Bemandingsplanmeddelelse

I forbindelse med Bemandingsplanen sender ChurchDesk beskeder i 6 forskellige situationer:

Indhold

1. Opgaven-e-mail – den centrale tilmeldings-e-mail, når en medvirkende tilmeldes en tjeneste.

2. Opgaven aflyst – besked til Administratoren, når en medvirkende har afvist en tjeneste.

3. Opgave fjernet – Meddelelse, når en opgave annulleres af administratoren.

4. Opgaven er opdateret – Meddelelse, når en opgave ændres.

5. Opgave-påmindelse – Påmindelses-e-mail inden opgavens start, inkl. oversigt over de øvrige tildelte personer.

6. Ubesat Bemanding – Besked til gruppelederen og administratorerne, hvis en tjeneste stadig er ubesat kort før tidspunktet.

1. Opgaven-e-mail

Indtil nu har mange menigheder spurgt deres medlemmer på forhånd via telefon, e-mail eller personligt, før de tilmelder dem til en opgave. Det koster tid og kræver flere arbejdsskridt. Det er netop her, den nye opgaveforespørgsel kommer ind i billedet: Medlemmerne bliver spurgt om en opgave, men bliver samtidig tilmeldt med det samme – de behøver altså ikke først at svare tilbage for at blive bekræftet. Den, der alligevel ikke kan, afmelder sig med et klik direkte fra e-mailen eller svarer på e-mailen.

Så snart en person får en opgave tildelt, og der derefter klikkes på »Gem og notificer«, modtager vedkommende en opgaveforespørgsel via e-mail. Her kan vedkommende:

• se, hvilke andre personer der er tildelt opgaven,
• afmelde opgaven direkte via e-mailen,
• besvare e-mailen for at rådføre sig med Administratoren.

Hvis en person afmelder sig, vises opgaven igen som ledig.

📷 [Skærmbillede: E-mail med tjenesteanmodning med liste over de indsatte personer, »Afmeld«-knap og mulighed for at svare]

Du tilmelder Anna til læsertjenesten på søndag og klikker på »Gem og notificer«. Anna modtager automatisk en opgaveanmodning via e-mail; hun er allerede planlagt og behøver ikke at bekræfte noget. Hvis det alligevel ikke passer hende, afmelder hun sig direkte via e-mailen, og opgaven vises igen som ledig.

2. Opgave aflyst

Hvis den tilmeldte person afviser sin opgave, modtager Administratoren for den pågældende opgave en besked om, at opgaven er blevet afvist.

3. Opgave fjernet

Hvis en bemanding eller hele den begivenhed, som bemandingen var placeret under, fjernes, modtager de personer, der er tilmeldt bemandingen, en besked om, at bemandingen er blevet fjernet.

4. Opgaven er opdateret

Når en opgave eller den begivenhed, hvor opgaven er placeret, opdateres, modtager de personer, der er tilmeldt opgaven, en besked om, at opgaven er blevet opdateret.

5. Opgave - Påmindelse

3 dage før opgavens start modtager de tilmeldte personer en påmindelses-e-mail.

Det nye er, at de nu også kan se, hvilke andre personer der er med dem i tjenesten. Via knappen »Afmeld« kan de fortsat afmelde tjenesten.

EKSEMPEL:Du tildeler Anna læsertjenesten på søndag. Anna modtager en tjenesteforespørgsel via e-mail, ser der, at Markus også er tildelt, og afmelder sig direkte via e-mailen. Tjenesten vises igen som ledig. Hvis den stadig er ubesat indtil 3 dage før gudstjenesten, får du som administrator automatisk besked.

📷 **[Skærmbillede: **

6. Ubesat bemanding

3 dage før bemandingens start modtager de ansvarlige administratorer for den pågældende bemanding en påmindelses-e-mail om, at en eller flere bemandinger i den pågældende gruppe stadig er ubesatte. Via knappen »Tildel tjeneste« kan de redigere tjenesten og finde en afløser til den ubesatte tjeneste direkte via ChurchDesk. Via »Underret tjenestegruppe« bliver de videresendt direkte til den tilhørende gruppe, hvor de kan sende en besked til alle gruppens medlemmer.

📷 **[Skærmbillede: **

Opdateret den: 18/06/2026