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Abwesenheit und Verfügbarkeit

Die Übersicht „Abwesenheit und Verfügbarkeit“ im ChurchDesk-Kalender bietet Ihnen einen übersichtlichen Überblick darüber, wer abwesend und wer verfügbar ist – ohne die Unübersichtlichkeit durch Termine. Im Gegensatz zum Kalender, in dem Abwesenheiten und Verfügbarkeiten mit Terminen vermischt sind, sehen Sie in dieser Ansicht jeden Nutzer in einer eigenen Zeile mit seinen Abwesenheiten und Verfügbarkeiten über die Wochen hinweg.


Vorteile der Übersicht „Abwesenheit und Verfügbarkeit“


  • Sehen Sie auf einen Blick, wer wann abwesend ist und – je nach Ihren Berechtigungen – warum.
  • Erkennen Sie, wer für Anfrage-Seiten in einem bestimmten Zeitraum verfügbar ist.
  • Planen Sie Vertretungen und Ausfälle im Voraus.
  • Filtern Sie nach Gemeinde, Gruppe oder Abwesenheitsart, um sich auf die Personen zu konzentrieren, für die Sie planen.


3 Möglichkeiten, eine Abwesenheit oder Verfügbarkeit anzulegen


  1. Schaltfläche „Erstellen“: Klicken Sie oben rechts auf „Erstellen“ und füllen Sie das Formular vollständig aus.
  2. Ziehen und erstellen: Klicken und ziehen Sie über Daten in der Zeile eines Nutzers auf der Zeitachse, um ein Schnellformular zu öffnen.
  3. Kalender: Abwesenheiten und Verfügbarkeiten können weiterhin wie bisher im Kalender erstellt werden.



Verfügbarkeit


Die Sichtbarkeit der Abwesenheitsfunktion entspricht den bestehenden Abwesenheitsberechtigungen, sodass Benutzer:innen, die nur die Verfügbarkeit sehen können, die Zeilen der Kontakte ohne die Abwesenheitseinträge angezeigt bekommen.


Inhalt




Rechte und Rollen


Die Übersicht folgt denselben Abwesenheitsberechtigungen wie der Kalender. Was Sie sehen, hängt von den Berechtigungen Ihrer Rolle ab:


  • „Alle Abwesenheiten in meinen Gruppen anzeigen“: Sie können sehen, wer in den Gruppen, denen Sie Mitglied sind, abwesend ist, einschließlich Vertretungen.
  • „Alle Abwesenheiten in der gesamten Organisation anzeigen“: Sie können sehen, wer in der gesamten Organisation und in allen Gruppen abwesend ist.
  • „Abwesenheiten und Abwesenheitskategorien in meinen Gruppen anzeigen“: Sie können auch den Abwesenheitstyp sehen (z. B. Urlaub oder Krankheit). Ohne diese Berechtigung sehen Sie nur, dass jemand abwesend ist – nicht aber den Grund dafür.
  • „Abwesenheiten in meinen Gruppen anzeigen und verwalten“: Sie können Abwesenheiten für Mitglieder Ihrer eigenen Gruppen anlegen, bearbeiten und löschen.
  • „Abwesenheiten in der gesamten Organisation anzeigen und verwalten“: Sie können Abwesenheiten für jeden Benutzer in der Organisation anlegen, bearbeiten und löschen.
  • Alle: Sie können jederzeit Ihre eigenen Abwesenheiten anlegen und verwalten.


HINWEIS: Die Berechtigungen für Abwesenheiten werden pro Rolle unter ChurchDesk Einstellungen > Benutzer festgelegt.



Der Abwesenheitsüberblick öffnen


  1. Gehe zum Kalender.
  2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Abwesenheiten & Verfügbarkeit“.


Die Übersicht öffnet sich mit einer Zeitleiste, die zwei Monate umfasst. Links werden die Benutzer:innen aufgelistet, und in der jeweiligen Zeile werden die Abwesenheiten und Verfügbarkeiten der jeweiligen Benutzer:innen angezeigt.


  • Abwesenheiten werden als farbige Balken dargestellt, die mit den Abwesenheitstypen beschriftet sind, zum Beispiel „Urlaub“, „Krankheit“ oder „Elternzeit“. Wenn ein Vertreter festgelegt wurde, wird dieser im Balken angezeigt.
  • „Feiertage und Sonntage sind rot markiert“
  • „Schulferien sind mit einem blauen Hintergrund markiert“
  • Verfügbarkeiten werden als dünne blaue Balken dargestellt.
  • Heute ist mit einer vertikalen Linie markiert.






Durch die Zeitleiste navigieren


Durch die Zeit navigieren


  • Verwenden Sie die Pfeile neben „Heute“, um vor- oder zurückzuspringen.
  • Klicken Sie auf „Heute“, um zum aktuellen Datum zurückzukehren. Die Zeitleiste zeigt dann den heutigen Tag und die folgenden zwei Monate an.
  • Verwenden Sie die horizontale Bildlaufleiste am unteren Rand der Zeitleiste, um seitlich zu scrollen. Sie ist immer sichtbar, sodass Sie erkennen können, dass sich rechts weitere Inhalte befinden.


Einen Zeitraum auswählen


Klicken Sie auf das Datumsfeld oben, um im Kalender ein Start- und Enddatum auszuwählen, oder wählen Sie eine Voreinstellung:


  • „Letztes Quartal“
  • „Letzter Monat“
  • „Dieser Monat“
  • „Nächster Monat“
  • „Nächstes Quartal“


Benutzer:innen sortieren


Verwenden Sie das Dropdown-Menü über der Benutzerliste, um die Benutzer:innen nach „Nachname“ oder „Vorname“ zu sortieren.


Details eines Eintrags anzeigen


  • Führen Sie den Mauszeiger über eine Abwesenheit, um den Benutzer, den Abwesenheitstyp, die Daten, die Anzahl der Tage und den Vertreter anzuzeigen.
  • Führen Sie den Mauszeiger über eine Verfügbarkeit, um die Gruppe und die Anfragemöglichkeiten anzuzeigen. Wenn ein Benutzer im selben Zeitraum mehrere Verfügbarkeiten hat, listet der Tooltip alle auf.
  • Klicken Sie auf einen Eintrag, um ihn zu öffnen und zu bearbeiten oder zu löschen.



Filtern und Suchen


Verwenden Sie die Filterleiste oberhalb der Zeitleiste, um die Übersicht einzugrenzen:


  • Benutzer:innen suchen: Geben Sie einen Namen ein, um schnell einen bestimmten Benutzer zu finden.
  • „Alle Gemeinden“: Zeigt nur Benutzer:innen aus ausgewählten Gemeinden an (Multi-Gemeinde).
  • „Alle Gruppen“: Zeigt nur Mitglieder in ausgewählten Gruppen an.
  • „Alle Typen“: Zeigt nur ausgewählte Abwesenheitskategorien an.
  • „Nur abwesende Benutzer:innen“: Zeigt nur Benutzer:innen an, die innerhalb des angezeigten Zeitraums abwesend sind.
  • „Verfügbarkeiten“: Zeigt Verfügbarkeiten an oder blendet sie aus. Diese Option ist standardmäßig aktiviert, sodass Sie sowohl Abwesenheiten als auch Verfügbarkeiten sehen.


Um alle Einstellungen zurückzusetzen, klicken Sie auf „Alle Filter löschen“.



BEISPIEL: Um zu sehen, wer in Ihrer Jugendmannschaft nächsten Monat im Urlaub ist, wählen Sie die Gruppe unter „Alle Gruppen“ aus, wählen Sie „Urlaub“ unter „Alle Typen“, wählen Sie „Nächster Monat“ im Datumsfeld aus und aktivieren Sie „Nur abwesende Benutzer:innen“.



Eine Abwesenheit erstellen


Über die Schaltfläche „Erstellen“


  1. Klicken Sie oben rechts auf „Erstellen“ und wählen Sie „Abwesenheit“.
  2. Füllen Sie das Formular aus:
    • Benutzer: Wer ist abwesend?
    • Datum: Start- und Enddatum sowie Uhrzeit. Aktivieren Sie bei Bedarf „Ganztägig“ und legen Sie eine Wiederholung fest, falls die Abwesenheit regelmäßig auftritt.
    • Typ: Der Abwesenheitstyp, zum Beispiel „Urlaub“. - Abwesenheitstage: Bestätigen Sie die Anzahl der Arbeitstage, an denen die Person abwesend ist.
    • Gruppe: Die Gruppe, zu der die Abwesenheit gehört.
    • Vertretung: Wer springt während der Abwesenheit ein (optional).
    • Kommentare: Zusätzliche Informationen (optional).
  4. Klicken Sie auf „Speichern“.


Dies ist dasselbe Formular, das Sie bereits vom Erstellen von Abwesenheiten im Kalender kennen.






Per Drag & Drop auf der Zeitachse erstellen


  1. Klicken Sie in der Zeile des Benutzers auf die Daten der Abwesenheit und ziehen Sie den Mauszeiger darüber.
  2. Stellen Sie im Schnellformular sicher, dass die Registerkarte „Abwesenheit“ ausgewählt ist.
  3. Wählen Sie den Benutzer aus und legen Sie eine Kategorie sowie eine Gruppe fest.
  4. Klicken Sie auf „Abwesenheit erstellen“ – oder klicken Sie auf „Weitere Optionen“, um das vollständige Formular zu öffnen.


Buchungskonflikte


Wenn der Benutzer während der Abwesenheit bereits gebucht ist, zeigt ein Fenster „Buchungskonflikte“ an, welche Termine sich überschneiden.


  • Klicken Sie auf „Konflikte zulassen“, um die Abwesenheit trotzdem zu speichern.
  • Klicken Sie auf „Schließen“, um zurückzugehen und die Abwesenheit zu ändern.



Eine Verfügbarkeit erstellen


Verfügbarkeiten zeigen an, wann Benutzer über eine Anfrage-Seite gebucht werden können.


Mit der Schaltfläche „Erstellen“


  1. Klicken Sie oben rechts auf „Erstellen“ und wählen Sie „Verfügbarkeit“.
  2. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf „Speichern“.


Per Drag & Drop auf der Zeitleiste erstellen


  1. Klicken Sie in der Zeile des Nutzers auf die Daten der Verfügbarkeit und ziehen Sie den Mauszeiger darüber.
  2. Wählen Sie im Schnellformular die Registerkarte „Verfügbarkeit“ aus.
  3. Wählen Sie die Anfrageseite, die Optionen und den Nutzer aus.
  4. Klicken Sie auf „Verfügbarkeit erstellen“ – oder klicken Sie auf „Weitere Optionen“, um das vollständige Formular zu öffnen.


TIPP: Sie interessieren sich nur für Abwesenheiten? Deaktivieren Sie „Verfügbarkeiten“ in der Filterleiste, um die Verfügbarkeitsbalken auszublenden und die Zeitleiste übersichtlich zu halten.



Einträge bearbeiten, kopieren oder löschen


  1. Klicken Sie auf eine Abwesenheit oder Verfügbarkeit auf der Zeitleiste.
  2. Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um das vollständige Formular zu öffnen, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf „Speichern“.


Klicken Sie im Formular unten auf „Mehr“, um:


  • den Eintrag „zu löschen“,
  • ihn „als iCal zu abonnieren“, um ihn zum eigenen Kalender hinzuzufügen,
  • den „Versionsverlauf“ anzuzeigen,
  • eine „Kopie“ des Eintrags zu erstellen.


Sie können einen Eintrag auch direkt löschen, indem Sie ihn auf der Zeitachse anklicken.





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Aktualisiert am: 08/10/2026

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