Was ist vor der Migration zu beachten?

Vor der Migration sollten einige Vorbereitungen in KaPlan vorgenommen werden, damit möglichst saubere Daten migriert werden.

Kontakte

• Stellen Sie alte, nicht mehr benötigte Kontakte vor dem Import auf "inaktiv" (migriert werden ausschliesslich Kontakte, die zum Zeitpunkt des Imports in KaPlan auf "aktiv" stehen – inaktive Kontakte werden komplett ignoriert)
• Fügen Sie E-Mail-Adressen zu Kontakten hinzu, die "Hauptamtlich" oder "Programmnutzer" sind.
• Setzen Sie in KaPlan die Kennzeichen für "Hauptamtlich", "Ehrenamt" und "Honorarkraft".
• Bereinigen Sie das Freitextfeld "weitere Funktion" – entfernen Sie hier vor allem nicht mehr benötigte Funktionen, doppelt aufgeführte Funktionen mit unterschiedlichen Schreibweisen oder Funktionen mit Rechtschreibfehlern.
• Bei der Migration Ihrer Kontakte (Mitarbeiter, Kontakte & Mieter) gilt für die Aufteilung zwischen privaten und dienstlichen Daten eine klare systemseitige Logik:
• • Telefonnummern: Es werden alle Telefonnummern (sowohl die privaten als auch die dienstlichen) mitimportiert
  • E-Mail-Adressen: Es werden beide E-Mail-Adressen übernommen, wobei die dienstliche E-Mail-Adresse vorerst nur im Backend von ChurchDesk hinterlegt wird
  • Adressdaten (Anschriften): Da für die postalische Anschrift in ChurchDesk nur ein einzelner Datensatz importiert werden kann, wird standardmäßig bevorzugt die private Adresse herangezogen. Nur wenn im Reiter „Privat“ keine Adresse eingetragen ist, greift der Import automatisch auf die dienstliche Adresse zurück

Schritte zur Durchführung:

• Private und dienstl. Kontaktdaten überprüfen:
• • Fügen Sie die Mail-Adresse, die Sie zukünftig in ChurchDesk verwenden wollen unter "privat" ein (selbst dann, wenn es eigentlich eine dienstl. ist)
  • Wenn die dienstl. Anschrift übernommen werden soll, darf kein Eintrag für Privatadressen bestehen.
  • Wenn Sie private und dienstl. Kontaktdaten vollständig übernehmen möchten, kann es notwendig sein, einen neuen Kontakt anzulegen, um private und dienstliche Daten je als eigenen Kontaktdatensatz übertragen zu können.
• E-Mail-Adressen ergänzen:
• • Starten Sie eine Recherche in KaPlan -> Status "Hauptamt" hinzufügen -> Status "Programmnutzer" hinzufügen -> auf Kontakte beschränken, bei denen das Feld "Mail" leer ist -> Los!!
  • Fügen Sie den angezeigten Kontakten E-Mail-Adressen hinzu.
• Kennzeichen setzen:
• • Starten Sie eine Recherche in KaPlan -> auf "nicht Ehrenamt", "nicht Hauptamt", "nicht Honorarkraft" beschränken -> Los!!
  • Fügen Sie die Kennzeichen bei den angezeigten Kontakten hinzu, von denen Sie wissen, dass sie entweder "Ehrenamt", "Hauptamt" oder "Honorarkraft" sind.
• Funktionen löschen:
• • Öffnen Sie den Filter "Funktion" und filtern Sie nach der Funktion, die Sie löschen möchten.
  • Öffnen Sie die Kontakte mit dieser Funktion und löschen Sie diese über das Kontakt-Modal.

Serien

• (Gottesdienste und Raumbelegung) sollten zu einem festgelegten Datum enden (z.B. 31.12.2026). Generieren Sie entweder mehr Termine oder löschen Sie Termine, um dies sicherzustellen.

Raumbelegung

• Jede Raumbelegung, die in KaPlan den Status "Anfrage" hat und importiert werden soll, muss angenommen werden.

Abwesenheiten

• Beim Import wird zwischen Abwesenheiten/Urlaubseinträgen differenziert die Status "Anfrage" bzw. "angenommen" tragen: Mit Status "Anfrage" erhalten diese die Abwesenheitskategorie "Urlaubsantrag", nur mit Status "angenommen" werden sie in ChurchDesk mit der finalen Kategorie "Urlaub" aufgeführt.
• Prüfen Sie daher, welche Abwesenheiten Sie vor der Datenübertragung bereits annehmen können.

Intentionen

• Führen Sie alle möglichen Abrechnungen vor dem Import durch.
• Überprüfen Sie nicht zugewiesene Intentionen vor dem Import.

Equipment

• Überprüfen Sie das Equipment in KaPlan und löschen Sie nicht verwendetes Equipment

Aktualisiert am: 29/07/2026