Importér jeres kontaktdata

I ChurchDesk kan du nemt importere dine kontaktoplysninger – f.eks. fra en eksisterende database eller en Excel-liste.

På den måde kan du hurtigt overføre dine data og bruge dem direkte i ChurchDesk til nyhedsbreve eller begivenheder.

Før du går i gang

Inden du starter importen, er der et par ting, du bør tjekke. De hjælper dig med at undgå fejl og sikre, at dine kontaktdata bliver importeret korrekt.

• Brug Excel-filer (.xlsx) eller CSV-filer (.csv).
• Rækkefølgen på kolonnerne er ligegyldig – det vigtigste er, at kolonneoverskrifterne er stavet præcis som i ChurchDesk (f.eks. “Fornavn”, “Efternavn”, “E-mail”, “Mobil”). Hvis der skulle være en stavefejl, kan du altid rette det manuelt under importen.
• Der er ingen obligatoriske felter, men du bør som minimum angive et navn – ellers bliver der oprettet anonyme kontakter.
• Sørg for, at du har oprettet alle de nødvendige felter i ChurchDesk, før du begynder: Sådan opretter du brugerdefinerede felter.
• Tjek, at du har rettigheden til at importere kontakter (“Opret (og importer) kontakter i egne sogne).
• Hvis du også vil kunne eksportere kontakter, skal du have den ekstra rettighed “Eksporter kontakter fra egne sogne”.

Standardformater for kontakt- og brugerdefinerede felter:

For at sikre, at dine data bliver genkendt korrekt, skal du bruge følgende formater:

• Dato: DD.MM.ÅÅÅÅ (f.eks. 25.12.2025)
• E-mail: gyldigt format som eksempel@kirke.dk
• Telefonnummer: bør kun indeholde tal og evt. “+” (f.eks. +4522334455)
• Afkrydsningsfelter: ja / nej || x / (tomt) || j / n
• Flervalgfelter: flere værdier adskilles med komma
• Brugerdefinerede felter: brug nøjagtigt det navn, som feltet har under Indstillinger > Kontakter > Brugerdefinerede felter i ChurchDesk.

Tip: Hvis du er i tvivl om felternes navne eller formater, så hent først en kontakt som eksempel. Så får du automatisk de korrekte kolonnenavne.

Opret en skabelon

For at sikre, at importen går glat, anbefaler vi, at du først laver en skabelon:

1. Gå til modulet Kontakter.
2. Vælg, hvilke kolonner du vil vise (f.eks. navn, e-mail, telefonnummer, adresse).
3. Vælg en eksisterende kontakt, og eksporter den som Excel-fil.
4. Åbn filen – kolonneoverskrifterne viser dig de korrekte betegnelser, som ChurchDesk genkender.
5. Slet eksempelkontakten, og indsæt dine nye kontakter i de tilsvarende kolonner.

Importer kontakter

1. Gå til modulet Kontakter.
2. Klik på “Mere” (øverst i midten), og vælg “Importer”.
3. Vælg, hvilken menighed kontakterne skal importeres til, og om de skal tilføjes til en liste.
4. Upload din fil.
5. Du får nu flere valgmuligheder.
6. Tjek forhåndsvisningen og se, om kolonnerne matcher korrekt.
7. Klik “Importer”, når alt ser rigtigt ud.

Eksisterende kontakter

Når du importerer kontakter, tjekker ChurchDesk automatisk, om en kontakt allerede findes – ud fra e-mailadresse eller mobilnummer.

Hvis en eksisterende kontakt bliver genkendt, kan du vælge, hvordan oplysningerne skal opdateres:

• Opdater kun tomme felter: Tomme felter i den eksisterende kontakt bliver udfyldt med nye data.
• Overskriv eksisterende kontaktdata: Alle eksisterende oplysninger bliver erstattet med de nye.
• Ny kontakt: Hvis der ikke findes et match, oprettes der en ny kontakt.

Det sidste trin, før importen gennemføres, er at matche kolonnerne fra din fil med de tilsvarende felter i ChurchDesk. Vi foreslår automatisk nogle mulige match, men vi anbefaler, at du tjekker alle felter igennem og manuelt forbinder de kolonner, som ikke er blevet genkendt.

Hvis du har glemt at oprette et brugerdefineret felt, kan du vælge "Opret nyt felt" i dropdown-menuen. Her kan du angive både navn og felttype.

Hvis du ved en fejl har tilføjet kolonner, som ikke skal importeres, klikker du blot på "Spring over" eller vælger "Importer ikke" i dropdown-menuen.

Fejl under import

Hvis en eller flere kontakter ikke kunne importeres, får du besked, når importen er færdig. For at sikre, at importen lykkedes, skal du klikke på “Gå til importer”. Du får også en e-mail med resultatet.

Du kan hente en automatisk Excel-fil med alle kontakter, der ikke kunne importeres, samt årsagen til fejlen. Ret filen og prøv at importere igen.

Nøgleord ved import

Alle importerede kontakter får automatisk et nøgleord med datoen for importen.

Du kan også tilføje egne nøgleord for nemmere filtrering eller oprettelse af lister senere.

Importhistorik

Du kan altid se tidligere importer i importhistorikken – her kan du se, hvor mange kontakter der blev importeret, og om der opstod fejl.

Tip: Har du brug for en liste over alle importerede kontakter? Klik blot på det blå “Kontakter” i upload-kolonnen.

Hvornår er import særligt nyttigt?

• Når du skifter fra et andet system til ChurchDesk
• Når du har samlet nye nyhedsbrevsmodtagere
• Når du vil digitalisere en eksisterende adresseliste

Søgeord: kontakter, import, CSV, Excel, upload fil, kolonnejustering, opdater kontakter, dubletter, fejlretning, skabelon, tilladelser, nøgleord, kontaktstyring, ChurchDesk kontakter, dataimport, overfør kontakter, Excel-skabelon, synkroniser kontakter, rediger kontakter, kontaktfil, standardformater, brugerdefinerede felter, dataforberedelse, importer kontakter

Opdateret den: 29/10/2025