDesk Einstellungen > Kategorien > Abwesenheitskategorien, die einzelnen Optionen anpassen.

• einmalig pro Kategorie anpassen: "Abwesenheiten werden in der Zeiterfassung und in Abwesenheitsberichten als Abwesenheitstage gezählt."

Wie wird die Anzahl der Abwesenheitstage ermittelt bei einem längeren Abwesenheitszeitraum?

Benutzer oder Administratoren müssen bei bestehenden Abwesenheiten überprüfen, ob sie:

a) die richtige Abwesenheitskategorie in der jeweiligen Kalendereintragung ausgewählt haben.

b) die richtige Anzahl an Abwesenheitstagen eingetragen ist.

4. Zeiterfassungsbericht ausgeben

Bericht herunterladen

Wenn Sie Ihre dokumentierten Zeiten auswerten möchten, können Sie sich einen Bericht als Excel-Datei zuschicken lassen:

1. Gehen Sie im Kalender zu Berichte > Zeiterfassung.
2. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum und die Person aus.
3. Klicken Sie auf Exportieren – der Bericht wird Ihnen per E-Mail als Excel-Datei zugesendet.

Die Excel-Datei enthält unter anderem:

• Woche, Datum und Wochentag
• gearbeitete Stunden und Standard-Arbeitsstunden
• Kommentare
• Hinweise zu Abwesenheiten
• Hinweise zu Terminzeiten in denen man gebucht ist, sowie deren Kategorie
• Zeitsaldos (Anfangs-, Änderungs-, Endsaldo)

sowie:

• Auswertung der Abwesenheiten
• Auswertung der Ereigniskategorien und Stunden

Häufige Fragen

Wer kann die Zeiterfassung nutzen?

Alle Personen, für die sie durch die Gemeinde aktiviert wurde. Jede Gemeinde entscheidet das selbst. Je nach Vertrag gibt es begrenzte Plätze. Wenden Sie sich bei Fragen diesbezüglich an Ihren ChurchDesk Gemeindeberater.

Kann ich Zeiten nachträglich ändern oder ergänzen?

Ja, Sie können Ihre Einträge jederzeit anpassen – auch rückwirkend. Achten Sie darauf, dass die tatsächlich geleisteten Zeiten korrekt dokumentiert sind.

Wie ändern Sie Standard-Arbeitsstunden für die Zukunft oder rückwirkend?

• Für die Zukunft ändern Sie sie, in dem Sie wieder auf "Bearbeiten Sie Ihre allgemeinen Standard-Arbeitsstunden" klicken und dort auf den neuen Stand speichern. Das neue Ergebnis wird ab dem Folgetag angezeigt.
• Standard-Arbeitsstunden können auch rückwirkend anpasst werden, falls das nötig ist. Dafür auf das jeweilige Datum klicken und dann unten im Feld Standard-Arbeitsstunden für das jeweilige Datum, die Stunden anpassen.

Was passiert mit dem Startsaldo?

Wenn Sie zu Beginn z. B. +2h Überstunden hatten, kann dieser Wert als Startsaldo hinterlegt werden. Er wird im Bericht mit verrechnet, ist aber nicht direkt im Modul sichtbar.

Gibt es Unterschiede zwischen App und Browser?

Nein – die Zeiterfassung funktioniert in beiden Fällen gleich.

Was mache ich, wenn ich Urlaub habe?

Bei bezahltem Urlaub tragen Sie eine Abwesenheit mit der korrekten Art und Anzahl der Abwesenheitstage, wie oben beschrieben, ein und lassen Sie die Standard-Stunden, sowie daraus ermittelten Arbeitsstunden unverändert.

Was trage ich bei unbezahltem Urlaub ein?

In einem unbezahlten Urlaub können Sie die erwarteten Standard-Stunden auf Null setzen. Zusätzlich eine Abwensenheit eintragen, mit einer dafür erstellten Abwesenheitskategorie. Anschließen passen Sie erneut die Standard-Stunden wieder auf die vereinbarten Zeiten an.

Wie werden die Abwesenheitstage automatisch berechnet?

Der Automatismus rechnet die Abwesenheiten wie folgt:

< 5 Stunden = 0 Arbeitstage Abwesenheit

>= 5 Stunden = 1 Arbeitstag

1 Kalendertag = 1 Arbeitstag

2 Kalendertage = 2 Arbeitstage

3 Kalendertage = 3 Arbeitstage

4 Kalendertage = 4 Arbeitstage

5 Kalendertage = 5 Arbeitstage

mehr als 6 Kalendertage = X*5/7 Arbeitstage, aufgerundet

(Optimiert, um Wochenenden herauszurechnen. Dennoch wird es nicht immer passen, also überprüfen Sie bitte die Anzahl der Tage. Es wird nur ein Vorschlag vom System über die Anzahl an Abwesenheitstage gemacht, aber je nachdem, ob Sie z.B. Wochenenden arbeiten, nur eine Drei-Tage-Woche haben, oder die Abwesenheit mitten in der Woche startet, muss es nachkorrigiert werden.)

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Aktualisiert am: 14/07/2025