Kontakte erstellen und verwalten

Mit dem Kontakte-Modul verwalten Sie zentral alle Personen, die mit Ihrer Kirche oder Gemeinde verbunden sind – zum Beispiel Gemeindemitglieder, Ehrenamtliche, Taufeltern, Spender:innen oder andere Interessierte.

Dabei handelt es sich nicht zwangsläufig um ChurchDesk-Benutzer – ein Kontakt benötigt kein Login und keine Rolle in ChurchDesk (mehr dazu weiter unten).

Im Kontaktprofil lassen sich alle relevanten Informationen an einem Ort speichern und verwalten – wie Name, Adresse, Telefonnummer, Geburtstag, Gruppenmitgliedschaften, Notizen, Schlagwörter und mehr.

Kontakt erstellen

Neben der Möglichkeit, mehrere Kontakte gleichzeitig zu importieren, können Sie Kontakte auch manuell hinzufügen und bearbeiten.

Gehen Sie dazu ins Modul „Personen“ und klicken Sie auf „+ Neuer Kontakt“:

Nun können Sie die verfügbaren Informationen für den Kontakt eintragen:

Kontakt bearbeiten

Oben rechts finden Sie eine Suchleiste, mit der Sie gezielt nach einem Kontakt suchen können.

Sobald Sie die Person gefunden haben, klicken Sie auf den Namen, um das Kontaktprofil zu öffnen.

Hier können Sie Details, Kommunikationsverlauf, Beiträge einsehen und den Kontakt bearbeiten.

Profil

Im Tab Profil finden Sie die wichtigsten Informationen zum Kontakt:

• Persönliche Angaben: Klicken Sie auf Bearbeiten, um Name, Adresse, Geburtstag, Telefonnummer etc. zu ergänzen oder zu ändern.
• Familie: Verknüpfen Sie Kontakte über Bearbeiten > Mitglied hinzufügen als Familienmitglieder.
• Benutzerdefinierte Felder: Ergänzen Sie eigene Felder, passend zu den Anforderungen Ihrer Kirche.

Aktivität

Im Tab Aktivität sehen Sie eine Übersicht über versendete E-Mails und SMS, über Beiträge oder ausgefüllte Formulare:

Einstellungen

Im Tab Einstellungen können Sie:

• Schlagwörter hinzufügen, um Kontakte zu kategorisieren und leichter zu organisieren
• Kommunikationspräferenzen festlegen (E-Mail, SMS oder beides)
• Die gegebenen Einwilligungen der Person einsehen

Seelsorgliche Notizen

Hier können Sie vertrauliche Notizen zum Kontakt hinterlegen – nur für Sie sichtbar. Andere Teammitglieder sehen diese nur, wenn sie entsprechende Berechtigungen haben:

Kontakt löschen

Wenn Sie einen Kontakt löschen möchten, klicken Sie oben rechts auf „Mehr“ und wählen Sie „Kontakt löschen“:

Kontakte in der ChurchDesk-App

Sie können Kontakte auch über die ChurchDesk-App einsehen und verwalten – ideal unterwegs, bei Besuchen, Veranstaltungen oder spontanen Fragen.

Funktionen in der App:

• Kontakte suchen und anzeigen
• Schlagwörter und Kontaktdaten einsehen
• Seelsorgliche Notizen lesen und hinzufügen
• Neue Kontakte direkt vor Ort erstellen

Die App bietet eine vereinfachte Version der Kontaktverwaltung. Für erweiterte Funktionen empfiehlt sich die Nutzung im Browser.

Kontakt ≠ Benutzer

Nicht jeder Kontakt ist automatisch ein ChurchDesk-Benutzer.

Ein Kontakt ist ein einfacher Datensatz mit persönlichen Informationen – etwa um Gruppen zu verwalten, Nachrichten zu senden oder Beteiligung zu verfolgen.

Ein Benutzer hingegen hat ein ChurchDesk-Login, eine bestimmte Rolle (z. B. Redakteur:in, Ehrenamtliche:r) und Zugriff auf ausgewählte Module.

Sie können jederzeit aus einem Kontakt einen Benutzer machen – und das Entfernen eines Benutzers löscht den Kontaktdatensatz nicht.

Datenschutz (DSGVO)

ChurchDesk erfüllt vollständig die Anforderungen der DSGVO zur sicheren Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten:

• Alle Daten werden sicher und verschlüsselt gespeichert
• Berechtigte Personen können Daten jederzeit einsehen, aktualisieren oder löschen
• Integrierte DSGVO-Werkzeuge wie Einwilligungsmanagement und Datenexport
• Nur autorisierte Benutzer innerhalb Ihrer Organisation haben Zugriff auf Ihre Kontaktdaten

Mehr erfahren

• Kontakte per Excel importieren
• Filter, Teilnehmerlisten, Newsletterlisten
• Benutzer erstellen und Rollen zuweisen

Aktualisiert am: 25/07/2025