Tildeling af grupper i Workflows

Introduktion

I Workflows kan du tildele opgaver til andet end blot individuelle brugere – du kan også tildele dem til hele grupper. På den måde kan et helt team løse en opgave i fællesskab — f.eks. præsteteamet, konfirmandmedarbejdere eller kordegnekontoret — uden at én enkelt person sidder med det fulde ansvar alene.

Fordele ved gruppetildeling

• Flere personer deler ansvaret for en opgave.
• Gruppeledere modtager automatisk e-mails om nye tildelinger.
• Opgaver og ansvarsområder bibeholdes, selvom enkelte medarbejdere forlader gruppen.
• Du kan filtrere efter grupper og dermed bevare overblikket i din indbakke.

3 måder at tildele en gruppe til en opgave

1. Manuelt i opgaven: Vælg en aktiveret gruppe som modtager direkte inde i opgaven.
2. Automatisk via formularer: Når du forbinder en formular til Workflows, kan du opsætte automatisk tildeling til en gruppe.
3. Via gruppeindstillinger: Aktivér grupper til Workflows, så de overhovedet kan vælges som modtagere.

Indhold

• Rettigheder & roller
• Aktivér grupper til Workflows
• Tildel en gruppe til en opgave
• Auto-tildeling via formularer
• Beskeder til gruppeledere
• Fjern eller deaktiver grupper
• Filtrering og visning af gruppeopgaver

Rettigheder & roller

• Roller med "Workflows" og "Administrer alle opgaver i sognet": Kan aktivere enhver gruppe i eget sogn til Workflows, se alle ikke-tildelte opgaver og tildele opgaver.
• Gruppeleder med rettigheden "Administrer gruppetildelinger i eget sogn": Kan aktivere sin egen gruppe til Workflows og modtager e-mailnotifikationer ved nye tildelinger.
• Brugere med adgang til Workflows: Kan se og redigere opgaver, der er tildelt dem personligt eller deres grupper.
• Multi-sogn: Rettigheder virker kun inden for dit eget sogn. I et andet sogn skal brugeren have separate rettigheder. Hvis en gruppe går på tværs af sogne, er det kun de gruppemedlemmer, der er i både gruppen og det sogn, som opgaven tilhører, der kan se Workflow-opgaven.

Aktivér grupper til Workflows

Som standard er grupper ikke aktiveret til Workflows. Den bevidste aktivering sikrer, at opgaver kun lander hos de teams, der er beregnet til det.

Aktivering i gruppeindstillingerne

Kræver: Roller med rettigheden "Workflows" samt "Administrer alle opgaver i sognet"

1. Gå til modulet Grupper.
2. Vælg den ønskede gruppe. (Som gruppeleder)
3. Klik på "Mere" øverst til højre.
4. Aktivér indstillingen "Denne gruppe kan modtage Workflows-opgaver".
5. Gem indstillingen.

Tildel en gruppe til en opgave

Så snart en gruppe er aktiveret til Workflows, kan du vælge den som modtager af en opgave på samme måde som en enkeltperson.

1. Åbn den ønskede opgave i indbakken.
2. Vælg en eller flere aktiverede grupper i feltet "Grupper".
3. Valgfrit: Tildel desuden en enkeltperson via feltet "Tildelt".

📷 [Screenshot: Opgavedetaljer med felterne "Tildelt" og "Grupper" i højre side]

De tildelte grupper vises på opgavekortet — svarende til den tildelte person. Når du holder musen over gruppe-ikonet, vises et værktøjstip med navnene på alle grupper.

📷 [Screenshot: Opgavekort i indbakken med gruppe-ikon og værktøjstip]

Auto-tildeling via formularer

Når en formular er forbundet med Workflows, kan hvert nyt svar automatisk tildeles en opgave — enten til en person, en gruppe, begge dele eller slet ingen.

1. Åbn formularen og gå til indstillingen "Forbind med Workflows".
2. Aktivér "Ja, opret automatisk en opgave ud fra hvert svar".
3. Under "Auto-tildeling til en bruger" vælger du den ønskede person.
4. Under "Auto-tildeling til en gruppe" vælger du en eller flere grupper.

📷

Beskeder til gruppeledere

Ved en ny gruppetildeling modtager udelukkende gruppeledere med rettigheden "Administrer gruppetildelinger i eget sogn" en e-mailnotifikation. Andre gruppemedlemmer får ikke besked via e-mail.

• Hvis en gruppe har flere ledere med denne rettighed, modtager de alle e-mailen.
• Medlemmer uden denne rettighed kan se opgaven i deres Workflows-indbakke, men modtager ingen e-mail.

Fjern eller deaktiver grupper

Fjern en gruppe fra en opgave

Du kan til enhver tid fjerne tildelingen:

1. Åbn opgaven.
2. Fjern gruppen fra feltet "Grupper".
3. Opgaven er derefter igen ikke tildelt (medmindre en anden person eller gruppe er tildelt).

Deaktiver en gruppe til Workflows

Hvis en gruppe ikke længere skal modtage nye opgaver, deaktiverer du Workflows-indstillingen i gruppeindstillingerne.

Filtrering og visning af gruppeopgaver

I din Workflows-indbakke har du filtre til rådighed, så du hurtigt kan finde de rigtige opgaver:

• Min indbakke: Opgaver, der er tildelt dig personligt eller dine grupper.
• Gruppe-indbakke: Et eget område for hver gruppe, du er medlem af, som er aktiveret til Workflows.
• Aktiv / Udført / Arkiveret: Status-filtre for behandlingen.
• Tildelt til mig / Oprettet af mig: Filtre i en gruppe eller en indbakke.
• Begivenhed om 7 / 14 / 30 dage: Filter for opgaver, der er knyttet til en kalenderbegivenhed — baseret på datoen for begivenheden.
• Sogn-filter (Multi-sogn): Begrænser visningen til et bestemt sogn.

Link til artiklen: Grupper i Workflows

📷 [Screenshot: Workflows-indbakke med sidemenu, gruppe-indbakker og filtre for Aktiv/Udført/Arkiveret]

Relaterede artikler:

• Introduktion til Workflows — Overblik over modulet Workflows
• Administrer rettigheder og roller — Hvordan du konfigurerer roller og rettigheder
• Opret og administrer grupper — Grundlæggende om grupper i ChurchDesk

Søgeord: Workflows, opgaver, grupper, gruppetildeling, gruppeleder, kordegnekontor, auto-tildeling, formular, indbakke, rettigheder, ikke tildelt, multi-sogn, notifikation

Opdateret den: 08/05/2026