Artikel über: Spezialwissen für Ihre Region

Nachbereitung der KaPlan Migration

Nach der Migration

Nehmen Sie sich nach dem Starttermin unbedingt etwas Zeit, um sich in Ruhe im neuen System umzuschauen – am besten gemeinsam als Team.


Sollten dabei Fragen auftauchen, gehen Sie am besten in dieser Reihenfolge vor:


  1. Das Helpdesk nutzen: In ChurchDesk finden Sie unser Helpdesk (ein digitales Anleitungsheft mit Suchfunktion). Hier bekommen Sie auf die meisten Alltagsfragen sofort eine detaillierte Antwort.
  2. Die Basiskurse besuchen: Sammeln Sie die Fragen, auf die Sie keine direkte Antwort finden, und besuchen Sie zeitnah unsere Live-Schulungen (Basiskurs 1 & 2). Hier gehen wir intensiv auf die Verwaltung und Kommunikation ein. Die Anmeldung zu den Basiskursen ist 120 Tage nach der Installationserstellung = i.d.R. Tag der Migration kostenlos, danach werden die Kurse kostenpflichtig. 
  3. Unseren Support kontaktieren: Wenn danach immer noch Fragen offen sind, schreiben Sie uns gerne an support@churchdesk.com oder rufen Sie uns an.


Es ist unser größtes Anliegen, dass Sie bestmöglich in ChurchDesk ankommen und sicher und arbeitsfähig mit dem Programm sind. Dennoch wird es – selbst mit allen Schulungen – etwas Zeit und Übung brauchen, bis Sie sich im neuen System wieder so blind zurechtfinden wie in Ihrem alten KaPlan. Wir tun unser Bestes um Gemeinden auch außerhalb der festen Schulungen persönlich zu begleiten und zu beraten. 


Was tun, wenn Daten fehlen oder etwas nicht stimmt?



Schreiben Sie eine E-Mail an support@churchdesk.com mit folgenden Angaben:

  • Betreff: KaPlan Datenmigration – Fehler melden
  • Konkretes Beispiel: Beschreiben Sie das Problem so präzise wie möglich, z. B.: „Der Termin Gottesdienst in St. Matthias am 14.05.2026 wurde nicht in den ChurchDesk-Kalender übernommen."
  • KaPlan-Datenbankname sowie ChurchDesk-ID oder Installationsname

Je genauer Ihre Angaben, desto schneller können wir helfen.


Hier finden Sie Ihren Kaplan-Datenbanknamen:
Hier finden Sie Ihre ChurchDesk ID bzw. ChurchDesk Installationsnamen (in diesem Beispiel 63 und ChurchDesk DE Customers presentation)



Welche Daten werden nicht übernommen – und was jetzt zu tun ist!


Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick darüber, welche Daten bei der KaPlan-Migration nicht automatisch in ChurchDesk übertragen werden – und welche Schritte Sie im Anschluss manuell durchführen sollten.


Grundsätzlich nicht migrierte Bereiche

Folgende Module und Daten werden generell nicht übertragen:

  • Ausgeschlossene Module: Zeiterfassung, Veranstaltungsmanagement, Kassenbuch, Rechnungsstellung und Schlüsselverwaltung
  • Deaktivierte Daten: Kontakte und Ressourcen, die in KaPlan deaktiviert sind, sowie Raumbelegungen und Termine mit dem Status „Anfrage"
  • Präventionsschulungen: Planungsdaten und Zwischenstatus (Reiter „Präventionsschulungen") werden nicht importiert
  • Sakramente: Individuelle Checklisten und Aufgaben werden nicht übernommen, da ChurchDesk hierfür ein eigenes Aufgaben- und Fallmanagement nutzt


A. Ressourcen & Pfarreien

Was fehlt nach dem Import:

  • Sortierposition, E-Mail-Adresse und Abkürzung der Pfarrei werden nicht importiert
  • Adressen von Pfarreien können aus KaPlan nicht automatisch ausgelesen werden – die Felder bleiben leer
  • Die Gebäudestruktur als eigene Ebene entfällt; Standortdaten der Gebäude werden jedoch für die Räume herangezogen
  • Erweiterte Raum-Eigenschaften (außer „Name in der GDO") sowie die Häkchen „in der Übersicht anzeigen", „immer" und „Termine in GDO" werden ignoriert

Was Sie tun sollten:

  1. Tragen Sie Adressen und Standortdaten für Ihre Pfarreien manuell im Ressourcen-Modul nach
  2. Prüfen Sie alle Pfarreien und Ressourcen (Räume, Equipment) und passen Sie Struktur und Einstellungen nach Bedarf an


B. Benutzerverwaltung, Rollen & Gruppen

Was fehlt nach dem Import:

  • Die differenzierten Berechtigungsstufen aus KaPlan (z. B. nur Ansehen, Bearbeiten, Erstellen oder Löschen für Dienstpläne, Serien oder Intentionen) lassen sich nicht übertragen – Rollen wurden beim Import bewusst konservativ vergeben

Was Sie tun sollten:

  1. Prüfen Sie für jeden Benutzer, ob die zugewiesene Rolle (z. B. „Ehrenamt" oder „Hauptamt") für den Arbeitsalltag passend ist, und passen Sie sie bei Bedarf an
  2. Kontrollieren Sie alle neu erstellten Gruppen – einschließlich der automatisierten Dienstplan- und Pfarrer-Gruppen – auf Vollständigkeit der Mitglieder


C. Kontakte & Personaldaten

Was fehlt nach dem Import:

  • Sensible HR-Daten: Personalnummern, Identifikationsnummern, Arbeitsprofile, Geburtsname, Geburtsort, Vorgesetzte und IBANs werden nicht übertragen
  • Gemeindekontakte: Werden nicht als eigenständige Kontakte importiert, sondern direkt als Text in die internen Notizen des jeweiligen Termins eingetragen (Ausnahme: mit einem Sakrament verknüpfte Gemeindekontakte werden als Kontakte mit entsprechendem Tag importiert)
  • Datenschutz: Nur der Haken „Datenschutzerklärung unterschrieben" wird als Tag importiert – alle anderen KaPlan-Datenschutzprüfungen entfallen

Was Sie tun sollten:

  1. Prüfen Sie importierte Kontakte auf Vollständigkeit und ergänzen Sie fehlende Informationen manuell
  2. Kontrollieren Sie Datenschutz-Tags und passen Sie diese an Ihren internen Prozess an


D. Kalender, Termine & Serien

Was fehlt nach dem Import:

  • Serien: Alle bereits in KaPlan generierten Einzeltermine werden importiert und verknüpft – die fortlaufenden Wiederholungsregeln und das Enddatum jedoch nicht. Bestehende Serien erhalten daher ein festes Enddatum
  • Totengedenken: Zeitraumbezogene Gedenktage (z. B. Jahrgedächtnisse) können in ChurchDesk nicht abgebildet werden
  • Uhrzeit „anschl.": Diese Option steht in ChurchDesk nicht zur Verfügung und wird beim Import ignoriert

Was Sie tun sollten:

  1. Legen Sie alle Terminserien (Gottesdienste, Raumbelegungen) ab dem Tag nach dem importierten Enddatum neu in ChurchDesk an
  2. Fügen Sie anschließend in die neuen Serientermine die benötigten Dienstanforderungen ein (z. B. Lektoren, Kommunionhelfer, Zelebranten)


E. Intentionen

Was fehlt nach dem Import:

  • Abrechnungsdetails: Wer eine Abrechnung durchgeführt hat, der Gesamtbetrag und der Spendenanteil für die Kasse werden nicht importiert
  • Den Intentionstypen fehlt eine Reihenfolge/ein Ranking

Was Sie tun sollten:

  1. Weisen Sie den importierten Intentionstypen eine Reihenfolge zu
  2. Prüfen Sie die Intentionstypen und ergänzen Sie bei Bedarf weitere Kategorien


F. Abwesenheiten

Was fehlt nach dem Import:

  • Urlaubskontingente (jährliche Verfügbarkeit) können nicht importiert werden
  • Die Anzahl der genommenen Arbeitstage wird pauschal auf 0 gesetzt, da ChurchDesk freie Tage und Wochenenden anders berechnet
  • Alle Abwesenheiten wurden beim Import standardmäßig der Gruppe „Hauptamtliche" zugeordnet

Was Sie tun sollten:

  1. Prüfen Sie die Gruppenzuweisung aller importierten Abwesenheiten und korrigieren Sie diese bei Bedarf
  2. Tragen Sie Urlaubskontingente und bereits genommene Urlaubstage manuell nach



Übrigens: Ihr Zugang zu Ihrem alten KaPlan-System noch bis zum 31.12.2026 bestehen.

Aktualisiert am: 13/07/2026

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