Zeiterfassung in ChurchDesk

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Hintergrund zur Zeiterfassung
Wie aktiviere ich die Zeiterfassung?
Wo finde ich die Zeiterfassung?
Wie stelle ich meine Standardarbeitszeiten ein?
Wie registriere ich meine Stunden?
Was mache ich, wenn ich Urlaub habe?
Berichte und Daten

Hintergrund zur Zeiterfassung

ChurchDesk hat ein Tool entwickelt, das es den Kirchen leicht macht, die Gesetzgebung einzuhalten und dem einzelnen Nutzer eine schnelle Möglichkeit bietet, die Stunden eines arbeitsreichen Tages zu erfassen. Die Zeiterfassung ist ein integrierter Bestandteil aller Pakete, wobei die Anzahl der Nutzer auf der Grundlage des Umfangs des Abonnements Ihrer Kirche begrenzt ist.

Wie aktiviere ich die Zeiterfassung?

Als normaler Benutzer können Sie nicht ohne Weiteres auf die Zeiterfassung zugreifen. Ein Organisationsadministrator muss die Zeiterfassung für Benutzer aktivieren, für die die Zeiterfassung relevant ist. Gleichzeitig muss der Administrator den aktuellen Zeitsaldo des Benutzers angeben (es wird empfohlen, in dieses Feld 0 einzugeben, da die meisten Benutzer bei der Verwendung des Tools weder im Minus noch im Plus sein werden). Wenn Ihnen als Administrator hier ein Fehler unterläuft, wenden Sie sich bitte schriftlich an den ChurchDesk-Support unter support@churchdesk.com, um Hilfe beim Zurücksetzen zu erhalten. Dies geschieht unter ChurchDesk Einstellungen -> Benutzer:innen (siehe unten).

Wo finde ich die Zeiterfassung?

Sobald Sie die Zeiterfassung aktiviert haben, können Sie die Zeiterfassung in Ihrem oberen Menü aufrufen, indem Sie auf die Uhr klicken (siehe unten).

Wie stelle ich meine Standardarbeitszeiten ein?

Wenn Sie zum ersten Mal auf die Zeiterfassung zugreifen, müssen Sie Ihre Standardarbeitszeiten registrieren. Die Wochenstunden sollten beim ersten Einrichten eingetragen werden, da Über-/Minusstunden nicht nachgetragen werden können. Die Auswahl ist nicht bindend und kann später geändert werden, aber die Standardarbeitszeiten machen es einfacher und schneller, die Stunden kontinuierlich zu erfassen.
Nach Festlegung der Standardzeiten erscheinen sie automatisch ab dem Folgetag, als Standardeintrag.


Wichtig: Die Wochenstunden sollten beim ersten Einrichten eingetragen werden, da diese nicht nachgetragen werden können. Haben Sie keine Wochenstunden hinterlegt, müssen Sie nicht ihre tatsächlich gearbeiteten Stunden eintragen sondern lediglich +/- Stunden.

Wie registriere ich meine Stunden?

Das Zeiterfassungstool besteht aus Folgendem:

- einem Kalender zur Auswahl des Wochentags, für den Sie die Zeit erfassen möchten
- einem Feld, in das Sie die Anzahl der Stunden für diesen Tag eingeben können
- die Möglichkeit, Ihre Standardstunden zu bearbeiten
- einem Kommentarfeld

An dem Tag, an dem Sie auf das Tool zugreifen, werden Ihre Standardstunden für den jeweiligen Wochentag automatisch aufgelistet.

Bitte beachten Sie, dass Ihr Stundeneintrag nach der Eingabe automatisch gespeichert wird, während etwaige Kommentare manuell über die Schaltfläche "Speichern" (siehe unten) gespeichert werden müssen.



Die Zeiterfassung kann natürlich auch in der ChurchDesk Mobile App erfolgen.

Sie können Ihre Stunden nachträglich erfassen und anpassen.

Was mache ich, wenn ich Urlaub habe?

Ein Arbeitnehmer, der bezahlten Urlaub nimmt, muss keine Arbeitsstunden im System eintragen, da die Urlaubstage als vollwertig erfüllte Arbeitszeit gelten. Das System greift zu jeder Zeit automatisch auf die hinterlegten Wochenarbeitsstunden zu und hinterlegt diese täglich ohne dass es einer Eingabe bedarf. Es sind somit grundsätzlich nur Abweichungen der hinterlegten Wochenarbeitsstunden zu dokumentieren. Sofern gewollt, können nachträglich die Notizen der entsprechenden Tage mit „Urlaub“ ergänzt werden.

Hat man den Urlaub im ChurchDesk Kalender als Abwesenheit eingetragen, wird diese über die Berichte automatisch für die jeweiligen Tage angegeben.

Hinweis: Die hinterlegten Abwesenheiten haben keinen Einfluss auf die Berechnung der Stunden. Die Spalte „Ganztägige Abwesenheit“ im Export hat lediglich eine Hinweis-Funktion für Mitarbeiter und Vorgesetzte. Gleiches gilt für die Spalte „Ereignisse“, dort werden die Ereignisse angezeigt, an denen die Person im ChurchDesk Kalender als Teilnehmer:in eingetragen ist. Auch diese Stunden finden in der Berechnung keinerlei Beachtung.

Berichte und Daten

Die Zeiterfassungsdaten werden, wie alle anderen Daten, sicher gespeichert und aufbewahrt, sodass Sie problemlos die benötigten Zeiterfassungsberichte erstellen können. Die Daten sind mit dem einzelnen Nutzer verknüpft und werden gegebenenfalls mit ihm gelöscht.

Sie können auf die Zeiterfassungsberichte über Berichte im Kalendermodul zugreifen.



Um einen Zeiterfassungsbericht zu erstellen, müssen Sie:

1) Wählen Sie die Registerkarte Zeiterfassung unter Berichte
2) Wählen Sie das Zeitintervall für Ihren Bericht
3) Wählen Sie aus, für welchen Benutzer Sie einen Bericht erstellen möchten
Organisationsadministratoren können Berichte für alle Mitarbeiter erstellen, während letztere nur für sich selbst einen Bericht erstellen können.
4) Drücken Sie auf „Exportieren“.



Sie erhalten dann einen Bericht an die E-Mail, die Sie in ChurchDesk erstellt haben.

Aktualisiert am: 19/05/2025