Einleitung

Der Dienstplan im ChurchDesk-Kalender ist ein leistungsstarkes Tool zur Organisation von Diensten in der Gemeinde. Er hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und erleichtert die Kommunikation mit allen Beteiligten.

Vorteile des Dienstplans:

Erstellen Sie verschiedene Dienstpläne für unterschiedliche Bereiche.
Behalten Sie den Status der Besetzung im Blick.
Teilen Sie einen Link mit den beteiligten Personen.
Sehen Sie auf einen Blick, welche Dienste noch unbesetzt sind.

Den Dienstplan erreichen Sie im ...

Kalender über das Dropdown-Menü neben dem Namen Ihrer Gemeinde, Pfarrei oder Installation. Wählen Sie dort "Kalender" und dann auf der linken Seite im schwarzen Balken "Dienstpläne" aus.

Erstellung eines neuen Dienstplans:

Navigieren Sie zum Dienstplan-Modul.
Klicken Sie oben rechts auf "Neuer Dienstplan".
Wählen Sie die passenden Filter für die gewünschten Dienste und Personen.
Nach dem Speichern können Sie zurück zur Dienstplan-Übersicht gehen.
Über "Mehr" → "Einstellungen" können Sie den Namen und weitere Details anpassen.

Funktionen des Dienstplans:

Neue Termine zum Dienstplan hinzufügen

Termine werden hier über den Kalender hinzugefügt.
Wenn Sie einen Neuen Termin im Kalender erstellen gibt es die Funktion " Dienstplan" oder für die Katholischen Kirchen "Dienstplan & Intentionen"
Dort können Sie neue bestehende Dienste für den Tag anlegen.

Neue Dienste anlegen

Dienste werden über Gruppen gesteuert.
Wenn Sie einen neuen Dienst anlegen wollen, erstellen Sie eine neue Gruppe.
Im Erstellfenster setzten Sie ein Hacken bei "Diese Gruppe hat einen Dienst".
Darunter vergeben Sie dann einen Namen für den Dienst, der dann auch im Dienstplan so erscheinen wird.
Nun fügen Sie dort in die Gruppe die Personen hinzu, die Teil dieses Dienst sein sollen.
Diese Benutzer können dann beim entsprechenden Dienst gebucht werden.

Mehrere Personen pro Termin eintragen

Falls keine Begrenzung festgelegt wurde, können mehrere Personen zu einem Dienst hinzugefügt werden.
Falls eine Begrenzung (z. B. 2 Personen) festgelegt ist, können nur so viele Benutzer eingetragen werden, wie erforderlich. Dies ist erkennbar durch die Rote Zahl

Benachrichtigungen

3 Tage vor Dienstbeginn erhalten die eingetragenen Personen eine Erinnerungs-E-Mail.
Unter "Meine Dienste" können alle eigenen Dienste eingesehen werden.

Schichten annehmen oder ablehnen

Benutzer können sich unter "Meine Dienste" für freie Dienste eintragen oder bereits zugewiesene Dienste stornieren.
In der Erinnerungs-E-Mail gibt es einen "Absagen"-Button, um den Dienst abzusagen.

Wiederkehrende Dienste planen

Wiederkehrende Dienste werden als Serientermine im Kalender hinterlegt.
Änderungen in einem einzelnen Termin innerhalb der Serie sind nicht möglich. Falls eine Anpassung nötig ist, muss der spezifische Termin als Einzeltermin erstellt werden.
Benutzer, die sich für einen Dienst eintragen, sind nicht automatisch für alle Serientermine eingetragen.

Rechte & Rollen

Alle Benutzer mit Zugriff auf den Kalender können Dienstpläne erstellen und einsehen.

Export & Teilen

Kein Excel-Export möglich – um Inkonsistenzen zu vermeiden.
Dienstpläne können unter der Druckerfunktion als PDF gespeichert werden.
Dienstpläne sind leicht per Link mit allen zu teilen. Klicken Sie auf "Link zum Teilen".
Bitte beachten Sie, dass dieser Link nur Termine anzeigen kann, deren Sichtbarkeitseinstellung "öffentlich" lautet.
Die Leute sehen die Auswahl an Spalten, die Sie sehen. Wenn Sie die Anzeige einschränken möchten, wenden Sie einfach Filter an oder entfernen Sie Spalten. -> Verwenden Sie dazu den Spalten-Manager an: Das Buch-Symbol ganz rechts in der Symbolleiste.
ABER: Wenn Sie alle Spalten abwählen, werden alle Dienste in Spalten im Link angezeigt. Sobald Sie einen auswählen, wird dann der spezielle angezeigt.

Änderung eines Dienstes

Termine im Dienstplan selbst können nicht bearbeitet werden.
Um einen Termin zu ändern, klicken Sie in der Spalte "Datum" auf den Termin, bearbeiten ihn und kehren danach automatisch zum Dienstplan zurück.

Aktuell kann es vorkommen, dass die Ansicht nach oben springt. Dies ist bekannt und unser IT-Team arbeitet an einer Lösung.

Aktualisiert am: 17/04/2025