Kontakte erstellen und verwalten

Mit dem Kontakt-Modul von ChurchDesk behalten Sie den Überblick über alle Personen, mit denen Ihre Gemeinde verbunden ist – egal ob Gemeindemitglieder, Ehrenamtliche oder Interessierte. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Kontakte erstellen, verwalten und sinnvoll nutzen – z. B. für Newsletter, persönliche Notizen oder zur Dokumentation von Einverständniserklärungen. Außerdem erfahren Sie, welche Rolle Datenschutz und Berechtigungen dabei spielen.

Was ist ein Kontakt in ChurchDesk?

In ChurchDesk wird zwischen Kontakten und Nutzer:innen unterschieden:

• Kontakte sind Personen, deren Kontaktdaten gespeichert werden – z. B. Gemeindemitglieder, Besucher:innen oder Spender:innen. Sie haben keinen Zugriff auf ChurchDesk.
• Nutzer:innen sind Personen mit einem ChurchDesk-Zugang. Sie können sich einloggen und im System mitarbeiten.

Hinweis: Auch Organisationen können als „Kontakt“ angelegt werden – es gibt dafür allerdings kein eigenes Template.

Kontakte anlegen – so geht’s:

1. Manuell einen neuen Kontakt erstellen

1. Öffnen Sie das Modul Kontakte.
2. Klicken Sie oben rechts auf „Kontakt erstellen“.
3. Tragen Sie die verfügbaren Informationen ein, z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Anschrift.
4. Speichern Sie den Kontakt.

Tipp: Ein Screenshot kann hier eingeblendet werden, der die Maske zur Erstellung zeigt.

• Es gibt keine Pflichtfelder – technisch reicht z. B. auch nur eine E-Mail-Adresse aus.
• Ideal ist es aber, die Kontaktdaten möglichst vollständig zu pflegen.

2. Mehrere Kontakte gleichzeitig importieren

Wenn Sie viele Kontakte auf einmal ins System bringen möchten, nutzen Sie den Datenimport:

1. Klicken Sie im Modul Kontakte auf die drei Punkte (•••) oben rechts.
2. Wählen Sie „Importieren“.
3. Laden Sie Ihre Datei (z. B. eine Excel- oder CSV-Datei) hoch.
4. Ordnen Sie die Spalten zu den richtigen Feldern in ChurchDesk zu.
5. Starten Sie den Import.

Hinweis: Auch bei Importen gibt es keine Pflichtfelder – dennoch empfiehlt es sich, möglichst viele Daten zu pflegen.

Tipp: Über Formulare oder angebundene Meldewesen können ebenfalls automatisch Kontakte ins System übernommen werden.

Verwaltung und Pflege von Kontakten:

Kontakte bearbeiten

• Öffnen Sie einen Kontakt, um Daten zu ändern oder zu ergänzen.
• Hinterlegen Sie persönliche Notizen, z. B. aus Seelsorgegesprächen.
• Passen Sie Einverständniserklärungen direkt im Kontakt an – unter dem Reiter „Einstellungen“.

Kontakte löschen

• Öffnen Sie den gewünschten Kontakt.
• Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte (•••) und wählen Sie „Löschen“.
• Bestätigen Sie den Löschvorgang.

Wichtig: Gelöschte Kontakte können nicht wiederhergestellt werden. Prüfen Sie vorher, ob sie wirklich entfernt werden sollen – z. B. wegen DSGVO oder Nachverfolgung.

Kontakte zusammenführen (Mergen)

• Nutzen Sie das Merge-Tool, um doppelte Kontakte zu erkennen.
• Achten Sie darauf, dass beim Zusammenführen nur die Informationen eines Kontakts erhalten bleiben.

Kontakte sortieren, filtern und organisieren

• Nutzen Sie die Filter- und Listenfunktionen, um gezielt mit bestimmten Gruppen zu arbeiten – z. B. alle Kontakte aus einer bestimmten Gemeinde oder mit bestimmten Interessen.
• Mit Schlagwörtern (Tags) können Sie Kontakte thematisch ordnen (z. B. „Konfirmand:innen“, „Spender:innen“, „Besuchsdienst“).
• Diese Tags helfen beim schnellen Finden, beim Aufbau von Listen und bei der gezielten Ansprache über Newsletter oder E-Mails.

Tipp für Multi-Gemeinden: Kontakte können einer oder mehreren Gemeinden zugeordnet werden – so behalten Sie auch bei geteilten Strukturen den Überblick.

Für detaillierte Anleitungen zu Filtern, Schlagwörtern und Listen gibt es eigene Artikel – z. B.:Kontakte mit Listen & Filtern organisierenSchlagwörter sinnvoll einsetzen

Berechtigungen und Datenschutz:

Wer darf auf Kontakte zugreifen?

• Nicht alle Nutzer:innen haben automatisch Zugriff auf Kontakte.
• Sichtbarkeit, Bearbeitung und Löschung erfordern entsprechende Berechtigungen.
• Innerhalb dieser Berechtigungen kann zusätzlich eingestellt werden, wer vertrauliche Kontakte sehen darf.

DSGVO & Einverständniserklärungen

• Kontakte werden DSGVO-konform auf Servern in Deutschland gespeichert.
• In jedem Kontakt finden Sie unter „Einstellungen“ die Einverständniserklärungen, die z. B. über Formulare abgefragt wurden.
• Dort sehen Sie, ob eine Person z. B. dem Newsletter-Versand zugestimmt hat.

Zugriff per App oder Browser?

• In der ChurchDesk-App können Sie schnell Kontakte nachschlagen oder erstellen, z. B. unterwegs bei einem Gespräch.
• Im Browser stehen Ihnen deutlich mehr Funktionen zur Verfügung – z. B. alle Felder, Exportoptionen, Einwilligungen und Notizen.

Wofür lassen sich Kontakte nutzen?

Kontakte sind in vielen Modulen hilfreich:

• Versand von Newslettern und E-Mails
• Nutzung in Formularen
• Für Spenden
• Verwaltung von Jahrestagen
• Hinterlegung von Notizen
• Erstellung und Export von Adresslisten
• Personen nach Schlagwörtern, Filtern und Gemeindezugehörigkeit

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Aktualisiert am: 26/06/2025