Zeiterfassung in ChurchDesk – einfach und flexibel Arbeitszeiten dokumentieren

Mit der Zeiterfassung können Sie Ihre Arbeitsstunden ganz unkompliziert erfassen – egal, ob direkt nach dem Arbeitstag oder rückwirkend. Sie benötigen keine Stoppuhr und müssen sich auch nicht ein- oder ausloggen. Das Tool ist für die Benutzer gedacht, die ihre Arbeitszeit nachvollziehbar dokumentieren wollen – zum Beispiel Küster:innen, Musiker:innen oder Pfarrpersonen.
Die Funktion steht Gemeinden mit entsprechendem Paket zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie hier:
ChurchDesk Preise
Mehr zur Zeiterfassung

Zeiterfassung aktivieren (einmalig)

Bevor Sie Zeiten erfassen können, muss die Funktion für Sie freigeschaltet werden. Das kann ausschließlich ein Organisationsadministrator tun:
Gehen Sie zu ChurchDesk Einstellungen.
Klicken Sie auf Benutzer.
Wählen Sie die gewünschte Person aus > Aktionen > Zeiterfassung bearbeiten.
Aktivieren Sie die Zeiterfassung.
Legen Sie bei Bedarf eine ursprüngliche Zeit-Bilanz fest (z. B. +2h Überstunden oder -1h Minusstunden).

Hinweis: Diese Bilanz kann später nicht mehr geändert werden.

Sobald die Funktion aktiviert ist, sehen Sie oben rechts in Ihrem Konto neben Ihrem Namen eine kleine Uhr – das ist Ihr Einstieg zur Zeiterfassung.

Zeiten eintragen – im Browser oder in der App

Ob im Browser oder in der App: Die Zeiterfassung funktioniert überall gleich. Sie können:
Arbeitszeiten für heute oder rückwirkend eintragen
Standard-Arbeitsstunden anpassen. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn Sie regelmäßige Arbeitszeiten haben.
Kommentare hinzufügen, um kurz zu notieren, was Sie gemacht haben

Wichtig: Es handelt sich nicht um eine Echtzeit-Erfassung. Sie müssen keine Uhr starten oder stoppen, sondern geben Ihre Zeiten manuell ein.

So funktioniert die Zeiterfassung im Alltag

Das System geht automatisch von den hinterlegten Standard-Arbeitsstunden aus.
Nur wenn Sie an einem bestimmten Tag mehr oder weniger als Ihre reguläre Arbeitszeit gearbeitet haben, müssen Sie die tatsächlich geleisteten Stunden manuell eintragen. Beispiel: Wenn Sie statt Ihrer regulären 7 oder 4 Stunden an einem Tag 9 Stunden gearbeitet haben, tragen Sie die 9 Stunden ein.
Urlaub muss nicht aktiv eingetragen werden – Sie können aber optional „Urlaub“ als Kommentar hinzufügen.
Wenn Sie im Kalender als abwesend markiert sind, wird dies im Bericht angezeigt, hat aber keine Auswirkung auf die Stundenzählung.

Hinweis: Kommentare sind die einzige Möglichkeit, um Tätigkeiten zu beschreiben. Es gibt keine Kategorien oder Arbeitsbereiche für Arbeitszeiten. Es gibt aber Kategorien für Abwesenheiten

Was mache ich, wenn ich Urlaub habe?

Ein Arbeitnehmer, der bezahlten Urlaub nimmt, muss keine Arbeitsstunden im System eintragen, da die Urlaubstage als vollwertig erfüllte Arbeitszeit gelten. Das System greift zu jeder Zeit automatisch auf die hinterlegten Wochenarbeitsstunden zu und hinterlegt diese täglich ohne dass es einer Eingabe bedarf. Es sind somit grundsätzlich nur Abweichungen der hinterlegten Wochenarbeitsstunden zu dokumentieren. Sofern gewollt, können nachträglich die Notizen der entsprechenden Tage mit „Urlaub“ ergänzt werden.

Hat man den Urlaub im ChurchDesk Kalender als Abwesenheit eingetragen, wird diese über die Berichte automatisch für die jeweiligen Tage angegeben.

Hinweis: Die hinterlegten Abwesenheiten haben keinen Einfluss auf die Berechnung der Stunden. Die Spalte „Ganztägige Abwesenheit“ im Export hat lediglich eine Hinweis-Funktion für Mitarbeiter und Vorgesetzte. Gleiches gilt für die Spalte „Ereignisse“, dort werden die Ereignisse angezeigt, an denen die Person im ChurchDesk Kalender als Teilnehmer:in eingetragen ist. Auch diese Stunden finden in der Berechnung keinerlei Beachtung.

Bericht herunterladen

Wenn Sie Ihre dokumentierten Zeiten auswerten möchten, können Sie sich einen Bericht als Excel-Datei zuschicken lassen:
Gehen Sie im Kalender zu Berichte > Zeiterfassung.
Wählen Sie den gewünschten Zeitraum und die Person aus.
Klicken Sie auf Exportieren – der Bericht wird Ihnen per E-Mail als Excel-Datei zugesendet.

Nur Organisationsadministrator:innen können Berichte für andere erstellen. Alle anderen können ausschließlich ihre eigenen Zeiten exportieren.

Die Excel-Datei enthält unter anderem:
Woche, Datum und Wochentag
gearbeitete Stunden und Standard-Arbeitsstunden
Kommentare
Hinweise zu ganztägigen Abwesenheiten
Zeitsaldos

Hinweis: Die Plus- oder Minusstunden werden nicht direkt im Modul angezeigt, sondern lassen sich ausschließlich über die Excel-Berichte nachvollziehen.

Häufige Fragen

Wer kann die Zeiterfassung nutzen?
Alle Personen, für die sie durch die Gemeinde aktiviert wurde. Jede Gemeinde entscheidet das selbst.
Kann ich Zeiten nachträglich ändern oder ergänzen?
Ja, Sie können Ihre Einträge jederzeit anpassen – auch rückwirkend. Achten Sie darauf, dass die tatsächlich geleisteten Zeiten korrekt dokumentiert sind.
Was passiert mit dem Startsaldo?
Wenn Sie zu Beginn z. B. +2h Überstunden hatten, kann dieser Wert als Startsaldo hinterlegt werden. Er wird im Bericht mit verrechnet, ist aber nicht direkt im Modul sichtbar.
Gibt es Unterschiede zwischen App und Browser?
Nein – die Zeiterfassung funktioniert in beiden Fällen gleich.

Schlüsselwörter: Zeiterfassung, Arbeitszeiten dokumentieren, Stunden erfassen, ChurchDesk Zeiterfassung, Arbeitszeitnachweis, Arbeitszeit erfassen, Zeiterfassung App, Zeiten nachtragen, Zeitbilanz, Stundenübersicht, Bericht Zeiterfassung, Excel Export Zeiterfassung, Überstunden, Minusstunden, manuelle Zeiterfassung, Zeiterfassung aktivieren, Zeiterfassung Kalender, Arbeitszeiten rückwirkend, Zeiterfassung ChurchDesk App, Arbeitszeitverwaltung.

Aktualisiert am: 19/06/2025