Kontakte erstellen und verwalten

Mit dem Kontakte-Modul verwalten Sie zentral alle Personen, die mit Ihrer Kirche oder Gemeinde verbunden sind – zum Beispiel Gemeindemitglieder, Ehrenamtliche, Taufeltern, Spender:innen oder andere Interessierte.
Dabei handelt es sich nicht zwangsläufig um ChurchDesk-Benutzer – ein Kontakt benötigt kein Login und keine Rolle in ChurchDesk (mehr dazu weiter unten).
Im Kontaktprofil lassen sich alle relevanten Informationen an einem Ort speichern und verwalten – wie Name, Adresse, Telefonnummer, Geburtstag, Gruppenmitgliedschaften, Notizen, Schlagwörter und mehr.

Kontakt erstellen

Neben der Möglichkeit, mehrere Kontakte gleichzeitig zu importieren, können Sie Kontakte auch manuell hinzufügen und bearbeiten.
Gehen Sie dazu ins Modul „Kontakte“ und klicken Sie auf „+ Neuer Kontakt“:

Nun können Sie die verfügbaren Informationen für den Kontakt eintragen:

Hinweis: E-Mail-Adressen und Telefonnummern dürfen nur einmal verwendet werden. ChurchDesk nutzt diese Daten, um Kontakte eindeutig zu identifizieren und Dubletten zu vermeiden.

Kontakt bearbeiten

Oben rechts finden Sie eine Suchleiste, mit der Sie gezielt nach einem Kontakt suchen können.
Sobald Sie die Person gefunden haben, klicken Sie auf den Namen, um das Kontaktprofil zu öffnen.
Hier können Sie Details, Kommunikationsverlauf, Beiträge einsehen und den Kontakt bearbeiten.

Profil

Im Tab Profil finden Sie die wichtigsten Informationen zum Kontakt:

Persönliche Angaben: Klicken Sie auf Bearbeiten, um Name, Adresse, Geburtstag, Telefonnummer etc. zu ergänzen oder zu ändern.
Familie: Verknüpfen Sie Kontakte über Bearbeiten > Mitglied hinzufügen als Familienmitglieder.
Benutzerdefinierte Felder: Ergänzen Sie eigene Felder, passend zu den Anforderungen Ihrer Kirche.

Aktivität

Im Tab Aktivität sehen Sie eine Übersicht über versendete E-Mails und SMS, über Beiträge oder ausgefüllte Formulare:

Einstellungen

Im Tab Einstellungen können Sie:

Schlagwörter hinzufügen, um Kontakte zu kategorisieren und leichter zu organisieren
Kommunikationspräferenzen festlegen (E-Mail, SMS oder beides)
Die gegebenen Einwilligungen der Person einsehen

Persönliche Notizen

Hier können Sie vertrauliche Notizen zum Kontakt hinterlegen – nur für Sie sichtbar. Andere Teammitglieder sehen diese nur, wenn sie entsprechende Berechtigungen haben:

Kontakt löschen

Wenn Sie einen Kontakt löschen möchten, klicken Sie oben rechts auf „Mehr“ und wählen Sie „Kontakt löschen“:

Kontakte in der ChurchDesk-App

Sie können Kontakte auch über die ChurchDesk-App einsehen und verwalten – ideal unterwegs, bei Besuchen, Veranstaltungen oder spontanen Fragen.
Funktionen in der App:

Kontakte suchen und anzeigen
Schlagwörter und Kontaktdaten einsehen
Seelsorgliche Notizen lesen und hinzufügen
Neue Kontakte direkt vor Ort erstellen

Die App bietet eine vereinfachte Version der Kontaktverwaltung. Für erweiterte Funktionen empfiehlt sich die Nutzung im Browser.

**Kontakte & Benutzer*innen**

Ein Kontakt ist ein Personeneintrag unter „Personen“: Name, E-Mail-Adresse, Gemeinde, Historie. Kontakte benötigen kein Login. Hier werden die Daten gespeichert.
Ein Benutzer ist ein Login: eine Identität mit Rollen und Berechtigungen, die in ChurchDesk tatsächlich Aktionen ausführen kann (auf den Kalender zugreifen, Veranstaltungen bearbeiten, eine Gruppe leiten).

Ein Kontakt und ein Benutzer können zu einem verbundenen Profil verknüpft werden; beim „Befördern“ eines Kontakts bleibt die Verknüpfung erhalten.

Hinweis: Ein Kontakt, der mit einem Benutzer verknüpft ist, kann nicht gelöscht werden, bis der Benutzer entfernt oder die Verknüpfung aufgehoben wird.

Ein Kontakt ist einfach ein Eintrag mit persönlichen Informationen – zum Beispiel zur Verwaltung von Personengruppen, zum Versenden von Mitteilungen oder zur Erfassung der Teilnahme.
Ein Benutzer verfügt über ein ChurchDesk-Login, eine definierte Rolle (z. B. Redakteur, ehrenamtlicher Mitarbeiter) und Zugriff auf bestimmte Bereiche innerhalb des Systems.

Datenschutz (DSGVO)

ChurchDesk erfüllt vollständig die Anforderungen der DSGVO zur sicheren Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten:

Alle Daten werden sicher und verschlüsselt gespeichert
Berechtigte Personen können Daten jederzeit einsehen, aktualisieren oder löschen
Integrierte DSGVO-Werkzeuge wie Einwilligungsmanagement und Datenexport
Nur autorisierte Benutzer innerhalb Ihrer Organisation haben Zugriff auf Ihre Kontaktdaten

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Aktualisiert am: 01/07/2026

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