Artikel über: Spezialwissen für Ihre Region

Was passiert vor / nach / während der KaPlan Datenmigration

Vor der Migration:

Bitte nehmen Sie sich die Zeit um alte Daten in KaPlan aufzuräumen: Mehr dazu hier

Ihr Zugang zu Ihrem KaPlan-System noch bis zum 31.12.2026 bestehen.

Was passiert, nachdem ich das Zustimmungsformular ausgefüllt habe?

Damit Sie genau wissen, was auf Sie zukommt und sich sicher fühlen können, haben wir die verschiednen Schritte hier für Sie zusammengefasst:

1. Bestätigungsmail & Vorbereitung
Nach dem Absenden des Formulars erhalten Sie von uns eine Bestätigungsmail mit Ihrem festgelegten Migrationsdatum. In dieser E-Mail finden Sie auch noch einmal hilfreiche Tipps, wie Sie Ihr KaPlan vorab bestmöglich für den Umzug vorbereiten können.

2. Der Tag der Migration
An Ihrem Stichtag erstellen wir Ihre neue ChurchDesk-Installation und übertragen die Daten.

Wer wird informiert? Personen, die in KaPlan unter Stammdaten->Programmnutzer als Supervisor (S) angelegt sind, erhalten bei ChurchDesk die Rolle "Systemadministrator" und erhalten automatisch eine Einladung zu ChurchDesk. Alle anderen bekommen keine Einladung zum Login zu ChurchDesk und müssen proaktiv von Ihnen eingeladen werden.
Sollte keine echte E-mail adresse bei KaPlan Benutzern hinterlegt sein, erhalten sie eine "Fake E-mail" (person_1071_48@kaplan.de) nur so können Personen die in KaPlan im Dienstplan eingetragen waren auch in ChurchDesk auftauchen.

Deshalb wundern Sie sich bitte nicht über die hohe Anzahl an Benutzern in Ihrem neuen System. Jede Person, die in KaPlan jemals für einen Dienst eingeteilt war, muss in ChurchDesk als Benutzer angelegt werden, da nur Benutzer Dienste übernehmen können. Bitte machen Sie sich keine Sorgen: Keine dieser Personen erhält eine Benachrichtigung!

Der Tag nach der Migration

3. Der Starttermin (am Tag nach der Migration)
Einen Tag nach der Migration findet Ihr gemeinsamer Starttermin statt. Hier lernen Sie unter anderem, wie Sie Benutzerberechtigungen anpassen sowie Kontakte hinzufügen oder löschen können.

Wichtig für die Anmeldung: Bitte achten Sie darauf, dass sich jeder Teilnehmer aus Ihrem Team gesondert für diesen Starttermin anmeldet. Es handelt sich um eine personenbezogene Anmeldung, damit jeder seinen eigenen Einwahl-Link für den virtuellen Schulungsraum erhält.

Nach der Migration

Nehmen Sie sich nach dem Starttermin unbedingt etwas Zeit, um sich in Ruhe im neuen System umzuschauen – am besten gemeinsam als Team.

Sollten dabei Fragen auftauchen, gehen Sie am besten in dieser Reihenfolge vor:

Das Helpdesk nutzen: In ChurchDesk finden Sie unser Helpdesk (ein digitales Anleitungsheft mit Suchfunktion). Hier bekommen Sie auf die meisten Alltagsfragen sofort eine detaillierte Antwort.
Die Basiskurse besuchen: Sammeln Sie die Fragen, auf die Sie keine direkte Antwort finden, und besuchen Sie zeitnah unsere Live-Schulungen (Basiskurs 1 & 2). Hier gehen wir intensiv auf die Verwaltung und Kommunikation ein. Die Anmeldung zu den Basiskursen ist 120 Tage nach der Installationserstellung = i.d.R. Tag der Migration kostenlos, danach werden die Kurse kostenpflichtig.
Unseren Support kontaktieren: Wenn danach immer noch Fragen offen sind, schreiben Sie uns gerne an support@churchdesk.com oder rufen Sie uns an.

Es ist unser größtes Anliegen, dass Sie bestmöglich in ChurchDesk ankommen und sicher und arbeitsfähig mit dem Programm sind. Dennoch wird es – selbst mit allen Schulungen – etwas Zeit und Übung brauchen, bis Sie sich im neuen System wieder so blind zurechtfinden wie in Ihrem alten KaPlan. Wir tun unser Bestes um Gemeinden auch außerhalb der festen Schulungen persönlich zu begleiten und zu beraten.

Was wenn Daten fehlen oder etwas nicht so aussieht wie es soll?

Bitte wenden Sie sich an support@churchdesk.com bitte fügen Sie konkrete Beispiele ein. z.B. Der Termin Gottesdienst in St. Matthias am 14.05.2026 wurde nicht in den ChurchDesk Kalender übernommen. Nur so können wir das korrekt überprüfen. Verwenden Sie im Titel: Bitte Fehler in der KaPlan Datenmigration, damit wir schneller zuordnen können und der richte Ansprechparner schneller reagieren kann.

Bitte bedenken Sie folgende Daten werden nicht migriert:

1. Ausgeschlossene Module:

Sämtliche Daten und Funktionen aus den Bereichen Zeiterfassung, Veranstaltungsmanagement, Kassenbuch, Rechnungsstellung und Schlüsselverwaltung werden nicht migriert

2. Deaktivierte Daten:

Kontakte und Ressourcen, die zum Zeitpunkt des Imports in KaPlan deaktiviert sind, werden ignoriert
Anfragen: Alle Raumbelegungen und nicht-liturgischen Termine, die in KaPlan noch den Status „Anfrage“ haben, werden nicht importiert

3. Kontakte, Benutzer und sensible Personaldaten

Sensible HR-Daten (Personalwesen): Personalnummern, Identifikationsnummern, Arbeitsprofile, Geburtsname, Geburtsort, Vorgesetzte und IBANs werden nicht übertragen

Gemeindekontakte (Parish Contacts): Diese werden nicht als eigenständige Kontakte in das Adressbuch importiert
Stattdessen werden sie direkt als Text in die internen Notizen des jeweiligen Termins eingetragen (Ausnahme: Gemeindekontakte, die mit einem Sakrament verknüpft sind, werden als Kontakte mit einem entsprechenden Tag importiert)

Datenschutz-Informationen: Nur die Information zum Haken „Datenschutzerklärung unterschrieben“ wird als Schlagwort (Tag) importiert. Alle anderen KaPlan-Datenschutzprüfungen entfallen

Spezifische Nutzerrechte: Die differenzierten Berechtigungsstufen aus KaPlan (z. B. das reine Ansehen, Bearbeiten, Erstellen oder Löschen bezogen auf Dienstpläne, Serien oder Intentionen) können nicht in ChurchDesk importiert werden

4. Kalender, Termine und Serien

Totengedenken: Das zeitraumbezogene Totengedenken (wie z. B. Jahrgedächtnisse) kann in ChurchDesk nicht abgebildet werden und wird beim Import ignoriert

Uhrzeit-Option „anschl.“: Die Möglichkeit, bei Terminen statt einer konkreten Uhrzeit „anschließend“ einzutragen, wird nicht übernommen

Serien-Logik: Zwar werden alle bereits in KaPlan generierten Einzeltermine einer Serie importiert und miteinander verknüpft, die fortlaufenden Wiederholungsregeln der Serie selbst sowie das Enddatum können jedoch nicht ausgelesen werden und müssen in ChurchDesk neu angelegt werden

5. Pfarreien, Gebäude und Räume (Ressourcen)

Pfarreien: Die Sortierposition, die E-Mail-Adresse sowie die Abkürzung der Pfarrei werden nicht importiert

Gebäude: Die Gebäudestruktur als eigene Ebene kann nicht importiert werden, jedoch werden die Standortdaten der Gebäude für die Räume herangezogen

Räume: Erweiterte Eigenschaften aus dem Bereich „weitere Eigenschaften anzeigen“ in KaPlan werden ignoriert (mit Ausnahme des „Namens in der GDO“, falls gepflegt). Auch die Häkchen für „in der Übersicht anzeigen“, „immer“ und „Termine in GDO“ entfallen

6. Abwesenheiten

Urlaubskontingente: Das jährliche Urlaubskontingent kann in ChurchDesk nicht registriert und somit nicht importiert werden

Abwesende Arbeitstage: Die Anzahl der genommenen Arbeitstage bei Abwesenheiten wird beim Import pauschal auf 0 gesetzt, da ChurchDesk die freien Tage und Wochenenden anders berechnet

7. Intentionen (Stiftungsmessen)

Abrechnungs- und Buchungsdetails: Die Daten darüber, wer eine Abrechnung durchgeführt hat, sowie der gezahlte Gesamtbetrag inklusive des Spendenanteils für die Kasse werden nicht importiert. Daher wird auch die Information, in welches Kassenbuch eine Spende geflossen ist, nicht übernommen

8. Präventionsschulungen (Safe-guarding)

Planungsdaten: Jegliche Daten zur Planung von Kursen sowie Zwischenstatus wie „Anmeldung abgeschlossen, dokumentiert...“ (alles auf dem Reiter „Präventionsschulungen“ in KaPlan) werden nicht importiert

9. Sakramente

Checklisten: Die individuellen Checklisten und Aufgaben bei Sakramenten (z. B. Taufen oder Hochzeiten) werden nicht übernommen, da ChurchDesk hierfür ein anderes Aufgaben- und Fallmanagement nutzt

Übrigens: Ihr Zugang zu Ihrem alten KaPlan-System noch bis zum 31.12.2026 bestehen.

Aktualisiert am: 10/07/2026

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