Schauen Sie dieses Video um die Migration gut vorzubereiten

Vor der Migration sollten einige Vorbereitungen in KaPlan vorgenommen werden, damit möglichst saubere Daten migriert werden.

Was wird migriert?

Migriert werden: Gemeinden & Räume, Programmnutzer, Mitarbeiter & Kontakte, Gruppen, Abwesenheiten, Ereignisse, Gottesdienste, Dienste, Intentionen, Stiftungen, Raumbelegungen, Equipment, Sakramente (ohne Checklisten) und Präventionsdaten – jeweils vollständig seit Ihrem Start mit KaPlan, sodass Sie weiterhin Zugriff auf vergangene Jahre haben.

Intentionen werden inklusive Intentionsnummer migriert; neu angelegte Intentionen in ChurchDesk setzen diese Nummerierung fort.

Checkliste: Das sollten Sie vor dem Import erledigen

Kontakte

• Setzen Sie alte, nicht mehr benötigte Kontakte vor dem Import auf „inaktiv". Migriert werden ausschließlich Kontakte, die zum Zeitpunkt des Imports in KaPlan auf „aktiv" stehen – inaktive Kontakte werden komplett ignoriert.
• Fügen Sie E-Mail-Adressen zu Kontakten hinzu, die „Hauptamtlich" oder „Programmnutzer" sind.
• Setzen Sie in KaPlan die Kennzeichen für „Hauptamtlich", „Ehrenamt" und „Honorarkraft".
• Bereinigen Sie das Freitextfeld „weitere Funktion": Entfernen Sie nicht mehr benötigte Funktionen, doppelt aufgeführte Funktionen mit unterschiedlicher Schreibweise sowie Funktionen mit Rechtschreibfehlern.

Aufteilung privater und dienstlicher Daten (Mitarbeiter, Kontakte & Mieter)

Für die Zuordnung zwischen privaten und dienstlichen Daten gilt beim Import eine feste systemseitige Logik:

Schritte zur Durchführung

1. Private und dienstliche Kontaktdaten überprüfen

• Tragen Sie die E-Mail-Adresse, die Sie zukünftig in ChurchDesk nutzen möchten, unter „privat" ein – auch wenn es sich eigentlich um eine dienstliche Adresse handelt.
• Soll die dienstliche Anschrift übernommen werden, darf im Feld „Privatadresse" kein Eintrag bestehen.
• Möchten Sie private und dienstliche Kontaktdaten vollständig übernehmen, kann es nötig sein, einen zweiten Kontakt anzulegen, damit private und dienstliche Daten je als eigener Datensatz migriert werden.

2. E-Mail-Adressen ergänzen

• Starten Sie in KaPlan eine Recherche: Status „Hauptamt" hinzufügen → Status „Programmnutzer" hinzufügen → auf Kontakte mit leerem Feld „Mail" beschränken → Los!
• Ergänzen Sie bei den angezeigten Kontakten die fehlenden E-Mail-Adressen.

3. Kennzeichen setzen

• Starten Sie eine Recherche: auf „nicht Ehrenamt", „nicht Hauptamt" und „nicht Honorarkraft" beschränken → Los!
• Setzen Sie bei den angezeigten Kontakten die passenden Kennzeichen, sofern Sie wissen, dass diese „Ehrenamt", „Hauptamt" oder „Honorarkraft" sind.

4. Nicht mehr benötigte Funktionen löschen

• Öffnen Sie den Filter „Funktion" und filtern Sie nach der zu löschenden Funktion.
• Öffnen Sie die betroffenen Kontakte und entfernen Sie die Funktion über das Kontakt-Modal.

Serien

• Terminserien (Gottesdienste und Raumbelegung) sollten ein festes Enddatum haben (z. B. 31.12.2026). Generieren Sie bei Bedarf weitere Termine oder löschen Sie überzählige Termine, um dies sicherzustellen.

Raumbelegung

• Jede Raumbelegung mit Status „Anfrage", die importiert werden soll, muss vorher angenommen werden.

Abwesenheiten

• Beim Import wird nach Status unterschieden: Einträge mit Status „Anfrage" erhalten die Kategorie „Urlaubsantrag"; nur Einträge mit Status „angenommen" werden in ChurchDesk mit der finalen Kategorie „Urlaub" geführt.
• Prüfen Sie daher vor der Datenübertragung, welche Abwesenheiten Sie noch annehmen können.

Intentionen

• Führen Sie alle möglichen Abrechnungen vor dem Import durch.
• Prüfen Sie nicht zugewiesene Intentionen vor dem Import.

Equipment

• Prüfen Sie das Equipment in KaPlan und löschen Sie nicht mehr verwendetes Equipment.

3. Was wird grundsätzlich nicht migriert?

• Ausgeschlossene Module: Zeiterfassung, Veranstaltungsmanagement, Kassenbuch, Rechnungsstellung, Schlüsselverwaltung
• Deaktivierte Daten: Kontakte und Ressourcen, die in KaPlan deaktiviert sind, sowie Raumbelegungen und Termine mit Status „Anfrage" (nehmen Sie diese vorher an, falls sie übernommen werden sollen!)
• Präventionsschulungen: Planungsdaten und Zwischenstatus (Reiter „Präventionsschulungen")
• Sakramente: Individuelle Checklisten und Aufgaben – ChurchDesk nutzt hierfür ein eigenes Aufgaben- und Fallmanagement

4. Detailübersicht nach Bereich: Was fehlt – und was ist zu tun?

A. Ressourcen & Pfarreien

Was fehlt nach dem Import:

• Sortierposition, E-Mail-Adresse und Abkürzung der Pfarrei
• Adressen von Pfarreien (können aus KaPlan nicht automatisch ausgelesen werden – Felder bleiben leer)
• Die Gebäudestruktur als eigene Ebene entfällt; Standortdaten der Gebäude werden aber für die Räume übernommen
• Erweiterte Raum-Eigenschaften (außer „Name in der GDO") sowie die Häkchen „in der Übersicht anzeigen", „immer" und „Termine in GDO"

Was Sie tun sollten:

1. Adressen und Standortdaten für Ihre Pfarreien manuell im Ressourcen-Modul nachtragen.
2. Alle Pfarreien und Ressourcen (Räume, Equipment) prüfen und Struktur/Einstellungen bei Bedarf anpassen.

B. Benutzerverwaltung, Rollen & Gruppen

Was fehlt nach dem Import:

• Die differenzierten Berechtigungsstufen aus KaPlan (z. B. nur Ansehen, Bearbeiten, Erstellen oder Löschen für Dienstpläne, Serien oder Intentionen) – Rollen wurden beim Import bewusst konservativ vergeben.

Was Sie tun sollten:

1. Für jeden Benutzer prüfen, ob die zugewiesene Rolle (z. B. „Ehrenamt" oder „Hauptamt") zum Arbeitsalltag passt, und ggf. anpassen.
2. Alle neu erstellten Gruppen – einschließlich der automatisierten Dienstplan- und Pfarrer-Gruppen – auf Vollständigkeit der Mitglieder kontrollieren.

C. Kontakte & Personaldaten

Was fehlt nach dem Import:

• Sensible HR-Daten: Personalnummern, Identifikationsnummern, Arbeitsprofile, Geburtsname, Geburtsort, Vorgesetzte, IBANs
• Gemeindekontakte: werden nicht als eigenständige Kontakte importiert, sondern als Text in die internen Notizen des jeweiligen Termins eingetragen (Ausnahme: mit einem Sakrament verknüpfte Gemeindekontakte werden als Kontakte mit passendem Tag importiert)
• Datenschutz: Nur der Haken „Datenschutzerklärung unterschrieben" wird als Tag importiert – alle anderen KaPlan-Datenschutzprüfungen entfallen

Was Sie tun sollten:

1. Importierte Kontakte auf Vollständigkeit prüfen und fehlende Informationen manuell ergänzen.
2. Datenschutz-Tags kontrollieren und an Ihren internen Prozess anpassen.

D. Kalender, Termine & Serien

Was fehlt nach dem Import:

• Serien: Bereits generierte Einzeltermine werden importiert und verknüpft – die Wiederholungsregel und das Enddatum jedoch nicht. Bestehende Serien erhalten ein festes Enddatum.
• Totengedenken: Zeitraumbezogene Gedenktage (z. B. Jahrgedächtnisse) können in ChurchDesk nicht abgebildet werden.
• Uhrzeit „anschl.": Diese Option gibt es in ChurchDesk nicht; sie wird beim Import ignoriert.

Was Sie tun sollten:

1. Alle Terminserien (Gottesdienste, Raumbelegungen) ab dem Tag nach dem importierten Enddatum neu in ChurchDesk anlegen.
2. In die neuen Serientermine die benötigten Dienstanforderungen eintragen (z. B. Lektoren, Kommunionhelfer, Zelebranten).

E. Intentionen

Was fehlt nach dem Import:

• Abrechnungsdetails: Wer eine Abrechnung durchgeführt hat, der Gesamtbetrag und der Spendenanteil für die Kasse
• Eine Reihenfolge/Ranking der Intentionstypen

Was Sie tun sollten:

1. Den importierten Intentionstypen eine Reihenfolge zuweisen.
2. Die Intentionstypen prüfen und bei Bedarf weitere Kategorien ergänzen.

F. Abwesenheiten

Was fehlt nach dem Import:

• Urlaubskontingente (jährliche Verfügbarkeit) können nicht importiert werden.
• Die Anzahl bereits genommener Arbeitstage wird pauschal auf 0 gesetzt, da ChurchDesk freie Tage und Wochenenden anders berechnet.
• Alle Abwesenheiten wurden beim Import standardmäßig der Gruppe „Hauptamtliche" zugeordnet.

Was Sie tun sollten:

1. Die Gruppenzuweisung aller importierten Abwesenheiten prüfen und bei Bedarf korrigieren.
2. Urlaubskontingente und bereits genommene Urlaubstage manuell nachtragen.

5. Häufige Fragen

Wie unterscheidet sich die ChurchDesk-Zeiterfassung von KaPlan?

Auch wenn Sie in ChurchDesk Abwesenheiten erfassen können, sind die Funktionen mit KaPlan nicht direkt vergleichbar:

Aktualisiert am: 20/08/2026