Einleitung

Der Dienstplan im ChurchDesk-Kalender ist ein leistungsstarkes Tool zur Organisation von Diensten in der Gemeinde. Er hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, und erleichtert die Kommunikation mit allen Beteiligten.

Vorteile des Dienstplans:

• Erstellen Sie Dienstpläne für unterschiedliche Bereiche.
• Behalten Sie den Status der Besetzung im Blick.
• Teilen Sie den Link mit den beteiligten Personen.
• Sehen Sie auf einen Blick, welche Dienste noch unbesetzt sind.

Möglichkeiten Personen einen Dienst zuzuteilen

1. Es gibt die Möglichkeit, dass Personen sich zu Diensten in ihren eigenen Gruppen selber zuweisen (Mehr dazu hier)

2. Benutzer mit "Buchen und Planen" Berechtigung können andere Nutzer zu Diensten hinzufügen (Mehr dazu hier)

3. Bei Serieneterminen können Benutzer per Sammelzuweisung für zukünftige Termine hinzugefügt werden (Mehr dazu hier)

Rechte & Rollen

• Alle Benutzer mit Zugriff auf den Kalender können auf die Dienstpläne zugreifen und sich für ihre Dienste eintragen.

• Benutzer mit der Berechtigung zum Buchen und Planen können neue Dienstpläne erstellen und auch andere Benutzer einem Dienst zuweisen.

• Verhaltensweise in Multigemeinden: In Multigemeinden sehen Benutzer standardmäßig nur die Dienste ihrer eigenen Gemeinde und können sich auch nur dort eintragen. Wenn ein Dienstplan jedoch Veranstaltungen aus mehreren Gemeinden (z. B. A und B) enthält, können Administratoren oder Personen mit der Berechtigung zum Buchen und Planen in den Gemeinden A und B, für den Dienst in Gemeinde B trotzdem auch Benutzer aus Gemeinde A eintragen. Das ist möglich, weil Gruppen für die Zusammenarbeit über Gemeindegrenzen hinweg ausgelegt sind. Die Rollen der einzelnen Mitglieder beschränken parallel gezielt die Einsicht in die gemeindespezifischen Informationen.

Nutzung des Dienstplans:

Neue Dienste anlegen/ Dienstarten erstellen

• Dienste werden über Gruppen gesteuert.
• Wenn Sie einen neuen Dienst anlegen wollen, erstellen Sie eine neue Gruppe.
• Im Erstellfenster setzten Sie ein Haken bei "Diese Gruppe hat einen Dienst".
• Darunter vergeben Sie dann einen Namen für den Dienst, der dann auch im Dienstplan so erscheinen wird.
• Nun fügen Sie dort in die Gruppe die Personen hinzu, die Teil dieses Dienstes sein sollen.
• Diese Benutzer können dann beim entsprechenden Dienst gebucht werden.

• Bei bestehenden Gruppen können Sie als "Gruppenleitung" nachträglich die Einstellungen für einen Dienst vornehmen.
• Also Organisationsadministrator können Sie sich selbst zu Gruppenleitung ernennen. Werden Sie Mitglied der Gruppe, gehen Sie zu "Mitglieder", ändern Sie dort unter "Aktionen" Ihren Status zur Gruppenleitung. Laden Sie anschließend die Seite neu und bearbeiten Sie in der Gruppe unter "Mehr" (oben rechts) die Einstellungen.

Den Dienstplan, als Übersicht, erreichen Sie im ...

Kalender über das Dropdown-Menü neben dem Namen Ihrer Gemeinde, Pfarrei oder Installation. Wählen Sie dort "Kalender" und dann auf der linken Seite im schwarzen Balken "Dienstpläne" aus.

Erstellung eines neuen Dienstplans:

1. Navigieren Sie zum Dienstplan-Modul.
2. Klicken Sie oben rechts auf "Neuer Dienstplan".
3. Wählen Sie die passenden Filter für die gewünschten Dienste und Personen.
4. Nach dem Speichern können Sie zurück zur Dienstplan-Übersicht gehen.
5. Über "Mehr" → "Einstellungen" können Sie den Namen und weitere Details anpassen.

Änderung eines Dienstes

• Termine im Dienstplan selbst können nicht bearbeitet werden.
• Um einen Termin zu ändern, klicken Sie in den Dienstplan in der Spalte "Datum" auf den Termin, bearbeiten ihn und kehren danach automatisch zum Dienstplan zurück.

Neue Kalenderereignisse zum Dienstplan hinzufügen

• Termine werden über den Kalender hinzugefügt.
• Wenn Sie ein Ereignis im Kalender erstellen oder bearbeiten, gibt es unter "Mehr Optionen" die Registerkarte "Dienst". Dort können Sie Dienste für den Termin oder die Serie anlegen.

• Legen Sie eine Mindestanzahl an Gruppenmitgliedern für den Dienst fest.
• Es können mehr Personen eingetragen werden als die Mindestanzahl, aber der Dienst gilt nur dann als offen, wenn dieses Minimum nicht erreicht wird.
• Die Mindestanzahl kann jederzeit für einen einzelnen Dienst oder eine ganze Dienstreihe geändert werden.

Helfern in Dienste zuteilen & individuellen Änderungen in Serienterminen vornehmen

Bei Serienterminen können Einzelereignisse individuell bearbeitet werden.

• Klicken Sie in der Serie > auf Dienste > auf den Dienst des Datums, den Sie bearbeiten möchten.

Sie können die

• Anzahl der benötigten Helfer ändern,
• Helfer zuweisen,
• auswählen: "Externe werden den gesamten Dienst übernehmen" (Beispiel ein externer Chor oder ein externer Prediger),
• Notizen hinzufügen. Diese können von der Gruppe und allen, die "Buchen und Planen" -Berechtigung haben, gesehen werden.
• Der Dienst kann für ein Datum gelöscht werden.

Benachrichtigungen

• 3 Tage vor Dienstbeginn erhalten die eingetragenen Personen eine Erinnerungs-E-Mail.
• Unter "Meine Dienste" im Browser oder in der mobilen App können alle eigenen Dienste eingesehen werden.

Einfache Zuweisung über die mobile App 

Weisen Sie Personen für Dienste jetzt auch über unsere mobile App zu.

• Gehen Sie in ein Kalenderereignis > oben rechts auf Bearbeiten und dann dort können Sie für Einzeltermine Helfer hinzufügen oder ändern.

Sammelzuweisungen in Serienterminen

Einschränkungen:

• Nur offene Dienste: Es werden nur Dienste eingetragen, die noch nicht besetzt sind.
• Manuelle Änderungen: Bereits manuell vergebene oder geänderte Dienste werden nicht überschrieben und müssen weiterhin manuell verwaltet werden.
• Personenpool: Die Logik berücksichtigt nur die Personen, die anfangs für diesen Pool ausgewählt wurden.

Zum Öffnen der Sammelzuweisung Einstellung auf den kleinen Pfeil neben dem Titel des Dienstes klicken.

Die Logik der Sammelzuweisung für eine Dienstserie:

1. Verfügbarkeitsprüfung: Das System prüft die Verfügbarkeit der Gruppenmitglieder im Kalender.

2. Automatische Eintragung:

• Ist eine Person verfügbar, wird sie automatisch für den offenen Dienst eingetragen.
• Ist die Person nicht verfügbar, rückt die nächste Person in der ausgewählten Gruppe nach. (siehe Priorisierung)
• Ist keine der ausgewählten Personen verfügbar, bleibt der Dienst offen/leer.

3. Priorisierung:

• Die Reihenfolge der Überprüfung und Eintragung entspricht der Reihenfolge, in der die Personen ursprünglich in der Sammelzuweisung ausgewählt wurden (die erste ausgewählte Person wird zuerst geprüft).

4. Tipp: Wenn Sie möchten, dass alle Dienste besetzt werden, wählen Sie mehr Personen aus, als tatsächlich benötigt werden (z.B. 5 Personen vorschlagen, um 2 Slots zu belegen).

5. Beachten Sie die oben genannten Einschränkungen.

Schichten selber annehmen oder ablehnen

• Benutzer können sich unter "Meine Dienste" für freie Dienste eintragen oder bereits zugewiesene Dienste stornieren.
• In der Erinnerungs-E-Mail gibt es einen "Absagen"-Button, um den Dienst abzusagen.

"Meine Dienste" abonnieren

• Sie haben die Möglichkeit über Kalender -> Meine Dienste -> die Ihnen zugeordneten Dienste zu Ihrem privaten Kalender hinzuzufügen bzw. diese zu abonnieren.

"Meine Dienste" per mobiler App bearbeiten

• In der mobilen App können Sie Dienste von Ihren Gruppen annehmen oder ablehnen

Export & Teilen

• Kein Excel-Export möglich – um Inkonsistenzen zu vermeiden.
• Dienstpläne können unter der Druckerfunktion als PDF gespeichert werden.
• Dienstpläne sind leicht per Link mit allen zu teilen. Klicken Sie auf "Link zum Teilen".
• Bitte beachten Sie, dass dieser Link nur Termine anzeigen kann, deren Sichtbarkeitseinstellung "öffentlich" lautet.
• Die Leute sehen die Auswahl an Spalten, die Sie sehen. Wenn Sie die Anzeige einschränken möchten, wenden Sie einfach Filter an oder entfernen Sie Spalten. -> Verwenden Sie dazu den Spalten-Manager an: Das Buch-Symbol ganz rechts in der Symbolleiste.

• ABER: Wenn Sie alle Spalten abwählen, werden alle Dienste in Spalten im Link angezeigt. Sobald Sie einen auswählen, wird dann der Spezielle angezeigt.

Aktualisiert am: 09/03/2026