Fravær og tilgængelighed

Oversigten over Fravær og tilgængelighed i ChurchDesk-kalenderen giver dig et klart overblik over, hvem der er fraværende, og hvem der er tilgængelig — uden at begivenhederne forstyrrer. I denne visning ser du, i modsætning til i kalenderen, hvor fravær og tilgængelighed er blandet sammen med begivenheder, hver bruger på sin egen række med oplysninger om fravær og tilgængelighed på tværs af ugerne.

Fordele ved oversigten over fravær og tilgængelighed

• Se med et blik, hvem der er fraværende, hvornår og — afhængigt af dine rettigheder — hvorfor.
• Find ud af, hvem der er ledige til forespørgsler i en given periode.
• Planlæg vikarer og afløsere i god tid.
• Filtrer efter sogn, gruppe eller fraværstype for at fokusere på de personer, du planlægger for.

3 måder at oprette et fravær eller en tilgængelighed på

1. Opret-knap: Brug »Opret« i øverste højre hjørne og udfyld hele formularen.
2. Træk og opret: Klik og træk hen over datoer i en brugers række på tidslinjen for at åbne en hurtigformular.
3. Kalender: Fravær og tilgængelighed kan stadig oprettes i kalenderen som før.

Tilgængelighed

Fraværsfunktionen med synlighed afspejler de eksisterende fraværsrettigheder, så brugere, der kun kan se tilgængelighed, får vist personernes rækker uden fraværsposterne.

Indhold

• Rettigheder og roller
• Åbn oversigten over fravær og tilgængelighed
• Naviger i tidslinjen
• Filtrer og søg
• Opret et fravær
• Opret tilgængelighed
• Rediger, kopier eller slet poster

Rettigheder og roller

Oversigten følger de samme tilladelser for fravær som kalenderen. Hvad du kan se, afhænger af tilladelserne i din rolle:

• »Vis alle fravær i mine grupper«: Du kan se, hvem der er fraværende i de grupper, du er medlem af, herunder vikarer.
• »Se alt fravær på tværs af organisationen«: Du kan se, hvem der er fraværende på tværs af hele organisationen og alle grupper.
• »Se fravær og fraværstyper i mine grupper«: Du kan også se fraværstypen (f.eks. ferie eller sygdom). Uden denne rettighed kan du kun se, at en person er fraværende — ikke hvorfor.
• »Se og administrer fravær i mine grupper«: Du kan oprette, redigere og slette fravær for medlemmer af dine egne grupper.
• »Se og administrer fravær på tværs af organisationen«: Du kan oprette, redigere og slette fravær for enhver bruger i organisationen.
• Alle: Du kan altid oprette og administrere dine egne fravær.

Åbn fraværsoverblikket

1. Gå til Kalenderen.
2. Klik på »Fravær og tilgængelighed« i venstre sidepanel.

Oversigten åbnes med en tidslinje, der dækker to måneder. Brugerne vises til venstre, og hver brugers fravær og tilgængelighed vises i den pågældende række.

• Fravær vises som farvede bjælker med angivelse af fraværstypen, for eksempel »Ferie«, ›Sygefravær‹ eller »Forældreorlov«. Hvis der er angivet en vikar, vises denne i bjælken.
• »Helligdage og søndage er markeret med rødt«
• »Skoleferier er markeret med en blå baggrund«
• Tilgængelighed vises som tynde blå søjler.
• I dag er markeret med en lodret linje.

Naviger på tidslinjen

Bevæg dig gennem tiden

• Brug pilene ved siden af »I dag« til at gå frem eller tilbage.
• Klik på »I dag« for at springe tilbage til den aktuelle dato. Tidslinjen viser derefter i dag og de to følgende måneder.
• Brug den vandrette rullebjælke nederst på tidslinjen til at rulle sidelæns. Den er altid synlig, så du kan se, at der er mere indhold til højre.

Vælg en specifik tidsperiode

Klik på datofeltet øverst for at vælge en start- og slutdato i kalenderen, eller vælg en forudindstilling:

• »Seneste kvartal«
• »Seneste måned«
• »Denne måned«
• »Næste måned«
• »Næste kvartal«

Sorter brugere

Brug rullemenuen over brugerlisten til at sortere brugere efter ›Efternavn‹ eller »Fornavn«.

Se detaljer om en post

• Hold musen over et fravær for at se brugeren, fraværstypen, datoerne, antallet af dage og vikar.
• Hold musen over en tilgængelighed for at se gruppen og anmodningsmulighederne. Hvis en bruger har flere tilgængeligheder i samme periode, viser værktøjstipet dem alle.
• Klik på en post for at åbne den og redigere eller slette den.

Filtrer og søg

Brug filterbjælken ovenfor tidslinjen til at indsnævre oversigten:

• Søg efter brugere: Indtast et navn for hurtigt at finde en bestemt bruger.
• »Alle sogne«: Vis kun brugere fra udvalgte sogne (Multi-Sogn).
• »Alle grupper«: Vis kun medlemmer af de valgte grupper.
• »Alle typer«: Vis kun de valgte fraværstyper.
• »Kun fraværende brugere«: Vis kun brugere, der har et fravær inden for den specifikke tidsperiode, du ser på.
• »Tilgængelighed«: Vis eller skjul tilgængelighed. Dette er markeret som standard, så du ser både fravær og tilgængelighed.

For at nulstille alt skal du klikke på »Ryd alle filtre«.

EKSEMPEL: For at se, hvem i dit ungdomshold der har ferie næste måned, skal du vælge gruppen under »Alle grupper«, vælge ›Ferie‹ under »Alle typer«, vælge »Næste måned« i datofeltet og markere »Kun fraværende brugere«.

Opret fravær

Brug knappen Opret

1. Klik på »Opret« i øverste højre hjørne og vælg »Fravær«.
2. Udfyld formularen:
3. • Bruger: Hvem der er fraværende.
   • Dato: Start- og slutdato samt klokkeslæt. Marker »Hele dagen«, hvis det er nødvendigt, og indstil en gentagelse, hvis fraværet gentager sig.
   • Type: Fraværstypen, for eksempel »Ferie«. - Fraværsdage: Bekræft antallet af arbejdsdage, hvor personen er fraværende.
   • Gruppe: Den gruppe, fraværet tilhører.
   • Vikar: Hvem der dækker ind under fraværet (valgfrit).
   • Kommentarer: Eventuelle yderligere oplysninger (valgfrit).
3. Klik på »Gem«.

Dette er den samme formular, som du kender fra oprettelse af fravær i kalenderen.

Træk og opret på tidslinjen

1. I brugerens række skal du klikke og trække hen over datoerne for fraværet.
2. I hurtigformularen skal du sikre dig, at fanen »Fravær« er valgt.
3. Marker Bruger, og vælg en Kategori og en Gruppe.
4. Klik på »Opret fravær« — eller klik på »Flere indstillinger« for at åbne den fulde formular.

Dobbeltreservationer

Hvis brugeren allerede er booket i fraværsperioden, viser et vindue med ›Dobbeltreservationer‹, hvilke begivenheder der overlapper hinanden.

• Klik på »Tillad dobbeltreservationer« for alligevel at gemme fraværet.
• Klik på »Luk« for at gå tilbage og ændre fraværet.

Opret tilgængelighed

Tilgængeligheder viser, hvornår brugere kan bookes via en bookingside.

Brug af knappen Opret

1. Klik på »Opret« i øverste højre hjørne, og vælg ›Tilgængelighed‹.
2. Udfyld formularen, og klik på »Gem«.

Træk og opret på tidslinjen

1. Klik og træk på tværs af datoerne for tilgængeligheden i brugerens række.
2. Vælg fanen »Tilgængelighed« i hurtigformularen.
3. Vælg Bookingsiden, Indstillingerne og Brugeren.
4. Klik på »Opret tilgængelighed« — eller klik på »Flere indstillinger« for at åbne den fulde formular.

Rediger, kopier eller slet poster

1. Klik på et fravær eller en tilgængelighed på tidslinjen.
2. Klik på ›Rediger‹ for at åbne den fulde formular, foretag dine ændringer, og klik på »Gem«.

I formularen skal du klikke på »Mere« nederst for at:

• »Slette« posten,
• »Eksportere iCal« for at tilføje den til din egen kalender,
• se ›Versionshistorik‹,
• »Oprette en kopi« af posten.

Du kan også slette en post direkte ved at klikke på den på tidslinjen.

Nøgleord: Fravær, Fravær, Tilgængelighed, Tilgængeligheder, Fraværsoverblik, Fraværsplanlægning, Ferie, Sygdom, Forældreorlov, Fridag, Vikar, Afløsning, Hvem er fraværende, Fraværende medarbejdere, Orlov, Tidslinje, Bookingside, Dobbeltreservationer, Fraværstyper, Fraværstilladelser, Kalender, Multi-Sogn

Opdateret den: 09/10/2026