Dienst Benachrichtigungen

Rund um den Dienstplan verschickt ChurchDesk Benachrichtigungen für 6 Szenarien:

Inhalt

• 1. Dienst E-Mail – die zentrale Beantragungs-E-Mail beim Eintragen einer Mitwirkenden für einen Dienst.
• 2. Dienst abgesagt – Benachrichtigung an die Gruppenleitung, wenn eine Mitwirkenden den Dienst abgelehnt hat.
• 3. Dienst entfernt – Benachrichtigung, wenn ein Dienst von der Gruppenleitung storniert wird.
• 4. Dienst aktualisiert – Benachrichtigung, wenn sich ein Dienst ändert.
• 5. Dienst Erinnerung – Erinnerungs-E-Mail vor Dienstbeginn, inkl. Übersicht der weiteren eingeteilten Personen.
• 6. Unbesetzter Dienst – Hinweis an Gruppenleitung und Administrator:innen, wenn ein Dienst kurz vor dem Termin noch offen ist.

1. Dienst E-Mail

Bisher fragen viele Gemeinden ihre Mitglieder vorab per Telefon, E-Mail oder persönlich an, bevor sie sie für einen Dienst eintragen. Das kostet Zeit und mehrere Arbeitsschritte. Genau hier setzt die neue Dienstanfrage an: Mitglieder werden für einen Dienst angefragt, sind dabei aber direkt eingetragen – sie müssen sich also nicht erst zurückmelden, um bestätigt zu sein. Wer doch nicht kann, sagt mit einem Klick direkt aus der E-Mail heraus ab oder antwortet auf die E-Mail.

Sobald eine Person einem Dienst zugewiesen wird und dann auf "speichern & Benachrichtigen" geklickt wird, erhält sie eine Dienstanfrage per E-Mail. Darin kann sie:

• sehen, welche weiteren Personen für den Dienst eingeteilt sind,
• den Dienst direkt über die E-Mail absagen,
• auf die E-Mail antworten, um mit der Gruppenleitung Rücksprache zu halten.

Sagt eine Person ab, wird der Dienst wieder als offen angezeigt.

📷 [Screenshot: Dienstanfrage-E-Mail mit Liste der eingeteilten Personen, „Absagen"-Button und Antwortmöglichkeit]

Sie tragen Anna für den Lektorendienst am Sonntag ein und klicken "Speichern & Benachrichtigen". Anna erhält automatisch eine Dienstanfrage per E-Mail, ist bereits eingeplant und muss nichts bestätigen. Passt es ihr doch nicht, sagt sie direkt über die E-Mail ab, der Dienst wird wieder als offen angezeigt.

2. Dienst abgesagt

Wenn die eingetragene Person ihren Dienst ablehnt, erhält die Gruppenleitung des zuständigen Dienstes die Benachrichtigung, dass der Dienst abgelehnt wurde.

3. Dienst entfernt

Wenn ein Dienst oder das gesamte Event auf dem der Dienst platziert war, entfernt wird, erhalten die für den Dienst eingetragenen Personen die Benachrichtigung, dass der Dienst entfernt wurde.

4. Dienst aktualisiert

Wenn ein Dienst oder das Event auf dem der Dienst platziert ist, aktualisiert wird, erhalten die für den Dienst eingetragenen Personen die Benachrichtigung, dass der Dienst aktualisiert wurde.

5. Dienst Erinnerungs-E-Mail

3 Tage vor Dienstbeginn erhalten die eingetragenen Personen eine Erinnerungs-E-Mail. Neu ist, dass sie darin jetzt auch sehen, welche weiteren Personen mit ihnen im Dienst sind. Über den „Absagen"-Button können sie den Dienst weiterhin absagen.

BEISPIEL: Sie teilen Anna für den Lektorendienst am Sonntag ein. Anna erhält eine Dienstanfrage per E-Mail, sieht dort, dass auch Markus eingeteilt ist, und sagt direkt über die E-Mail ab. Der Dienst wird wieder als offen angezeigt. Bleibt er bis 3 Tage vor dem Gottesdienst unbesetzt, werden Sie als Gruppenleitung automatisch benachrichtigt.

📷 **[Screenshot: **

6. Unbesetzter Dienst

3 Tage vor Dienstbeginn erhalten die zuständigen Gruppenleiter der jeweiligen Dienst Gruppe eine Erinnerungs-E-Mail, dass ein oder mehrere Dienste der jeweiligen Gruppe noch unbesetzt sind. Über den „Dienst zuweisen"-Button können sie den Dienst bearbeiten und einen Ersatz für den unbesetzten Dienst direkt über ChurchDesk finden. Über "Dienst Gruppe benachrichtigen" werden sie direkt in die zugehörige Gruppe weitergeleitet und können dort eine Nachricht an alle Gruppen Mitglieder versenden.

📷 **[Screenshot: **

Aktualisiert am: 18/06/2026