Artikel über: Kontakte
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Verknüpfung von Kontakten und Benutzern

ChurchDesk behandelt Benutzer und Kontakte nun als ein miteinander verbundenes Profil. Jeder Benutzer erscheint automatisch im Modul „Personen“ als Kontakt, und Kontakte können in weiteren Bereichen der Plattform genutzt werden, beispielsweise können sie zu Gruppen hinzugefügt und in Dienstplänen verwendet werden. Dadurch wird die seit langem bestehende Verwirrung zwischen „einem Benutzer“ und „einem Kontakt“ beseitigt: Eine Person ist einfach eine Person, die je nach ihrer Rolle in Ihrer Gemeinde auf unterschiedliche Weise genutzt wird.



Was sich für Sie dadurch ändert


  • Benutzer erscheinen nun unter „Kontakte“, sodass Sie ihnen Nachrichten senden und sie wie jeden anderen Kontakt filtern können.
  • Sie können Benutzer ohne E-Mail-Adresse anlegen und diese später aktivieren.
  • Kontakte können zu Gruppen hinzugefügt und in Dienstplänen verwendet werden, auch ohne eine E-Mail-Adresse hinterlegen zu müssen.
  • Ein Kontakt und ein Benutzer können zu einem einzigen, verknüpften Profil zusammengeführt werden.



Drei Möglichkeiten, ein verknüpftes Profil zu erstellen


  1. Erstellen Sie einen Benutzer und verknüpfen Sie ihn mit einem bestehenden Kontakt oder lassen Sie automatisch einen neuen Kontakt anlegen.
  2. Erstellen Sie einen Kontakt direkt aus dessen Kontaktprofil zu einem Benutzer.
  3. Fügen Sie einen Kontakt einer Gruppe hinzu, wodurch für ihn ein Benutzer mit eingeschränkten Rechten angelegt wird.



Inhalt




Rechte und Rollen


  • Organisationsadministratoren und Benutzeradministratoren: Können Benutzer anlegen und verwalten, Kontakte verknüpfen und die Verknüpfung aufheben, die Details von Entwürfen bearbeiten sowie die Gruppenmitgliedschaften und den Gruppenleiterstatus eines Benutzers direkt über das Benutzerprofil verwalten.
  • Gruppenleiter: Können einen Kontakt als Gruppenmitglied hinzufügen, wodurch für diese Person ein Benutzer angelegt wird. Diese Benutzer sind auf die Rolle Ehrenamtlicher beschränkt und können nur in den Gemeinden hinzugefügt werden, denen der Kontakt bereits angehört.
  • Alle Benutzer:innen mit Kontakte-Zugriff: Sie sehen verknüpfte Benutzer unter „Kontakte“ und können ihnen Nachrichten senden. Beim Verknüpfen sehen sie nur vorgeschlagene Kontakte in den Gemeinden, in denen sie Kontakte-Zugriff haben.



Benutzer im „Kontakte“-Modul


Jeder Benutzer ist nun auch ein Kontakt, sodass Benutzer im „Kontakte“-Modul zusammen mit allen anderen angezeigt werden.

  • Ein kleiner blauer Punkt in einer Zeile zeigt an, dass der Kontakt mit einem Benutzerkonto verknüpft ist.
  • Eine neue Spalte Rollen zeigt die Rollen an, die jeder verknüpfte Benutzer innehat.
  • In der Benutzerliste können Sie außerdem sehen, wer GruppenleiterIn ist und welche Gruppen diese leiten.
  • Das Benutzerprofil enthält zudem einen Abschnitt Gruppen, in dem Administratoren den Benutzer zu Gruppen hinzufügen und ihn als GruppenleiterIn festlegen können, ohne das Profil verlassen zu müssen.


Da Benutzer nun in Kontakte erscheinen, können Sie sie genau wie jeden anderen Kontakt in Filter, Listen, Kampagnen und Nachrichten einbeziehen.



Entwurfsbenutzer


Ein Entwurfsbenutzer ist ein Benutzer, der bereits eingerichtet wurde, sich aber noch nicht anmelden kann. Im Entwurfsmodus können Sie Ihre gesamte Organisation, einschließlich Benutzer, Gruppen und Dienste, aufbauen, bevor jemand eine Einladung oder Benachrichtigung erhält. Darüber hinaus ermöglichen Entwurfsbenutzer die Einrichtung von Konten ohne E-Mail-Adresse, wobei die Möglichkeit erhalten bleibt, sie in Gruppen oder Dienste aufzunehmen.


TIPP: Der Status, der zuvor „Erstellt“ hieß, wird nun als Entwurfsmodus bezeichnet, um deutlicher zu machen, dass sich die Person noch nicht anmelden kann.


Einen Entwurfsbenutzer anlegen


  1. Gehen Sie zu ChurchDesk Einstellungen > Benutzer:innen und legen Sie einen neuen Benutzer an.
  2. Wenn Sie das E-Mail-Feld leer lassen, wird die Person als Entwurfsbenutzer angelegt und kann sich nicht anmelden.
  3. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse hinzufügen, können Sie die Person dennoch als Entwurf belassen, bis Sie bereit sind, sie zu aktivieren.



Einen Entwurfsbenutzer bearbeiten


Bei Entwurfsbenutzern können Administratoren Angaben wie Vornamen und Nachnamen direkt im Profil bearbeiten.


HINWEIS: Aktive Benutzer sind stets Eigentümer ihrer eigenen Daten. Die in diesem Artikel beschriebenen Angaben, die ein Administrator bearbeiten kann (wie Name oder E-Mail-Adresse), gelten ausschließlich für Entwurfsbenutzer.


HINWEIS: Ein aktiver Benutzer kann nicht wieder in einen Entwurfsbenutzer umgewandelt werden. Wenn Sie verhindern möchten, dass sich jemand anmeldet, sperren Sie den Benutzer stattdessen.


Entwurfsbenutzer in Dienstplänen und Terminen


Entwurfsbenutzer sind nun im Dropdown-Menü des Dienstplans sichtbar, sodass Sie sie einem Dienstplan hinzufügen können, auch wenn sie sich noch nicht anmelden können. Sie können auch über das Feld Benutzer:innen buchen zu Kalenderereignissen hinzugefügt werden.


Beachten Sie:


  • Entwurfsbenutzer erhalten keine Dienstplanbenachrichtigungen oder E-Mails, da sie ihre eigenen Benachrichtigungseinstellungen nicht verwalten können. Sie können jedoch weiterhin Nachrichten aus dem Modul „Kontakte“ erhalten.
  • Dies unterstützt den Entwurfsmodus: Sie können Ihre gesamte Organisation aufbauen und sicher sein, dass niemand benachrichtigt wird, bis Sie sich entscheiden, die Benutzer zu aktivieren.



Einen Benutzer und einen Kontakt verknüpfen


Wenn sich ein Benutzer und ein Kontakt auf dieselbe Person beziehen, können sie zu einem verbundenen Profil zusammengefasst werden.


Vorschläge beim Anlegen eines Benutzers


Wenn Sie einen Benutzer anlegen und mit der Eingabe eines Namens beginnen, schlägt ChurchDesk vorhandene Kontakte vor, die Sie möglicherweise mit dem neuen Konto verknüpfen möchten. Die Vorschlagsliste zeigt auch das Alter der Person an (entnommen aus dem Geburtstag im Kontaktprofil), was Ihnen hilft, Personen mit ähnlichen Namen oder Kontakte ohne E-Mail-Adresse voneinander zu unterscheiden.



Einen Kontakt zu einem Benutzer hochstufen


Sie können auch von einem Kontakt ausgehen und diesen über das Kontaktprofil zu einem Benutzer hochstufen. Sie wählen die Anmelde-E-Mail-Adresse aus und können den Benutzer als Entwurf oder als aktiven Benutzer anlegen. Bei der Hochstufung bleibt die Verknüpfung zwischen dem Kontakt und dem neuen Benutzer erhalten.


Kontakte über Gemeinden hinweg finden


Standardmäßig werden Ihnen beim Verknüpfen nur vorgeschlagene Kontakte in den Gemeinden angezeigt, für die Sie Zugriff auf das Modul „Personen“ haben.


Unter ChurchDesk-Einstellungen „Benutzer“ gibt es eine Einstellung, mit der Benutzeradministratoren beim Anlegen eines Benutzers Kontakte aus allen Gemeinden sehen können, um die richtige Person abzugleichen. Dies betrifft nur das Vorschlagsfeld, nicht die Anzeige im Modul „Kontakte“. Die Einstellung ist standardmäßig aktiviert.



So funktionieren verknüpfte Profile


Ein verknüpftes Profil hält das Benutzerkonto und den Kontakt miteinander verbunden, die beiden werden jedoch nicht zu einem Datensatz zusammengeführt.


Daten werden nicht synchronisiert


Durch die Verknüpfung werden Daten zwischen dem Benutzerkonto und dem Kontaktprofil nicht automatisch synchronisiert. Wenn Sie beispielsweise den Namen im Kontakt ändern, ändert sich der Name im Benutzerkonto nicht. Dadurch bleibt klar, dass die „Kontakte“-Datenbank Eigentümerin der Kontaktdaten ist.



Zwei E-Mail-Adressen und die primäre E-Mail-Adresse


Ein verknüpfter Kontakt kann zwei E-Mail-Adressen haben:


  • Eine aus dem Benutzerkonto – diese kann nicht über das Kontaktprofil bearbeitet werden. Bei einem Benutzer im Entwurfsstatus nimmt ein Benutzeradministrator die Bearbeitung vor; bei einem aktiven Benutzer nimmt die Person die Bearbeitung selbst vor.
  • Eine aus dem Kontaktprofil.


Sie können eine davon als primäre E-Mail-Adresse festlegen. Die primäre E-Mail-Adresse ist die Adresse, die für den Nachrichtenversand verwendet wird – zum Beispiel die, an die Newsletter gesendet werden.


Wenn ein Formular eingereicht oder eine Spende getätigt wird, versucht ChurchDesk, diese mit beiden E-Mail-Adressen abzugleichen, damit sie weiterhin mit dem richtigen bestehenden Kontakt verknüpft ist.



Löschen eines verknüpften Kontakts


Ein Kontakt, der mit einem Benutzer verknüpft ist, kann nicht gelöscht werden. Sie müssen zunächst den Benutzer löschen oder die Verknüpfung aufheben.



Entkoppeln und Zusammenführen


Entkoppeln


Ein Benutzeradministrator kann einen Kontakt von einem Benutzerkonto entkoppeln. Durch das Entkoppeln wird keiner der beiden Datensätze gelöscht. Da jeder Benutzer immer über einen verknüpften Kontakt verfügen muss, erstellt ChurchDesk beim Entkoppeln automatisch einen neuen Kontakt aus den Daten des Benutzers.


TIPP: Wenn Sie die Verknüpfung aufgehoben haben, weil der falsche Kontakt verknüpft war, ist es am einfachsten, den automatisch erstellten Kontakt mit dem richtigen zu zusammenführen.


Zusammenführen


Wenn Sie doppelte Kontakte zusammenführen, können Sie nun sehen, mit welchem Benutzerkonto der jeweilige Kontakt verknüpft ist.


Wenn nur einer der Kontakte mit einem Benutzer verknüpft ist, können Sie sie wie gewohnt zusammenführen, und der zusammengeführte Kontakt behält diesen verknüpften Benutzer bei.
Wenn beide Kontakte mit Benutzerkonten verknüpft sind, ist das Zusammenführen nicht zulässig, da Benutzerkonten nicht zusammengeführt werden können.



Kontakte zu Gruppen hinzufügen


Die Gruppenzugehörigkeit basiert auf Ihren Kontakten, nicht nur auf bestehenden Benutzern.


  1. Öffnen Sie eine Gruppe und gehen Sie zu Mitglieder.
  2. Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen und wählen Sie eine Person aus der Liste aus. Aktive Benutzer sind mit einem Tag gekennzeichnet; alle anderen sind Kontakte.
  3. Wenn Sie einen Kontakt hinzufügen, der noch kein Benutzer ist, fordert ChurchDesk Sie auf, einen Benutzer für ihn anzulegen (als Entwurf oder aktiv).


Benutzer, die auf diese Weise von einem GruppenleiterIn angelegt werden, unterliegen folgenden Einschränkungen:


  • Ihnen kann nur die Rolle Ehrenamtlicher zugewiesen werden.
  • Sie können nur in den Gemeinden hinzugefügt werden, denen der Kontakt bereits angehört. Diese Gemeinden sind bereits voreingestellt, aber der GruppenleiterIn behält die volle Kontrolle und kann alle nicht zutreffenden Einträge entfernen.



Einen Benutzer aus Kontakten erstellen


Sie haben einen Kontakt, den Sie als aktiven Benutzer in ChurchDesk anlegen möchten?
Klicken Sie einfach auf den Namen des Kontakts in der Übersicht, um zu dessen Profil zu gelangen. Oben rechts sehen Sie eine Schaltfläche mit der Aufschrift "Als ChurchDesk-Benutzer anlegen".


Beachten Sie, dass ausschließlich Benutzer:innen mit der Rolle "Organisation-Administration" neue Benutzer:innen anlegen können.




Importierte Benutzer:innen und Kontaktlimits


Da Benutzer:innen nun als Kontakte erscheinen, erhöht sich die Gesamtzahl der Kontakte in Ihrer Datenbank. Die Kontakt-Obergrenze ändert sich nicht – verknüpfte Benutzer werden darauf angerechnet, und nur eine sehr geringe Anzahl von Kunden ist von ihrer Obergrenze betroffen. Eine Person ist nun immer ein Kontakt, sodass Benutzer nie aus der Zählung ausgeschlossen werden.


Bei Kunden, die über Kaplan importiert wurden, werden die zuvor generierten Platzhalter-E-Mails entfernt und diese Benutzer in den Entwurf versetzt, um die Daten zu korrigieren. Ihre importierten Kontakte und Benutzer werden automatisch verknüpft.




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Aktualisiert am: 02/07/2026

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