Einleitung

Der Dienstplan im ChurchDesk-Kalender ist ein leistungsstarkes Tool zur Organisation von Diensten in der Gemeinde. Er hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und erleichtert die Kommunikation mit allen Beteiligten.

Vorteile des Dienstplans:

• Erstellen Sie verschiedene Dienstpläne für unterschiedliche Bereiche.
• Behalten Sie den Status der Besetzung im Blick.
• Teilen Sie einen Link mit den beteiligten Personen.
• Sehen Sie auf einen Blick, welche Dienste noch unbesetzt sind.

Den Dienstplan erreichen Sie im ...

Kalender über das Dropdown-Menü neben dem Namen Ihrer Gemeinde, Pfarrei oder Installation. Wählen Sie dort "Kalender" und dann auf der linken Seite im schwarzen Balken "Dienstpläne" aus.

Erstellung eines neuen Dienstplans:

1. Navigieren Sie zum Dienstplan-Modul.
2. Klicken Sie oben rechts auf "Neuer Dienstplan".
3. Wählen Sie die passenden Filter für die gewünschten Dienste und Personen.
4. Nach dem Speichern können Sie zurück zur Dienstplan-Übersicht gehen.
5. Über "Mehr" → "Einstellungen" können Sie den Namen und weitere Details anpassen.

Funktionen des Dienstplans:

Neue Termine zum Dienstplan hinzufügen

• Termine werden hier über den Kalender hinzugefügt.
• Wenn Sie einen Neuen Termin im Kalender erstellen gibt es die Funktion " Dienstplan" oder für die Katholischen Kirchen "Dienstplan & Intentionen"
• Dort können Sie neue bestehende Dienste für den Tag anlegen.

Neue Dienste anlegen

• Dienste werden über Gruppen gesteuert.
• Wenn Sie einen neuen Dienst anlegen wollen, erstellen Sie eine neue Gruppe.
• Im Erstellfenster setzten Sie ein Hacken bei "Diese Gruppe hat einen Dienst".
• Darunter vergeben Sie dann einen Namen für den Dienst, der dann auch im Dienstplan so erscheinen wird.
• Nun fügen Sie dort in die Gruppe die Personen hinzu, die Teil dieses Dienst sein sollen.
• Diese Benutzer können dann beim entsprechenden Dienst gebucht werden.

Mehrere Personen pro Termin eintragen

• Falls keine Begrenzung festgelegt wurde, können mehrere Personen zu einem Dienst hinzugefügt werden.
• Falls eine Begrenzung (z. B. 2 Personen) festgelegt ist, können nur so viele Benutzer eingetragen werden, wie erforderlich. Dies ist erkennbar durch die Rote Zahl

Benachrichtigungen

• 3 Tage vor Dienstbeginn erhalten die eingetragenen Personen eine Erinnerungs-E-Mail.
• Unter "Meine Dienste" können alle eigenen Dienste eingesehen werden.

Schichten annehmen oder ablehnen

• Benutzer können sich unter "Meine Dienste" für freie Dienste eintragen oder bereits zugewiesene Dienste stornieren.
• In der Erinnerungs-E-Mail gibt es einen "Absagen"-Button, um den Dienst abzusagen.

Wiederkehrende Dienste planen

• Wiederkehrende Dienste werden als Serientermine im Kalender hinterlegt.
• Änderungen in einem einzelnen Termin innerhalb der Serie sind nicht möglich. Falls eine Anpassung nötig ist, muss der spezifische Termin als Einzeltermin erstellt werden.
• Benutzer, die sich für einen Dienst eintragen, sind nicht automatisch für alle Serientermine eingetragen.

Rechte & Rollen

• Alle Benutzer mit Zugriff auf den Kalender können Dienstpläne erstellen und einsehen.

Export & Teilen

• Kein Excel-Export möglich – um Inkonsistenzen zu vermeiden.
• Dienstpläne können unter der Druckerfunktion als PDF gespeichert werden.
• Dienstpläne sind leicht per Link mit allen zu teilen. Klicken Sie auf "Link zum Teilen".
• Bitte beachten Sie, dass dieser Link nur Termine anzeigen kann, deren Sichtbarkeitseinstellung "öffentlich" lautet.
• Die Leute sehen die Auswahl an Spalten, die Sie sehen. Wenn Sie die Anzeige einschränken möchten, wenden Sie einfach Filter an oder entfernen Sie Spalten. -> Verwenden Sie dazu den Spalten-Manager an: Das Buch-Symbol ganz rechts in der Symbolleiste.
• ABER: Wenn Sie alle Spalten abwählen, werden alle Dienste in Spalten im Link angezeigt. Sobald Sie einen auswählen, wird dann der spezielle angezeigt.

Änderung eines Dienstes

• Termine im Dienstplan selbst können nicht bearbeitet werden.
• Um einen Termin zu ändern, klicken Sie in der Spalte "Datum" auf den Termin, bearbeiten ihn und kehren danach automatisch zum Dienstplan zurück.

Aktualisiert am: 17/04/2025