Smarte svar i Workflow-indbakken

Med e-mailskabeloner kan du besvare en sag i indbakken under Workflows uden at skulle skrive det samme svar igen og igen. Du vælger en færdiglavet skabelon, ChurchDesk udfylder kontaktpersonens oplysninger, og så sender du. Skabeloner kan deles på tværs af din organisation, så alle besvarer henvendelser i samme tone og med de samme oplysninger.

Hvad du kan gøre med e-mailskabeloner

• Indsæt et foruddefineret svar i en hvilken som helst sag med et enkelt klik.
• Tilpas svaret automatisk med kontaktpersonens fornavn og efternavn.
• Send et svar med det samme, når du ændrer status på en sag.
• Organiser skabeloner efter sagskategori, og filtrer dem, når du søger.
• Del skabeloner kun med dit eget sogn eller med alle sogne, der er tilknyttet via din portal.

Tilgængelighed

E-mail-skabeloner er en del af Workflows-modulet og er tilgængelige for alle kunder, der har modulet inkluderet i deres abonnement.

Indhold

• Rettigheder og roller
• Send et svar fra en skabelon
• Tilpas et svar med variabler
• Send et svar, når en sagsstatus ændres
• Opret en ny e-mailskabelon
• Rediger eller kopier en eksisterende skabelon
• Administrer alle skabeloner i indstillingerne

Rettigheder og roller

• **Alle med adgang til Workflows:**Kan oprette en sag, vælge en skabelon og sende svaret.
• Brugere med redigeringsrettigheder til en skabelon: Kan ændre selve skabelonen. Ændringen gælder for alle, der bruger den.
• Brugere uden redigeringsrettigheder: Kan stadig bruge skabelonen og gemme deres egen version af den ved at oprette en kopi. Kopien tilhører udelukkende deres organisation.
• Administratorer: Kan se og administrere alle e-mail-skabeloner under ChurchDesk Indstillinger > Workflows > »E-mail-skabeloner«.
• Multi-Sogn: Skabeloner, der offentliggøres under »Din organisation og tilknyttede menigheder«, er synlige for medarbejdere i alle sogne, der er tilknyttet via din portal.

Send et svar fra en skabelon

1. Åbn den sag, du vil besvare, i indbakken under Workflows.
2. I meddelelsesfeltet nederst i sagen skal du vælge fanen »E-mail«.
3. Klik på »Vælg skabelon«.
4. Vælg en skabelon fra listen til venstre. Den fulde e-mail vises i forhåndsvisningen til højre.
5. Klik på »Vælg« for at indsætte den i din e-mail.
6. Tjek teksten, og klik derefter på ›Send‹.

📷 [Skærmbillede: En sag i Workflows-indbakken — fanen »E-mail« er åben, og knappen »Vælg skabelon« er synlig nederst til venstre i meddelelsesfeltet]

Sådan finder du den rigtige skabelon

• Brug søgefeltet til at søge efter en skabelon ved navn.
• Brug »Ejerskab«-filteret til kun at vise jeres skabeloner eller kun skabeloner, der er delt med dig.
• Brug »Kategori«-filteret til kun at vise skabeloner til en bestemt type sag, for eksempel bryllup eller begravelse.

📷 [Skærmbillede: Vinduet »Vælg skabelon« — skabelonliste til venstre, eksempel til højre, søgefelt og filtrene »Ejerskab« og »Kategori« øverst]

Hvis sagen har mere end én kontaktperson

Hvis flere personer er knyttet til sagen, spørger ChurchDesk, hvem svaret er rettet til. Vinduet »Vælg kontakter« åbnes; du vælger én person og klikker på »Vælg«. Skabelonen bruger derefter den pågældende persons oplysninger.

Hvis du allerede er begyndt at skrive

Hvis meddelelsesfeltet allerede indeholder tekst, spørger ChurchDesk »Erstat meddelelsen?«, før skabelonen indsættes. Vælg ›Erstat‹ for at bruge skabelonen, eller »Annuller« for at beholde det, du har skrevet.

Tilpas et svar med variabler

Variabler er pladsholdere, som ChurchDesk erstatter med kontaktpersonens faktiske oplysninger, når du indsætter skabelonen. Der er i øjeblikket to variabler tilgængelige:

• Fornavn
• Efternavn

Når du vælger en skabelon til en sag, erstattes hver variabel med oplysningerne for den kontakt, du svarer til. En skabelon, der starter med »Kære fornavn«, vises som »Kære Riccardo«.

📷 [Skærmbillede: En e-mail i en sag, hvor variablerne for fornavn og efternavn er blevet erstattet med kontaktens rigtige navn]

Når en pladsholder forbliver tom

Hvis sagen ikke har nogen kontaktperson, eller hvis kontaktpersonen ikke har noget fornavn eller efternavn gemt, kan pladsholderen ikke udfyldes. ChurchDesk viser et orange advarselsikon ved siden af beskeden.

Hvis du alligevel klikker på »Send«, vises en advarsel, der fortæller dig, hvor mange pladsholdere der stadig er tomme, og at modtageren vil se tomme felter. Du kan derefter:

• Klikke på »Gå tilbage« for selv at fjerne eller erstatte pladsholderne, eller
• Klikke på »Send alligevel« for at sende e-mailen, som den er.

📷 [Skærmbillede: Advarslen »Nogle oplysninger er stadig tomme« med knapperne »Gå tilbage« og »Send alligevel«]

Send et svar, når en sagsstatus ændres

Når du lukker en sag, er det ofte det rette tidspunkt at informere kontakten. ChurchDesk tilbyder automatisk et svar.

1. Åbn sagen og ændr dens status, for eksempel fra »Aktiv« til »Løst«.
2. Skabelonlisten åbnes med en note øverst, der bekræfter den nye status og spørger, om du vil sende en besked til kontakterne i denne sag.
3. Vælg en skabelon og send den som sædvanlig.
4. Hvis du ikke ønsker at sende noget, skal du lukke noten. Statusændringen gemmes uanset hvad.

📷 [Skærmbillede: Skabelonlisten åbnet efter en statusændring, med noten »Status ændret til Løst« øverst]

Opret en ny e-mail-skabelon

Du kan oprette en skabelon, mens du besvarer en sag, eller i indstillingerne.

1. Klik på »Vælg skabelon« i en sag, og klik derefter på »Opret skabelon«.
2. Indtast et »Navn«. Dette vises kun i skabelonlisten i ChurchDesk, ikke for modtageren.
3. Indtast en ›Emnelinje‹. Dette er emnet på den e-mail, som kontakten modtager.
4. Skriv e-mailen i feltet »Meddelelse«. Redigeringsværktøjet er det samme, som du bruger til almindelige e-mails.
5. Indsæt variabler der, hvor du ønsker, at personlige oplysninger skal vises. Indtast en åben firkantet parentes [ og vælg Fornavn eller Efternavn fra listen.
6. Vælg en eller flere »Kategorier« for at angive, hvilken type sag skabelonen hører til.
7. Vælg under ›Udgiv‹, hvem der kan se skabelonen.
8. Klik på »Gem som ny skabelon«. Skabelonen er tilgængelig med det samme.

📷 [Skærmbillede: Panelet »Lav ny skabelon« med felterne Navn, Emnelinje, Besked, Kategorier og Offentliggør]

Kategorier

Kategorier beskriver den type sag, en skabelon er beregnet til, for eksempel dåb, velsignelse, begravelse, konfirmation, begravelsesceremoni, bryllup eller andet. De bruges til at filtrere skabelonlisten, og der foreslås en passende skabelon, når du lukker en sag af den pågældende type. En skabelon behøver ikke at have en kategori.

Udgiv

• »Kun i din organisation« — synlig for dit menighedspersonale. Dette er standardindstillingen.
• »Din organisation og tilknyttede menigheder« — også synlig for personale i menigheder, der er tilknyttet via din portal.

📷 [Skærmbillede: Rullemenuen »Udgiv«, der viser begge synlighedsindstillinger med deres beskrivelser]

Rediger eller kopier en eksisterende skabelon

To knapper nederst på skabelonlisten giver dig mulighed for at ændre en skabelon. Hvilken du skal bruge, afhænger af, om ændringen skal gælde for alle.

Rediger skabelon

Brug »Rediger skabelon«, når ændringen skal gælde for alle. Vælg skabelonen, klik på »Rediger skabelon«, foretag dine ændringer og gem. Næste gang en kollega bruger skabelonen, ser vedkommende den opdaterede version.

Tilpas

Brug »Tilpas«, når du kun ønsker din egen version, eller når du ikke har tilladelse til at redigere en skabelon, som dit bispedømme eller din portal har delt med dig.

1. Vælg skabelonen, og klik på ›Tilpas‹.
2. En ny skabelon åbnes med alle værdier allerede udfyldt og »(Kopi)« tilføjet til navnet.
3. Rediger det, du har brug for, og giv den et mere tydeligt navn.
4. Klik på »Gem som ny skabelon«.

Den oprindelige skabelon forbliver nøjagtig, som den var. Din kopi tilhører udelukkende din organisation.

Administrer alle skabeloner i indstillingerne

Administratorer kan se alle e-mail-skabeloner samlet ét sted.

1. Gå til ChurchDesk Indstillinger > Arbejdsgange.
2. Vælg fanen »E-mail-skabeloner«.

Listen viser navnet på hver skabelon, dens kategorier og ejerskab, så du med et blik kan se, hvilke skabeloner der tilhører dit eget sogn, og hvilke der er blevet delt med dig. Du kan filtrere listen, søge i den og oprette nye skabeloner her med »Opret skabelon«.

📷 [Skærmbillede: ChurchDesk Indstillinger > Arbejdsgange med fanen »E-mail-skabeloner« åben, der viser kolonnerne Navn, Kategorier og Ejerskab]

Nøgleord: e-mail-skabeloner, skabeloner, arbejdsgange, indbakke, sager, standardsvar, foruddefinerede svar, smarte svar, vælg skabelon, opret skabelon, tilpas skabelon, kopier skabelon, variabler, pladsholdere, fornavn, efternavn, personalisering, sagskategorier, sagstatus, løst, offentliggør skabelon, tilknyttede menigheder, portal, flere menigheder, svar på forespørgsel

Opdateret den: 30/09/2026