Interne Ressourcen-Reservierung

Wann sollte man die interne Ressourcen-Reservierung nutzen?

Die Verwaltung der wertvollsten Ressourcen Ihrer Kirche – wie zum Beispiel der Kathedrale oder sehr spezialisierten Geräten – kann herausfordernd sein.

Das Tool zur internen Ressourcen-Reservierung wurde entwickelt, um den Prozess beim Erstellen von Terminen mit Ressourcen, die eine zusätzliche Genehmigung benötigen, zu unterstützen. Dennoch bleibt die interne Kommunikation im Team wichtig, um passende Anfragen zu stellen und Missverständnisse zu vermeiden.

! Bitte beachten Sie: Dieses Tool fügt dem Buchungs- und Planungsprozess zusätzliche bürokratische Schritte hinzu.

In vielen Fällen lässt sich das durch gute interne Absprachen mit allen Nutzern, die die Berechtigung „Buchen & Planen“ haben, vermeiden.

In Mehrgemeinde-Installationen kann der Organisations-Administrator festlegen, zu welcher Gemeinde ein Nutzer gehört und damit auch, in welchen Gemeinden er „Buchen & Planen“ darf.

So richten Sie eine Ressource für Genehmigungen ein

Bevor eine Ressource angefragt werden kann, müssen Sie diese vorbereiten. Als Organisations-Administrator können Sie festlegen, welche Ressourcen eine Genehmigung erfordern und wer für die Genehmigung zuständig ist. Wir empfehlen, nicht jede Ressource mit einer Genehmigungspflicht zu versehen, da dies den Arbeitsablauf unnötig erschweren und zu längeren Bearbeitungszeiten führen kann.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und wählen Sie ChurchDesk-Einstellungen.
2. Wählen Sie im linken Menü Gemeinden & Ressourcen.
3. Suchen Sie die Ressource (z. B. „Großer Saal“) und klicken Sie auf Aktionen.
4. Im Bereich „Genehmiger“ klicken Sie auf Benutzer hinzufügen.
5. Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus, die für die Genehmigung von Anfragen zuständig sein sollen. Alle ausgewählten Benutzer benötigen die Berechtigung „Buchen & Planen“.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Ab sofort wird bei jeder Anfrage für diese Ressource eine Genehmigungsanfrage an die ausgewählten Benutzer geschickt.

Woher kommen die Anfragen?

• Der Nutzer erstellt wie gewohnt einen Termin mit den benötigten Ressourcen im Kalender.
• Beim Klick auf „Speichern“ erscheint eine Meldung, die darüber informiert, welche Ressourcen eine Genehmigung benötigen.
• Gleichzeitig werden Ressourcen ohne Genehmigungspflicht sowie zugewiesene Benutzer und Dienste wie gewohnt eingetragen.
• Der Nutzer erhält eine E-Mail, sobald die Anfrage von einem Genehmiger bearbeitet wurde, in der steht, ob die Ressource abgelehnt oder genehmigt wurde.
• Wenn mehrere genehmigungspflichtige Ressourcen im Termin enthalten sind, erhält er mehrere E-Mails.
• Lesen Sie weiter unten, was passiert, wenn eine Ressource abgelehnt wird.

Wie werden Ressourcen genehmigt oder abgelehnt?

Beim Speichern eines Termins wird automatisch eine E-Mail an die zuständigen Genehmiger gesendet.

Die Genehmiger finden die Anfragen im Kalender-Modul auf der linken Seite unter „Anfragen“.

Hier erscheinen sowohl interne Anfragen als auch externe von den Buchungsseiten. Unter „Buchungsseiten“ wird angezeigt, ob es sich um eine interne oder externe Anfrage handelt.

Sie können nach „Internen Anfragen“ filtern, indem Sie im Filter „Buchungsseiten“ auswählen.

Mit einem Klick auf Prüfen öffnet sich eine Übersicht, in der entschieden werden kann, ob die Ressource für den Termin genehmigt oder abgelehnt wird.

Sammelaktionen

• Ein Termin mit mehreren genehmigungspflichtigen Ressourcen erzeugt für jede Ressource eine separate Anfrage, die einzeln entschieden werden muss.
• Serientermine erzeugen für jedes Datum eine eigene Anfrage, um unterschiedliche Entscheidungen zu ermöglichen.
• Mehrere Anfragen können gesammelt über die Option Sammelaktionen angenommen oder abgelehnt werden.
• Angenommene Anfragen werden in den Tab Abgeschlossen verschoben.
• Wenn bei einer Sammelaktion ein Konflikt besteht (z. B. weil eine Ressource bereits gebucht ist), erscheint eine Fehlermeldung im Sammelaktionsbericht. Der betroffene Termin muss dann einzeln bearbeitet werden.

Buchungskonflikt

Der Genehmiger kann sich den Termin im Kalender über den Link im Titel ansehen und entscheiden, ob ein Buchungskonflikt erlaubt werden soll oder nicht – vorausgesetzt, er hat die Berechtigung zur „Doppelbuchung erzwingen“.

Was tun, wenn eine Entscheidung nachträglich geändert werden muss?

Interne Ressourcen-Anfragen werden nach einer Entscheidung in den Tab Abgeschlossen verschoben.

Wenn eine Änderung nötig ist, kann der Termin dort aufgerufen werden. Über „Termin im Kalender anzeigen“ lässt sich die Ressource hinzufügen oder entfernen und der Termin erneut speichern.

Dabei wird keine zweite Benachrichtigungs-E-Mail versendet. Der Genehmiger muss den anfragenden Nutzer direkt informieren.

Ein Nutzer, der Anfragen für eine Ressource genehmigen darf, kann selbst jederzeit Termine mit dieser Ressource speichern – ohne weitere Genehmigung.

Was passiert mit abgelehnten Terminen?

Der Nutzer, der den Termin ursprünglich erstellt hat, erhält eine E-Mail über die Ablehnung. Er muss nun entscheiden, ob er den gesamten Termin löscht oder eine andere Ressource dafür auswählt.

Dieses Tool soll dabei helfen, Veranstaltungen mit genehmigungspflichtigen Ressourcen besser zu verwalten. Dennoch bleibt es wichtig, im Team abzustimmen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Wo sieht man die ausstehenden Termine?

Wechseln Sie im Kalender in die Tagesansicht und aktivieren Sie die Option Benutzer & Räume nebeneinander.

Verwenden Sie den Filter Benutzer, Räume & Gruppen auf der linken Seite und fügen Sie die gewünschten Ressourcen hinzu.

Ausstehende Termine werden weiß dargestellt und haben nur links einen farbigen Streifen.

Aktualisiert am: 16/09/2025