Intelligente Antworten im Workflows-Posteingang

Mit E-Mail-Vorlagen können Sie im Posteingang von Workflows neue E-Mails schreiben oder eingehende E-mails beantworten, ohne immer wieder dieselbe Nachricht neu verfassen zu müssen. Sie wählen eine vorgefertigte Vorlage aus, ChurchDesk füllt die Kontaktinformationen ein, und Sie versenden die E-Mail. Vorlagen können organisationsweit geteilt werden, sodass alle Anfragen im gleichen Ton und mit denselben Informationen beantwortet werden.


Was Sie mit E-Mail-Vorlagen tun können


  • Fügen Sie mit einem Klick eine vorgefertigte Antwort in einen beliebigen Vorgang ein.
  • Personalisieren Sie die Antwort automatisch mit dem Vornamen und Nachnamen des Kontakts.
  • Senden Sie sofort eine Antwort, wenn Sie den Status eines Vorgangs ändern.
  • Organisieren Sie Vorlagen nach Fallkategorien und filtern Sie sie bei der Suche.
  • Teilen Sie Vorlagen nur mit Ihrer eigenen Gemeinde oder mit allen Gemeinden, die über Ihr Portal verbunden sind.



Verfügbarkeit


E-Mail-Vorlagen sind Teil des Workflows-Moduls und stehen allen Kunden zur Verfügung, deren Tarif dieses Modul enthält.



Inhalt





Rechte und Rollen

  • Alle mit Zugriff auf „Workflows“: Können einen Vorgang eröffnen, eine Formular-Vorlage auswählen und die Antwort versenden.
  • Benutzer mit Bearbeitungsrechten für eine Vorlage: Können die Vorlage selbst ändern. Die Änderung gilt für alle, die sie verwenden.
  • Benutzer ohne Bearbeitungsrechte: Können die Vorlage weiterhin verwenden und durch Erstellen einer Kopie ihre eigene Version davon speichern. Die Kopie gehört ausschließlich ihrer Organisation.
  • Administratoren: Können alle E-Mail-Vorlagen unter ChurchDesk Einstellungen > Workflows > „E-Mail-Vorlagen“ einsehen und verwalten.
  • Multi-Gemeinde: Vorlagen, die unter „Ihre Organisation und verbundene Gemeinden“ veröffentlicht wurden, sind für Mitarbeiter in allen über Ihr Portal verbundenen Gemeinden sichtbar.



Eine Antwort anhand einer Vorlage senden


  1. Öffnen Sie den Vorgang, den Sie beantworten möchten, im Posteingang unter „Workflows“.
  2. Wählen Sie im Nachrichtenfeld am unteren Rand des Vorgangs die Registerkarte „E-Mail“ aus.
  3. Klicken Sie auf „Vorlage auswählen“.
  4. Wählen Sie eine Vorlage aus der Liste auf der linken Seite aus. Die vollständige E-Mail wird in der Vorschau auf der rechten Seite angezeigt.
  5. Klicken Sie auf „Vorlage auswählen“, um sie in Ihre E-Mail einzufügen.
  6. Überprüfen Sie den Text und klicken Sie anschließend auf „Senden“.




Die richtige Vorlage finden


  • Verwenden Sie das Suchfeld, um nach einer Vorlage anhand ihres Namens zu suchen.
  • Verwenden Sie den Filter „Zugehörigkeit“, um nur Ihre eigenen Vorlagen oder nur Vorlagen anzuzeigen, die mit Ihnen geteilt wurden.
  • Verwenden Sie den Filter „Kategorie“, um nur Vorlagen für eine bestimmte Art von Vorgang anzuzeigen, zum Beispiel Hochzeit oder Beerdigung.


TIPP: Drücke Cmd + K, um die Vorlagenliste zu öffnen, ohne die Tastatur zu verlassen. Blättere mit den Pfeiltasten durch die Vorlagen und wähle eine mit Enter aus.


Wenn der Vorgang mehr als einen Kontakt hat


Wenn mehrere Kontakte mit dem Vorgang verknüpft sind, fragt ChurchDesk, an wen die Antwort gerichtet sein soll. Das Fenster „Kontakte auswählen“ öffnet sich; wählen Sie einen Kontakt aus und klicken Sie auf „Auswählen“. Die Vorlage verwendet dann die Daten dieses Kontakts.


HINWEIS: Eine Antwort kann jeweils nur an einen Kontakt gerichtet werden. Um einer zweiten Person zu schreiben, senden Sie eine separate Antwort.


Wenn Sie bereits mit dem Schreiben begonnen haben


Wenn die Textbox bereits Text enthält, fragt ChurchDesk „Nachricht ersetzen?“, bevor die Vorlage eingefügt wird. Wählen Sie „Ersetzen“, um die Vorlage zu verwenden, oder „Abbrechen“, um Ihren eigenen Text beizubehalten.



Antwort mit Variablen personalisieren


Variablen sind Platzhalter, die ChurchDesk beim Einfügen der Vorlage durch die tatsächlichen Daten des Kontakts ersetzt. Derzeit stehen zwei Variablen zur Verfügung:

  • Vorname
  • Nachname


Wenn Sie eine Vorlage für einen Vorgang auswählen, wird jede Variable durch die Daten des Kontakts ersetzt, dem Sie antworten. Eine Vorlage, die mit „Lieber Vorname“ beginnt, wird als „Lieber Riccardo“ versendet.



Wenn ein Platzhalter leer bleibt


Wenn der Vorgang keinen Kontakt enthält oder für den Kontakt kein Vorname oder Nachname hinterlegt ist, kann der Platzhalter nicht ausgefüllt werden. ChurchDesk zeigt neben der Nachricht ein orangefarbenes Warnsymbol an.


Wenn Sie trotzdem auf „Senden“ klicken, erscheint eine Warnung, die Ihnen mitteilt, wie viele Platzhalter noch leer sind und dass der Empfänger Leerzeichen sehen wird. Sie haben dann folgende Möglichkeiten:

  • Klicken Sie auf „Zurück“, um die Platzhalter selbst zu entfernen oder zu ersetzen, oder
  • auf „Trotzdem senden“ klicken, um die E-Mail unverändert zu versenden.



Eine Antwort senden, wenn sich der Status eines Vorgangs ändert


Wenn Sie einen Vorgang schließen, ist dies oft der Moment, in dem Sie die Kontakte darüber informieren möchten. ChurchDesk bietet automatisch eine Antwort an.


  1. Öffnen Sie den Vorgang und ändern Sie dessen Status, zum Beispiel von „Aktiv“ auf „Gelöst“.
  2. Die Vorlagenliste öffnet sich mit einem Hinweis oben, der den neuen Status bestätigt und fragt, ob Sie eine Nachricht an die Kontakte zu diesem Vorgang senden möchten.
  3. Wählen Sie eine Vorlage aus und versenden Sie sie wie gewohnt.
  4. Wenn Sie nichts versenden möchten, schließen Sie den Hinweis. Die Statusänderung wird in jedem Fall gespeichert.


TIPP: Geben Sie Ihren Abschlussvorlagen einen eindeutigen Namen, zum Beispiel „Fall abgeschlossen“, damit Sie sie in diesem Moment leicht finden.



Eine neue E-Mail-Vorlage erstellen


Sie können eine Vorlage erstellen, während Sie einen Vorgang beantworten, oder in den Einstellungen.


  1. Klicken Sie in einem Vorgang auf „Vorlage auswählen“ und anschließend auf „Vorlage erstellen“.
  2. Geben Sie einen „Namen“ ein. Dieser wird nur in der Vorlagenliste innerhalb von ChurchDesk angezeigt, nicht dem Empfänger.
  3. Geben Sie eine „Betreffzeile“ ein. Dies ist der Betreff der E-Mail, die der Kontakt erhält.
  4. Verfassen Sie die E-Mail im Feld „Nachricht“. Der Editor ist derselbe, den Sie für normale E-Mails verwenden.
  5. Füge Variablen an den Stellen ein, an denen persönliche Angaben erscheinen sollen. Gib eine öffnende eckige Klammer [ ein und wähle Vorname oder Nachname aus der Liste aus.
  6. Wähle eine oder mehrere „Kategorien“ aus, um anzugeben, zu welcher Art von Fall die Vorlage gehört.
  7. Lege unter „Veröffentlichen“ fest, wer die Vorlage sehen darf.
  8. Klicke auf „Als neue Vorlage speichern“. Die Vorlage ist sofort verfügbar.


Kategorien


Kategorien beschreiben die Art des Vorgangs, für den eine Vorlage vorgesehen ist, zum Beispiel Taufe, Segnung, Beisetzung, Konfirmation/ Firmung, Beerdigung, Hochzeit oder Sonstiges. Sie dienen zum Filtern der Vorlagenliste, und beim Schließen eines Vorgangs dieser Art wird eine passende Vorlage vorgeschlagen. Eine Vorlage muss keine Kategorie haben.


Veröffentlichen


  • „Nur in Ihrer Organisation“ – sichtbar für Ihre Gemeindemitarbeiter. Dies ist die Standardeinstellung.
  • „Ihre Organisation und verbundene Gemeinden“ – auch sichtbar für Mitarbeiter in Gemeinden, die über Ihr Portal verbunden sind.



Eine vorhandene Vorlage bearbeiten oder kopieren


Über zwei Schaltflächen am unteren Rand der Vorlagenliste können Sie eine Vorlage ändern. Welche Sie verwenden müssen, hängt davon ab, ob die Änderung für alle gelten soll.


Vorlage bearbeiten


Verwenden Sie „Vorlage bearbeiten“, wenn die Änderung für alle gelten soll. Wählen Sie die Vorlage aus, klicken Sie auf „Vorlage bearbeiten“, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie. Wenn ein Kollege die Vorlage das nächste Mal verwendet, sieht er die aktualisierte Version.


Anpassen


Verwenden Sie „Anpassen“, wenn Sie nur Ihre eigene Version wünschen oder wenn Sie eine Vorlage, die Ihnen von Ihrer Diözese oder Ihrem Portal geteilt wurde, nicht bearbeiten dürfen.


  1. Wählen Sie die Vorlage aus und klicken Sie auf „Anpassen“.
  2. Es öffnet sich eine neue Vorlage, in der alle Werte bereits ausgefüllt sind und dem Namen „(Kopie)“ hinzugefügt wurde.
  3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und geben Sie ihr einen aussagekräftigeren Namen.
  4. Klicken Sie auf „Als neue Vorlage speichern“.


Die ursprüngliche Vorlage bleibt unverändert. Ihre Kopie gehört ausschließlich Ihrer Organisation.


HINWEIS: „Anpassen“ erstellt immer eine neue Vorlage. Die Vorlage, aus der Sie sie kopiert haben, wird dadurch nie verändert.



Alle Vorlagen in den Einstellungen verwalten


Administratoren können alle E-Mail-Vorlagen an einem Ort einsehen.


  1. Gehen Sie zu ChurchDesk Einstellungen > Workflows.
  2. Wählen Sie die Registerkarte „E-Mail-Vorlagen“ aus.


Die Liste zeigt den Namen jeder Vorlage, ihre Kategorien und ihren Eigentümer an, sodass Sie auf einen Blick erkennen können, welche Vorlagen zu Ihrer eigenen Gemeinde gehören und welche für Sie freigegeben wurden. Sie können die Liste filtern, durchsuchen und hier mit „Vorlage erstellen“ neue Vorlagen anlegen.



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Aktualisiert am: 14/09/2026

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