Was passiert vor / nach / während der KaPlan Datenmigration

Vor der Migration:

Bitte nehmen Sie sich die Zeit um alte Daten in KaPlan aufzuräumen: Mehr dazu hier

Ihr Zugang zu Ihrem KaPlan-System noch bis zum 31.12.2026 bestehen.

Was passiert, nachdem ich das Zustimmungsformular ausgefüllt habe?

Damit Sie genau wissen, was auf Sie zukommt und sich sicher fühlen können, haben wir die verschiednen Schritte hier für Sie zusammengefasst:

1. Bestätigungsmail & Vorbereitung

Nach dem Absenden des Formulars erhalten Sie von uns eine Bestätigungsmail mit Ihrem festgelegten Migrationsdatum. In dieser E-Mail finden Sie auch noch einmal hilfreiche Tipps, wie Sie Ihr KaPlan vorab bestmöglich für den Umzug vorbereiten können.

2. Der Tag der Migration

An Ihrem Stichtag erstellen wir Ihre neue ChurchDesk-Installation und übertragen die Daten.

• Wer wird informiert? Personen, die in KaPlan Administratoren waren, werden auch in ChurchDesk als Administratoren angelegt. Nur diese Administratoren erhalten an diesem Tag eine automatische „Willkommen bei ChurchDesk“-E-Mail.

Wichtiger Hinweis zu Ihren Kontakten: Wundern Sie sich bitte nicht über die hohe Anzahl an Benutzern in Ihrem neuen System. Jede Person, die in KaPlan jemals für einen Dienst eingeteilt war, muss in ChurchDesk als Benutzer angelegt werden, da nur Benutzer Dienste übernehmen können. Bitte machen Sie sich keine Sorgen: Keine dieser Personen erhält eine Benachrichtigung!

Der Tag nach der Migration

3. Der Starttermin (am Tag nach der Migration)

Einen Tag nach der Migration findet Ihr gemeinsamer Starttermin statt. Hier lernen Sie unter anderem, wie Sie Benutzerberechtigungen anpassen sowie Kontakte hinzufügen oder löschen können.

• Wichtig für die Anmeldung: Bitte achten Sie darauf, dass sich jeder Teilnehmer aus Ihrem Team gesondert für diesen Starttermin anmeldet. Es handelt sich um eine personenbezogene Anmeldung, damit jeder seinen eigenen Einwahl-Link für den virtuellen Schulungsraum erhält.

Nach der Migration

Nehmen Sie sich nach dem Starttermin unbedingt etwas Zeit, um sich in Ruhe im neuen System umzuschauen – am besten gemeinsam als Team.

Sollten dabei Fragen auftauchen, gehen Sie am besten in dieser Reihenfolge vor:

1. Das Helpdesk nutzen: In ChurchDesk finden Sie unser Helpdesk (ein digitales Anleitungsheft mit Suchfunktion). Hier bekommen Sie auf die meisten Alltagsfragen sofort eine detaillierte Antwort.
2. Die Basiskurse besuchen: Sammeln Sie die Fragen, auf die Sie keine direkte Antwort finden, und besuchen Sie zeitnah unsere Live-Schulungen (Basiskurs 1 & 2). Hier gehen wir intensiv auf die Verwaltung und Kommunikation ein. Die Anmeldung zu den Basiskursen ist 120 Tage nach der Installationserstellung = i.d.R. Tag der Migration kostenlos, danach werden die Kurse kostenpflichtig. 
3. Unseren Support kontaktieren: Wenn danach immer noch Fragen offen sind, schreiben Sie uns gerne an support@churchdesk.com oder rufen Sie uns an.

Es ist unser größtes Anliegen, dass Sie bestmöglich in ChurchDesk ankommen und sicher und arbeitsfähig mit dem Programm sind. Dennoch wird es – selbst mit allen Schulungen – etwas Zeit und Übung brauchen, bis Sie sich im neuen System wieder so blind zurechtfinden wie in Ihrem alten KaPlan. Wir tun unser Bestes um Gemeinden auch außerhalb der festen Schulungen persönlich zu begleiten und zu beraten. 

Übrigens: Ihr Zugang zu Ihrem alten KaPlan-System noch bis zum 31.12.2026 bestehen.

Aktualisiert am: 27/05/2026