Sammenkædning af kontakter og brugere

ChurchDesk behandler nu brugere og kontakter som én sammenhængende profil. Hver bruger vises automatisk som en kontakt i modulet »Kontakter«, og kontakterne kan anvendes i andre dele af platformen – de kan f.eks. tilføjes til grupper og bruges i bemanding. Dette fjerner den langvarige forvirring mellem »en bruger« og »en kontakt«: En person er ganske enkelt en person, der anvendes på forskellige måder afhængigt af vedkommendes rolle i jeres menighed.

Hvad det betyder for jer

• Brugere vises nu under »Kontakter«, så I kan sende dem beskeder og filtrere dem ligesom enhver anden kontakt.
• Du kan oprette brugere uden e-mail-adresse og aktivere dem senere.
• Kontakter kan føjes til grupper og bruges i bemanding, også uden at de er logget ind.
• En kontakt og en bruger kan slås sammen til én enkelt, sammenkædet profil.

Tre måder at oprette en sammenkædet profil på

1. Opret en bruger og sammenkæd den med en eksisterende kontakt, eller lad systemet automatisk oprette en ny kontakt.
2. Opgrader en kontakt direkte fra vedkommendes kontaktprofil til en bruger.
3. Tilføj en kontakt til en gruppe, hvorved der oprettes en bruger med begrænsede rettigheder for vedkommende.

Indhold

• Rettigheder og roller
• Brugere i modulet »Kontakter«
• Udkastbrugere
• Kobling af en bruger til en kontakt
• Sådan fungerer sammenkædede profiler
• Flet kontakt og sammenlæg
• Tilføj kontakter til grupper
• Tilføj en bruger ud fra kontakter
• Importerede brugere og kontaktbegrænsninger

Rettigheder og roller

• Organisationsadministratorer og brugeradministratorer: Kan oprette og administrere brugere, knytte og ophæve knytning af kontakter, redigere detaljer i udkast samt administrere en brugers gruppemedlemskaber og status som administrator direkte via brugerprofilen.
• Gruppeledere: Kan tilføje en kontakt som gruppemedlem, hvorved der oprettes en bruger for denne person. Disse brugere er begrænset til rollen frivillig og kan kun tilføjes i de sogne, som kontakten allerede tilhører.
• Alle brugere med adgang til Kontakter: De kan se tilknyttede brugere under »Kontakter« og kan sende dem beskeder. Når de tilknytter en kontakt, ser de kun foreslåede kontakter i de sogne, hvor de har adgang til Kontakter.

Brugere i »Kontakter«-modulet

Hver bruger er nu også en kontakt, så brugere vises sammen med alle andre i »Kontakter«-modulet.

• En lille blå prik i en række angiver, at kontakten er knyttet til en brugerkonto.
• En ny kolonne Roller viser de roller, som hver tilknyttet bruger har.
• I brugerlisten kan du desuden se, hvem der er gruppeadmin, og hvilke grupper de leder.
• Brugerprofilen indeholder desuden et afsnit Grupper, hvor administratorer kan tilføje brugeren til grupper og udpege vedkommende som gruppeadmin uden at skulle forlade profilen.

Da brugere nu vises under Kontakter, kan du inkludere dem i filtre, lister, kampagner og beskeder på samme måde som enhver anden kontakt.

Udkastbrugere

En udkastbruger er en bruger, der allerede er oprettet, men som endnu ikke kan logge ind. I udkasttilstand kan du opbygge hele din organisation, herunder brugere, grupper og tjenester, før nogen modtager en invitation eller en meddelelse.
Derudover gør udkastbrugere det muligt at oprette konti uden e-mail-adresse, samtidig med at man stadig har mulighed for at tilføje dem til grupper eller tjenester.

Opret en udkastbruger

1. Gå til ChurchDesk Indstillinger > Brugere og opret en ny bruger.
2. Hvis du lader e-mail-feltet være tomt, oprettes personen som udkastbruger og kan ikke tilmelde sig.
3. Hvis du tilføjer en e-mail-adresse, kan du stadig lade personen forblive som udkast, indtil du er klar til at aktivere vedkommende.

Redigere en udkastbruger

For udkastbrugere kan administratorer redigere oplysninger som fornavn og efternavn direkte i profilen.

Udkastbrugere i bemandinger og aftaler

Udkastbrugere vises nu i rullemenuen i bemandingen, så du kan tilføje dem til en bemanding, selvom de endnu ikke kan logge ind. De kan også tilføjes til Kalenderbegivenheder via feltet Reserver brugere.

Bemærk:

• Udkastbrugere modtager ingen vagtplanmeddelelser eller e-mails, da de ikke kan administrere deres egne meddelelsesindstillinger. De kan dog stadig modtage beskeder fra modulet »Kontakter«.
• Dette understøtter udkasttilstanden: Du kan opbygge hele din organisation og være sikker på, at ingen får besked, indtil du beslutter at aktivere brugerne.

Koble en bruger og en kontakt sammen

Hvis en bruger og en kontakt vedrører den samme person, kan de samles til en sammenkoblet profil.

Forslag ved oprettelse af en bruger

Når du opretter en bruger og begynder at indtaste et navn, foreslår ChurchDesk eksisterende kontakter, som du muligvis ønsker at knytte til den nye konto. Forslagslisten viser også personens alder (hentet fra fødselsdatoen i kontaktprofilen), hvilket hjælper dig med at skelne mellem personer med lignende navne eller kontakter uden e-mail-adresse.

Opgradere en kontakt til en bruger

Du kan også tage udgangspunkt i en kontakt og via kontaktprofilen opgradere denne til en bruger. Du vælger login-e-mailadressen og kan oprette brugeren som et udkast eller som en aktiv bruger. Ved opgraderingen bevares sammenkædningen mellem kontakten og den nye bruger.

Find kontakter på tværs af sogne

Som standard vises der kun foreslåede kontakter i de sogne, hvor du har adgang til modulet »Personer«, når du sammenkæder.

Under ChurchDesk Indstillinger > „People“ findes en indstilling, der gør det muligt for brugeradministratorer at se kontakter fra alle sogne, når de opretter en bruger, for at matche den rigtige person. Dette gælder kun for forslagsfeltet, ikke for visningen i modulet „Kontakter“. Indstillingen er aktiveret som standard.

Sådan fungerer sammenkædede profiler

En sammenkædet profil holder brugerkontoen og kontakten forbundet med hinanden, men de to bliver ikke slået sammen til én datapost.

Datoer synkroniseres ikke

Sammenkædningen medfører, at datoer mellem brugerkontoen og kontaktprofilen ikke synkroniseres automatisk. Hvis du f.eks. ændrer navnet i kontakten, ændres navnet ikke i brugerkontoen. Dermed forbliver det klart, at »Kontakter«-databasen er ejer af kontaktoplysningerne.

To e-mail-adresser og den primære e-mailadresse

En sammenkædet kontakt kan have to e-mail-adresser:
*

• En fra brugerkontoen – denne kan ikke redigeres via kontaktprofilen. For en bruger i udkaststatus foretager en brugeradministrator redigeringen; for en aktiv bruger foretager personen selv redigeringen.
• En fra kontaktprofilen.

Du kan angive en af dem som primær e-mailadresse. Den primære e-mailadresse er den adresse, der bruges til at sende beskeder – for eksempel den, som nyhedsbrev sendes til.

Når en formular indsendes eller der foretages en betalning, forsøger ChurchDesk at matche disse med begge e-mail-adresser, så de fortsat er knyttet til den rigtige eksisterende kontakt.

Sletning af en tilknyttet kontakt

En kontakt, der er knyttet til en bruger, kan ikke slettes. Du skal først slette brugeren eller ophæve knytningen.

Fjern knytning og sammenlæg

Fjern knytning

En brugeradministrator kan fjerne knytningen mellem en kontakt og en brugerkonto. Ved at fjerne knytningen slettes ingen af de to poster. Da hver bruger altid skal have en tilknyttet kontakt, opretter ChurchDesk automatisk en ny kontakt ud fra brugerens data, når tilknytningen ophæves.

TIP: Hvis du har ophævet tilknytningen, fordi den forkerte kontakt var tilknyttet, er det nemmest at sammenlægge den automatisk oprettede kontakt med den rigtige.

Fletning

Når du fletter duplikerede kontakter, kan du nu se, hvilken brugerkonto den pågældende kontakt er knyttet til.

Hvis kun én af kontakterne er knyttet til en bruger, kan du flette dem som normalt, og den sammenlagte kontakt beholder den tilknyttede bruger.
Hvis begge kontakter er knyttet til brugerkonti, er det ikke muligt at sammenlægge dem, da brugerkonti ikke kan sammenlægges.

Tilføj kontakter til grupper

Gruppetilhørsforholdet baseres på dine kontakter, ikke kun på eksisterende brugere.

1. Åbn en gruppe, og gå til Medlemmer.
2. Klik på Tilføj medlem og vælg en person fra listen. Aktive brugere er markeret med et mærke; alle andre er kontakter.
3. Hvis du tilføjer en kontakt, der endnu ikke er bruger, beder ChurchDesk dig om at oprette en bruger til vedkommende (som udkast eller aktiv).

Brugere, der oprettes på denne måde af en gruppeadmin, er underlagt følgende begrænsninger:

• De kan kun tildeles rollen Frivillig.
• De kan kun tilføjes til de menigheder, som kontakten allerede tilhører. Disse menigheder er allerede forudindstillet, men Gruppeadmin har fuld kontrol og kan fjerne alle irrelevante poster.

Tilføj en person ud fra en kontakt

Har du en kontakt, som du gerne vil oprette som aktiv bruger i ChurchDesk?
Klik blot på kontaktens navn i oversigten for at gå til vedkommendes profil. Øverst til højre ser du en knap med teksten »Opret som ChurchDesk-bruger«.

Importerede brugere og kontaktgrænser

Da brugere nu vises som kontakter, stiger det samlede antal kontakter i din database. Kontaktgrænsen ændres ikke – tilknyttede brugere tæller med i denne, og kun et meget lille antal kunder påvirkes af deres grænse. En person er nu altid en kontakt, så brugere aldrig udelukkes fra optællingen.

For kunder, der er importeret via Kaplan, fjernes de tidligere genererede pladsholder-e-mails, og disse brugere flyttes til kladderet, så dataene kan rettes. Dine importerede kontakter og brugere knyttes automatisk sammen.

Nøgleord: en profil, sammenkædning af kontakter og brugere, sammenkæde bruger med kontakt, bruger i udkasttilstand, udkasttilstand, oprette bruger uden e-mail-adresse, aktivere bruger, opgradere kontakt til bruger, afkoble kontakt, flet kontakter, primær e-mailadresse, to e-mail-adresser, blå prik, kolonnen »Roller«, Gruppeadmin opretter brugere, frivillig rolle, adgang til menigheden, skrivebeskyttet adgang, bruger i udkasttilstand til Bemanding, notifikationer, kontaktloft, kontaktgrænse, kapellan-import, modulet »Personer«, brugere, kontakter

Opdateret den: 14/07/2026