Gruppen in Workflows zuweisen

Einleitung

In Workflows können Sie Vorgänge nicht nur einzelnen Benutzer:innen, sondern auch ganzen Gruppen zuweisen. So bearbeitet ein ganzes Team einen Vorgang gemeinsam — etwa das Pfarrteam, der Konfirmationsmitarbeiter oder ein Verwaltungsteam —, ohne dass eine einzelne Person die alleinige Verantwortung trägt.

Vorteile der Gruppenzuweisung

Mehrere Personen teilen sich die Verantwortung für einen Vorgang.
Gruppenleitungen erhalten automatisch E-Mails über neue Zuweisungen.
Vorgänge und Verantwortlichkeiten können erhalten bleiben, auch wenn einzelne Mitarbeitende die Gruppe verlassen.
Sie können nach Gruppen filtern und behalten so den Überblick im Posteingang.

3 Wege, eine Gruppe einem Vorgang zuzuweisen

Manuell im Vorgang: Direkt im Vorgang eine berechtigte Gruppe als Empfänger auswählen.
Automatisch über Formulare: Beim Verbinden eines Formulars mit Workflows kann die Auto-Zuweisung an eine Gruppe eingestellt werden.
Über Gruppeneinstellungen: Gruppen für Workflows aktivieren, damit sie überhaupt zugewiesen werden können.

Inhalt

Rechte & Rollen
Gruppen für Workflows aktivieren
Eine Gruppe einem Vorgang zuweisen
Auto-Zuweisung ueber Formulare
Benachrichtigungen fuer Gruppenleitungen
Gruppen wieder entfernen oder deaktivieren
Filtern und Anzeigen von Gruppen-Vorgaengen

Rechte & Rollen

Rollen, die "Workflows" mit „Alle Vorgänge in der Gemeinde verwalten": Kann jede Gruppe in der eigenen Gemeinde für Workflows aktivieren, alle nicht zugewiesenen Vorgänge sehen und Vorgänge zuweisen.
Gruppenleitung mit der Berechtigung „Gruppenzuweisungen in der eigenen Gemeinde verwalten": Kann ihre eigene Gruppe für Workflows aktivieren und erhält E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Zuweisungen.
Benutzer:innen mit Workflows-Zugriff: Können Vorgänge sehen und bearbeiten, die ihnen oder ihren Gruppen zugewiesen sind.
Multi-Gemeinde: Berechtigungen wirken jeweils nur innerhalb der eigenen Gemeinde. In einer anderen Gemeinde benötigen Benutzer:innen separate Rechte. Wenn eine Gruppe gemeindeübergreifend ist, sehen dennoch nur die Gruppenmitglieder den Workflow-Vorgang, die sowohl in der Gruppe, als auch in der Gemeinde sind, die dem Vorgang zugeordnet ist.

Wichtig: Eine Gruppe kann nur zugewiesen werden, wenn mindestens ein Mitglied Workflows-Zugriff hat. Andernfalls erscheint ein Warnhinweis und die Zuweisung wird verhindert.

Gruppen für Workflows aktivieren

Standardmäßig sind Gruppen nicht für Workflows freigegeben. Das bewusste Aktivieren stellt sicher, dass Vorgänge nur an dafür vorgesehene Teams gehen.

Aktivierung in den Gruppen-Einstellungen

Nötig: Rollen mit der Berechtigung "Workflows" plus „Alle Vorgänge in der Gemeinde verwalten"

Gehen Sie in das Gruppen Modul.
Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus. (Als Gruppenleiter)
Klicken Sie oben rechts auf "Mehr".
Aktivieren Sie die Option „Diese Gruppe kann Workflows-Vorgänge empfangen".
Speichern Sie die Einstellung.

Mit der Workflow-Berechtigung „Gruppenzuweisungen in der eigenen Gemeinde verwalten" können auch Gruppenleitungen ihre eigene Gruppe selbst freigeben.

Eine Gruppe einem Vorgang zuweisen

Sobald eine Gruppe für Workflows aktiviert ist, können Sie sie wie eine einzelne Person als Empfänger eines Vorgangs auswählen.

Öffnen Sie den gewünschten Vorgang im Posteingang.
Wählen Sie im Feld „Gruppen" eine oder mehrere aktivierte Gruppen aus.
Optional: Weisen Sie zusätzlich eine Einzelperson über das Feld „Zugewiesen" zu.

📷 [Screenshot: Vorgangsdetails mit den Feldern „Zugewiesen" und „Gruppen" auf der rechten Seite]

Sie können einem Vorgang eine Einzelperson zuweisen. Wenn mehrere Personen gemeinsam an einem Vorgang arbeiten sollen, nutzen Sie eine Gruppe.

Die zugewiesenen Gruppen werden auf der Vorgangskarte angezeigt — vergleichbar mit der zugewiesenen Person. Beim Mouseover über das Gruppensymbol erscheint ein Tooltip mit allen Gruppennamen.

📷 [Screenshot: Vorgangskarte im Posteingang mit Gruppensymbol und Tooltip]

Auto-Zuweisung über Formulare

Wenn ein Formular mit Workflows verbunden ist, kann jede neue Antwort automatisch einem Vorgang zugewiesen werden — wahlweise an eine Person, eine Gruppe, beides oder gar nicht.

Öffnen Sie das Formular und gehen Sie zur Einstellung „Mit Workflows verbinden".
Aktivieren Sie „Ja, automatisch einen Vorgang aus jeder Antwort erstellen".
Wählen Sie unter „Auto-Zuweisung an eine:n Benutzer:in" die gewünschte Person.
Wählen Sie unter „Auto-Zuweisung an eine Gruppe" eine oder mehrere Gruppen.

📷

Achtung: Wird weder eine Person noch eine Gruppe ausgewählt, bleibt der Vorgang nicht zugewiesen. Dann sind nur Rollen mit der Berechtigung „Alle Vorgänge in der Gemeinde verwalten" für die Bearbeitung verantwortlich. Achten Sie darauf, dass jemand diese nicht zugewiesenen Vorgänge regelmäßig prüft.

Benachrichtigungen für Gruppenleitungen

Bei einer neuen Gruppenzuweisung erhalten ausschließlich Gruppenleitungen mit der Berechtigung „Gruppenzuweisungen in der eigenen Gemeinde verwalten" eine E-Mail-Benachrichtigung. Andere Gruppenmitglieder werden nicht per E-Mail informiert.

Hat eine Gruppe mehrere Leitungen mit dieser Berechtigung, erhalten alle die E-Mail.
Mitglieder ohne diese Berechtigung sehen den Vorgang im Workflows-Posteingang, bekommen aber keine E-Mail.

So vermeiden Sie unnötige E-Mail-Flut: Geben Sie die Berechtigung gezielt nur den Personen, die für die Gruppe Vorgänge koordinieren sollen.

Gruppen wieder entfernen oder deaktivieren

Eine Gruppe aus einem Vorgang entfernen

Sie können die Zuweisung jederzeit aufheben:

Öffnen Sie den Vorgang.
Entfernen Sie die Gruppe aus dem Feld „Gruppen".
Der Vorgang ist anschließend wieder nicht zugewiesen (sofern keine andere Person oder Gruppe zugewiesen ist).

Eine Gruppe für Workflows deaktivieren

Wenn eine Gruppe keine neuen Vorgänge mehr empfangen soll, deaktivieren Sie die Workflows-Option in den Gruppeneinstellungen.

Wichtig: Die Gruppe behält weiterhin Zugriff auf bereits zugewiesene Vorgänge, kann aber keine neuen mehr empfangen. Um den Zugriff vollständig zu entziehen, weisen Sie die offenen Vorgänge einer an deren Gruppe zu oder entfernen die Gruppe aus den jeweiligen Vorgängen.

Filtern und Anzeigen von Gruppen-Vorgängen

Im Workflows-Posteingang stehen Ihnen Filter zur Verfügung, um schnell die richtigen Vorgänge zu finden:

Mein Posteingang: Vorgänge, die Ihnen persönlich oder Ihren Gruppen zugewiesen sind.
Gruppen-Posteingang: Eigener Bereich für jede Gruppe, in der Sie Mitglied sind und die für Workflows aktiviert ist.
Aktiv / Erledigt / Archiviert: Status-Filter für die Bearbeitung.
Zugewiesen an mich / Erstellt von mir: Filter innerhalb einer Gruppe oder eines Posteingangs.
Ereignis in 7 / 14 / 30 Tagen: Filter für Vorgänge, die mit einem Kalendereintrag verknüpft sind — basierend auf dem Datum des Ereignisses.
Gemeinde-Filter (Multi-Gemeinde): Schränkt die Ansicht auf eine bestimmte Gemeinde ein.

📷 [Screenshot: Workflows-Posteingang mit Seitenmenü, Gruppen-Posteingängen und Filtern für Aktiv/Erledigt/Archiviert]

Wenn Sie selbst einen Vorgang erstellen und ihn anschließend einer anderen Person oder Gruppe zuweisen, behalten Sie den Zugriff über den Filter „Erstellt von mir".

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Aktualisiert am: 08/05/2026

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