Interne Ressourcenreservierung

Wann sollte man die interne Ressourcenreservierung nutzen?

Die Verwaltung der wertvollsten Ressourcen Ihrer Kirche, wie der Kathedrale oder sehr spezialisiertem Equipment, kann eine Herausforderung sein.

Das Tool "Interne Ressourcenreservierung" wurde entwickelt, um bei der Erstellung von Veranstaltungen mit Ressourcen zu helfen, die eine zusätzliche Genehmigung benötigen.

Es ist weiterhin notwendig, innerhalb des Teams zu kommunizieren, um angemessene Anfragen zu stellen und Missverständnisse bei diesem Thema zu vermeiden.

! Bitte beachten Sie, dass dieses Tool den Buchungs- und Planungsabläufen von Veranstaltungen zusätzliche bürokratische Schritte hinzufügt.

In den meisten Fällen kann dies durch gute interne Kommunikation mit allen Benutzern vermieden werden, die die Berechtigung "buchen & planen" haben.

In Mehrfachgemeinde-Installationen kann der Organisationsadministrator entscheiden, zu welcher/n Gemeinde(n) ein Benutzer gehört und kann daher "buchen & planen" nur in dieser/diesen Gemeinde(n) zulassen.

Wie richtet man eine Ressource für die Genehmigung ein?

Bevor jemand eine Ressource anfragen kann, müssen Sie diese einrichten. Als Organisationsadministrator können Sie festlegen, welche Ressourcen eine Genehmigung erfordern und wer für die Genehmigung der Anfragen verantwortlich ist.

Klicken Sie auf Ihren Namen in der oberen rechten Ecke und wählen Sie ChurchDesk Einstellungen.

1. Im linken Menü gehen Sie zu Gemeinde & Ressource.
2. Suchen Sie die Ressource, die Sie verwalten möchten (z. B. "Hauptsaal"), und klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten".
3. Im Abschnitt "Genehmigende" klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen.
4. Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus der Liste aus, die für die Genehmigung von Reservierungsanfragen für diese Ressource verantwortlich sein werden. Alle Benutzer auf dieser Liste müssen die Berechtigung "Buchen & Planen" haben.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Nach dem Speichern wird die Anfrage jedes Mal an die soeben ausgewählten Genehmigenden gesendet, wenn ein Mitarbeiter versucht, diese Ressource zu buchen.

Woher kommen die Anfragen?

• Der Benutzer, der eine Veranstaltung mit Ressource(n) plant, die genehmigt werden müssen, richtet die Veranstaltung wie gewohnt im Kalender ein.
• Wenn er/sie auf "Speichern" klickt, wird eine Nachricht angezeigt, die ihn/sie darüber informiert, welche Ressourcen genehmigt werden müssen.
• Gleichzeitig werden andere Ressourcen, die keine Genehmigung benötigen, sowie gebuchte Benutzer und Dienstpläne wie gewohnt eingebucht.
• Der Benutzer, der die Veranstaltung plant, erhält nach einer Weile eine E-Mail, die ihm/ihr mitteilt, ob die Ressource in der Veranstaltung abgelehnt oder genehmigt wurde.
• Wenn es mehrere Ressourcen bei der Veranstaltung gab, die genehmigt werden müssen, erhält er/sie mehrere E-Mails.
• Lesen Sie unten mehr darüber, was zu tun ist, wenn die Ressource abgelehnt wird.

Wie wird die Ressource für die Veranstaltung genehmigt oder abgelehnt?

Das Speichern der Veranstaltung sendet eine E-Mail an die Benutzer, die die Ressource für diese Veranstaltung an diesem Datum genehmigen können.

Die Benutzer, die eine Ressource genehmigen können, finden die Anfragen im Kalender auf der linken Seite unter "Anfragen".

Hier befinden sich die internen Ressourcenanfragen, aber auch externe Anfragen von den Buchungsseiten.

Alle Anfragen, die von dem Benutzer unterschrieben werden können, werden hier angezeigt.

Sie können nach "Internen Anfragen" filtern, wenn Sie auf den Filter "Buchungsseiten" klicken.

Mit einem Klick auf "Überprüfen" können sie eine Übersicht sehen und entscheiden, ob sie die Nutzung der Ressource in der Veranstaltung ablehnen oder genehmigen.

Massenaktionen

• Eine Veranstaltung mit mehreren Ressourcen, die genehmigt werden müssen, wird eine Genehmigungsanfrage für jede Ressource erstellen, um für jede Ressource individuell entscheiden zu können.
• Wiederkehrende Veranstaltungen werden ebenfalls eine Anfrage für jedes Datum erstellen, um verschiedene Antworten zu ermöglichen.

Der Benutzer kann mehrere Veranstaltungen ankreuzen, zu "Massenaktionen" auf der linken Seite gehen und diese in einem Rutsch akzeptieren oder ablehnen.

Die akzeptierten Anfragen werden auf die Registerkarte "Abgeschlossen" verschoben.

Wenn sie mehrere akzeptieren, aber eine davon eine andere Veranstaltung zur gleichen Zeit hat, wird in dem "Massenaktionen-Bericht" ein Fehler angezeigt, der ihnen mitteilt, dass sie dies individuell handhaben müssen.

Buchungskonflikt

Der Benutzer, der die Anfrage überprüft, kann die Veranstaltung im Kalender über den Link im Namen ansehen und entscheiden, ob es sinnvoll ist, einen "Buchungskonflikt" zuzulassen, wenn er auftritt, oder nicht, wenn Sie die Berechtigung "Doppelbuchung erzwingen" haben.

Was, wenn die Entscheidung nachträglich geändert werden muss?

Interne Ressourcenreservierungen werden auf die Registerkarte "Abgeschlossen" verschoben, nachdem ein verantwortlicher Benutzer eine Entscheidung darüber getroffen hat.

Wenn die Entscheidung geändert werden muss, kann die Veranstaltung in dieser Registerkarte angesehen werden, und mit "Veranstaltung im Kalender anzeigen" kann dieser Benutzer die benötigte Ressource hinzufügen oder entfernen und die Veranstaltung erneut speichern.

Ein Benutzer, der Anfragen zu dieser Ressource annehmen kann, kann eine Veranstaltung selbst ohne weitere Schritte speichern.

Was passiert mit abgelehnten Veranstaltungen?

Der Benutzer, der die Veranstaltung ursprünglich gebucht hat, erhält eine E-Mail über die Ablehnung und muss nun handeln. Er/Sie kann die gesamte Veranstaltung löschen oder eine andere Ressource dafür finden.

Wo können Sie die ausstehenden Veranstaltungen sehen?

Gehen Sie zu Kalender > Tagesansicht > schalten Sie "Benutzer & Räume Seite an Seite" um.

Verwenden Sie den Filter "Benutzer, Räume & Gruppen" auf der linken Seite und fügen Sie die Ressourcen hinzu, nach denen Sie suchen.

Ausstehende Veranstaltungen werden in Weiß angezeigt, mit nur Farbe auf der linken Seite.

Aktualisiert am: 16/09/2025