Tidsregistrering i ChurchDesk – nem og fleksibel dokumentation af arbejdstid

Med tidsregistrering kan du nemt registrere dine arbejdstimer – uanset om du gør det lige efter arbejdsdagen slutter eller tilbage i tiden. Du behøver intet stopur og skal heller ikke logge ind eller ud. Værktøjet er til brugere, der vil dokumentere deres arbejdstid – for eksempel kordegne, kirkemusikere eller præster.

Funktionen er tilgængelig for menigheder med den rette pakke. Du kan finde mere information her:

  ChurchDesk Priser

   Mere om tidsregistrering

OBS! Nyheder i tidsregistreringen:

(Status juni 2025)

1. Organisationsadministratorer skal én gang tilpasse fraværskategorierne og skelne mellem fravær fra kontorsted (f.eks. hjemmekontor, kurser osv.) og fravær fra arbejdet (f.eks. sygedage, betalt ferie, ...) (Vejledning)
2. Brugere eller administratorer skal gennemgå eksisterende fravær for at tjekke, om de:

 a) har valgt den rigtige fraværskategori i den pågældende kalenderpostering, 

 b) og om det rigtige antal fraværsdage er indtastet. Systemet kommer med et forslag, men alt efter om man f.eks. arbejder weekender eller kun har en tre-dages uge, skal det korrigeres.

Aktivér tidsregistrering for brugere

Vejledning til organisationsadministratorer: Aktivér tidsregistrering for brugere

Sådan fungerer tidsregistrering i hverdagen

Hvor finder jeg det?

• Computer-browser: Efter aktivering klikker du øverst til højre ved siden af dit navn på ur-ikonet.
• Mobilapp: Tidsregistreringen finder du i menuen.

1. Del: Standard-arbejdstimer

Systemet starter automatisk med de angivne standard-arbejdstimer.

Hvordan angiver du standard-arbejdstimer?

• Klik på ur-ikonet øverst til højre og scroll helt ned til "Rediger dine standardarbejdstimer"
• Angiv dine regelmæssige standard-arbejdstimer. 
• Det forventede antal arbejdstimer udfyldes automatisk i feltet Arbejdstimer fra den følgende dag.
• Brug for ændringer? Scroll ned til de Ofte stillede spørgsmål

2. Del: Dagens arbejdstimer

Det forventede timetal fra standard-arbejdstimerne udfyldes automatisk i feltet Arbejdstimer. Det betyder, at det kun er hvis du har arbejdet mere eller mindre end din normale arbejdstid på en bestemt dag, at du manuelt skal indtaste de faktisk udførte timer. 

Eksempel: Kun hvis du i stedet for dine normale 7 timer har arbejdet 9 timer på en dag, indtaster du de 9 timer. Er der ingen afvigelse, behøver du ikke at indtaste noget.

Kommentarer

Kommentarer er en mulighed for at beskrive aktiviteter, f.eks. start- og sluttid, afspadsering eller en årsag til overarbejde.

De bliver inkluderet i rapporten. 

3. Del: Fravær 

Du kan indtaste forskellige typer fravær i kalenderen. De er også en del af rapporten. 

• Brugere kan selv indtaste fravær i kalenderen. 
• Og gruppeadministratorer kan indtaste fravær for deres gruppemedlemmer.

Der skelnes mellem forskellige typer fravær: 

1. Lokalt fravær, som hjemmekontor og kurser, der ikke har indflydelse på tidsregistreringen 
2. Arbejdsrelateret fravær, som f.eks. sygdom og ferie, der skal registreres som fraværsdage

Hvordan opsætter du fraværskategorierne?

Organisationsadministratoren skal under ChurchDesk Indstillinger > Kategorier > Fraværstyper tilpasse de enkelte muligheder. 

• Tilpas én gang per kategori: "Fravær tæller som fraværsdage i tidsregistrering og fraværsrapporter."

Hvordan beregnes antallet af fraværsdage ved en længere fraværsperiode?

Brugere eller administratorer skal ved eksisterende fravær kontrollere, om de:

 a) har valgt den rigtige fraværskategori i den pågældende kalenderpostering. 

 b) det rigtige antal fraværsdage er indtastet.

4. Udskriv tidsregistreringsrapport

Download rapport

Hvis du vil evaluere dine dokumenterede tider, kan du få sendt en rapport som en Excel-fil:

1. Gå i kalenderen til Rapporter > Tidsregistrering.
2. Vælg den ønskede periode og person.
3. Klik på Eksporter – rapporten sendes til dig via e-mail som en Excel-fil.

Excel-filen indeholder bl.a.:

• Uge, dato og ugedag
• Arbejdede timer og standard-arbejdstimer
• Kommentarer
• Bemærkninger om fravær
• Bemærkninger om aftaletider, hvor man er booket, samt deres kategori
• Tidssaldi (start-, ændrings-, sluttsaldo)

samt:

• Evaluering af fravær
• Evaluering af begivenhedskategorier og timer

Ofte stillede spørgsmål

Hvem kan bruge tidsregistrering?

Alle personer, hvor funktionen er aktiveret. Hver kunde beslutter det selv. Afhængigt af kontrakten er der et begrænset antal medarbejdere, der kan tidsregistrere. Kontakt din ChurchDesk organisationsadministrator, hvis du har spørgsmål om dette. 

Kan jeg ændre eller tilføje tider efterfølgende?

Ja, du kan tilpasse dine registreringer når som helst – også med tilbagevirkende kraft. Sørg for, at de faktisk udførte tider er korrekt registreret.

Hvordan ændrer du standard-arbejdstimer for fremtiden eller med tilbagevirkende kraft?

• For fremtiden ændrer du dem ved igen at klikke på "Rediger dine standardarbejdstimer"" og gemme dem igen. Det nye resultat vises fra den følgende dag. 
• Standard-arbejdstimer kan også tilpasses med tilbagevirkende kraft, hvis det er nødvendigt. Klik på den pågældende dato og tilpas derefter timerne i feltet Standardarbejdstimer for den pågældende dato.

Hvad sker der med startsaldoen?

Hvis du f.eks. havde +2 timer overarbejde i starten, kan denne værdi angives som startsaldo. Den medregnes i rapporten, men er ikke direkte synlig i modulet.

Er der forskel på app og browser?

Nej – tidsregistrering fungerer ens i begge tilfælde.

Hvad gør jeg, hvis jeg har ferie?

Ved betalt ferie indtaster du et fravær med den korrekte type og antal fraværsdage, som beskrevet ovenfor, og lader standardtimerne samt de deraf beregnede arbejdstimer være uændrede.

Hvad indtaster jeg ved ubetalt ferie?

Under ubetalt ferie kan du sætte de forventede standardtimer til nul. Derudover skal du indtaste et fravær med en dertil oprettet fraværskategori. Derefter skal du igen tilpasse standardtimerne til de aftalte tider. 

Hvordan beregnes fraværsdage automatisk?

Systemet beregner fravær automatisk som følger:

< 5 timer = 0 arbejdsdage fraværende

>= 5 timer = 1 arbejdsdag

1 kalenderdag = 1 arbejdsdag

2 kalenderdage = 2 arbejdsdage

3 kalenderdage = 3 arbejdsdage

4 kalenderdage = 4 arbejdsdage

5 kalenderdage = 5 arbejdsdage

mere end 6 kalenderdage = X*5/7 arbejdsdage, afrundet op

(Optimeret til at udelukke weekender. Dette vil dog ikke altid være nøjagtigt, så tjek venligst antallet af dage. Systemet giver kun et forslag til antallet af fraværsdage, men afhængigt af om du arbejder i weekenden, kun har en tre-dages uge, eller fraværet starter midt på ugen, kan det være nødvendigt at korrigere det.)

Nøgleord: Tidsregistrering, dokumentér arbejdstider, registrér timer, ChurchDesk tidsregistrering, arbejdstidsdokumentation, registrér arbejdstid, tidsregistreringsapp, efterregistrer timer, tidsbalance, timeoversigt, rapport tidsregistrering, Excel eksport tidsregistrering, overarbejde, minus timer, manuel tidsregistrering, aktivér tidsregistrering, tidsregistreringskalender, arbejdstider tilbagevirkende, tidsregistrering ChurchDesk App, arbejdstidsadministration.

Opdateret den: 14/07/2025