Importer kontaktdataene deres

I ChurchDesk kan du enkelt importere kontaktopplysningene dine – for eksempel fra en eksisterende database eller en Excel-liste.
På den måten kan du raskt overføre dataene dine og bruke dem direkte i ChurchDesk til nyhetsbrev eller arrangementer.

Innhold

• Før du begynner
• Opprett en mal
• Importer kontakter
• Eksisterende kontakter
• Feil under import
• Emneord ved import
• Importhistorikk
• Når er import spesielt nyttig?

Før du begynner

Før du starter importen, er det noen ting du bør sjekke. De hjelper deg med å unngå feil og sikre at kontaktdataene dine blir importert riktig.

• Bruk Excel-filer (.xlsx) eller CSV-filer (.csv).
• Rekkefølgen på kolonnene spiller ingen rolle – det viktigste er at kolonneoverskriftene er stavet nøyaktig som i ChurchDesk (f.eks. “Fornavn”, “Etternavn”, “E-post”, “Mobil”). Hvis det skulle være en skrivefeil, kan du alltid rette det manuelt under importen.
• Det finnes ingen obligatoriske felt, men du bør minst oppgi et navn – ellers blir det opprettet anonyme kontakter.
• Sørg for at du har opprettet alle nødvendige felt i ChurchDesk før du begynner: Slik oppretter du egendefinerte felt.
• Sjekk at du har rettigheten til å importere kontakter (“Opprett (og importer) kontakter i egne sokn”).
• Hvis du også vil kunne eksportere kontakter, må du ha den ekstra rettigheten “Eksporter kontakter fra egne sokn”.

Standardformater for kontaktfelt og egendefinerte felt:

For å sikre at dataene dine blir gjenkjent riktig, må du bruke følgende formater:

• Dato: DD.MM.ÅÅÅÅ (f.eks. 25.12.2025)
• E-post: gyldig format som eksempel@kirke.no
• Telefonnummer: bør bare inneholde tall og eventuelt “+” (f.eks. +4791234567)
• Avkrysningsbokser: ja / nei || x / (tomt) || j / n
• Flervalgsfelt: flere verdier skilles med komma
• Egendefinerte felt: bruk nøyaktig det navnet feltet har under "Innstillinger" > "Kontakter" > "Felt" i ChurchDesk.

Tips: Hvis du er usikker på feltnavnene eller formatene, kan du først eksportere en kontakt som eksempel. Da får du automatisk de riktige kolonnenavnene.

Opprett en mal

For å sikre at importen går knirkefritt, anbefaler vi at du først lager en mal:

1. Gå til "Kontakter" > "Kontakter".
2. Velg hvilke kolonner du vil vise (f.eks. navn, e-post, telefonnummer, adresse).
3. Velg en eksisterende kontakt, og eksporter den som Excel-fil.
4. Åpne filen – kolonneoverskriftene viser deg de riktige betegnelsene som ChurchDesk gjenkjenner.
5. Slett eksempelkontakten, og legg inn de nye kontaktene dine i de tilsvarende kolonnene.

Importer kontakter

1. Gå til "Kontakter" > "Kontakter".
2. Klikk på “Mer” (øverst i midten), og velg “Importer”.
3. Velg hvilken menighet kontaktene skal importeres til, og om de skal legges til i en liste.
4. Last opp filen din.
5. Du får nå flere valgmuligheter.
6. Sjekk forhåndsvisningen og se om kolonnene stemmer riktig overens.
7. Klikk “Importer” når alt ser riktig ut.

Eksisterende kontakter

Når du importerer kontakter, sjekker ChurchDesk automatisk om en kontakt allerede finnes – ut fra e-postadresse eller mobilnummer.
Hvis en eksisterende kontakt blir gjenkjent, kan du velge hvordan opplysningene skal oppdateres:

• Oppdater bare tomme felt: Tomme felt i den eksisterende kontakten fylles ut med nye data.
• Overskriv eksisterende kontaktdata: Alle eksisterende opplysninger erstattes med de nye.
• Ny kontakt: Hvis det ikke finnes noe treff, opprettes det en ny kontakt.

Det siste trinnet før importen gjennomføres, er å koble kolonnene fra filen din til de tilsvarende feltene i ChurchDesk. Vi foreslår automatisk noen mulige treff, men vi anbefaler at du går gjennom alle feltene og manuelt kobler de kolonnene som ikke er blitt gjenkjent.

Hvis du har glemt å opprette et egendefinert felt, kan du velge "Opprett nytt felt" i nedtrekksmenyen. Her kan du angi både navn og felttype.
Hvis du ved en feil har lagt til kolonner som ikke skal importeres, klikker du bare på "Hopp over" eller velger "Ikke importer" i nedtrekksmenyen.

Feil under import

Hvis én eller flere kontakter ikke kunne importeres, får du beskjed når importen er ferdig. For å forsikre deg om at importen var vellykket, klikker du på “Gå til importer”. Du får også en e-post med resultatet.

Du kan laste ned en automatisk generert Excel-fil med alle kontakter som ikke kunne importeres, sammen med årsaken til feilen. Rett opp filen og prøv å importere på nytt.

Emneord ved import

Alle importerte kontakter får automatisk et emneord med datoen for importen.
Du kan også legge til egne emneord, slik at det blir enklere å filtrere eller opprette lister senere.

Importhistorikk

Du kan alltid se tidligere importer i importhistorikken – her ser du hvor mange kontakter som ble importert, og om det oppstod feil.
Tips: Trenger du en liste over alle importerte kontakter? Klikk bare på den blå teksten “Kontakter” i opplastingskolonnen.

Når er import spesielt nyttig?

• Når du bytter fra et annet system til ChurchDesk
• Når du har samlet inn nye nyhetsbrevmottakere
• Når du vil digitalisere en eksisterende adresseliste

Søkeord: kontakter, import, CSV, Excel, last opp fil, kolonnekobling, oppdater kontakter, duplikater, feilretting, mal, rettigheter, stikkord, kontaktbehandling, ChurchDesk kontakter, dataimport, overfør kontakter, Excel-mal, synkroniser kontakter, rediger kontakter, kontaktfil, standardformater, egendefinerte felt, dataforberedelse, importer kontakter

Oppdatert på: 09/11/2026