Artikel über: Spezialwissen für Ihre Region

EKiR: Kampagnen

Kampagnen


Einleitung


Mit Kampagnen in ChurchDesk kommunizieren Sie gezielt und personalisiert mit Ihren Mitgliedern — per E-Mail oder Brief. Kampagnen kombinieren eine Zielgruppe mit einer Nachrichtenvorlage und einem Kommunikationskanal, sodass Sie mit wenigen Klicks Tausende Mitglieder persönlich erreichen können.


Kampagnen können zentral erstellt und von den einzelnen Gemeinden lokal durchgeführt werden. Dabei werden sie automatisch mit dem Namen der örtlichen Gemeinde und des Pfarrers personalisiert.


Kampagnen ist ein Produkt für die EKIR Pilot-Gemeinden.


Vorteile von Kampagnen


  • Erreichen Sie Mitglieder zu wichtigen Lebensereignissen wie Geburtstagen, Jubiläen oder Taufen.
  • Führen Sie mehrere Kampagnen gleichzeitig durch.
  • Nutzen Sie zentral erstellte Vorlagen — oder erstellen Sie eigene.
  • Personalisieren Sie jede Kampagne automatisch mit den Marken-Einstellungen Ihrer Gemeinde.


Inhalt





Rechte & Rollen


  • Kampagnen durchführen: Jede Standard- oder benutzerdefinierte Rolle, die zumindest Zugriff auf:
  1. Kontakt verwalten: "Erweiterte Informationen"
  2. Nachrichten: "SMS, Newsletter und Emails senden" und "Einwilligungen manuell eintragen"

hat, darf Kampagnen durchführen und gesendete sowie geplante Nachrichten einsehen.

  • Org. Admin: Organisationsadministratoren können Kampagnenvorlagen zentral erstellen und die Marken-Einstellungen konfigurieren.



Was ist eine Kampagne?


Eine Kampagne ist ein Kommunikationspaket, das vier Elemente kombiniert:


  • Zielgruppe — wer soll erreicht werden (z. B. alle Mitglieder mit Geburtstag im aktuellen Monat)
  • Botschaft — die Nachrichtenvorlage mit markengerechtem Design und Inhalt
  • Kanal — wie wird kommuniziert: per E-Mail, per E-Mail und Brief, oder nur per Brief
  • Zeitpunkt — wann die Kampagne versendet wird, entweder sofort oder zu einem bestimmten Auslösedatum (z. B. am Geburtstag)


**BEISPIEL **Versand einer personalisierten Geburtstagsnachricht: Das Erzbistum erstellt die Vorlage. Jede Pfarrei versendet die Nachricht automatisch im eigenen Namen mit dem lokalen Absender. Der Empfänger erlebt eine persönliche Nachricht von seiner Gemeinde.


INFORMATION Wenn Sie eine Kampagne ausführen, ermittelt ChurchDesk genau in diesem Moment alle Kontakte, die zur Zielgruppe gehören. Diese Kontakte erhalten die Nachricht. Kontakte, die nach dem Ausführen zur Zielgruppe hinzukommen, werden nicht mehr berücksichtigt — auch wenn sie alle Filterkriterien erfüllen würden. Führen Sie die Kampagne in diesem Fall erneut aus.




Eine neue Kampagne erstellen


Eine Kampagne kombiniert einen Zielgruppenfilter mit einer Nachrichtenvorlage, um Nachrichten über einen oder mehrere Kommunikationskanäle zu versenden.


So erstellen Sie eine neue Kampagne:


  1. Navigieren Sie im Kontaktmodul zu Kampagnen.
  2. Klicken Sie auf „Neue Kampagne erstellen".
  3. Zielgruppe definieren: Legen Sie anhand von Standardkriterien für Kontaktdaten fest, wer die Kampagne erhalten soll. Beispiele: Mitglieder mit Geburtstag, Jubiläum oder Neuzugezogene.
  4. Zeitplanung festlegen: Wählen Sie aus zwei Optionen im Auslöse-Auswahlmenü:
  • „Sofort senden" — Die Nachricht wird direkt beim Ausführen der Kampagne verschickt. Eine Uhrzeit ist hier nicht relevant.
  • Auslösedatum — Die Nachricht wird automatisch zum gewählten Datumsfeld des Kontakts versendet (z. B. am Geburtstag oder am Taufdatum) zur festgelegten Uhrzeit.


INFORMATION Welche Auslösedaten verfügbar sind, hängt von Ihrem gewählten Filter ab. Enthält der Filter z. B. das Feld Geburtstag, können Sie als Auslöser „Geburtstag" wählen. Enthält der Filter ein Datumsfeld wie Taufdatum oder Hochzeitsdatum, stehen diese ebenfalls zur Auswahl. Hat der Filter kein Datumsfeld, ist nur „Sofort senden" verfügbar.


  1. Nachrichtenvorlage einrichten: Erstellen Sie das kreative Material oder wählen Sie eine bestehende Vorlage aus. Nutzen Sie die Studio-Vorlagen für markengerechtes Design.
  2. Kanal wählen: Wählen Sie E-Mail als primären Kanal. Wenn keine E-Mail-Adresse vorhanden ist, können Sie auf einen Druckexport für Briefversand ausweichen. Dabei wird eine Kontakt-Liste erstellt und an Ihre E-Mail gesendet. Diese können Sie dann an Ihren Druckanbieter weiterleiten.
  3. Rechtsgrundlage prüfen: Je nach Kampagnentyp gelten unterschiedliche Rechtsgrundlagen. Kampagnen auf Basis von Meldedaten erfordern keine ausdrückliche Einwilligung — es wird eine Opt-out-Option angeboten. Andere Kampagnentypen erfordern eine ausdrückliche Einwilligung (Opt-in).


ChurchDesk filtert beim Versand automatisch alle Kontakte heraus, die der Standard-Einwilligung zur Mitgliederkommunikation Ihrer Organisation nicht zugestimmt haben. So stellen Sie sicher, dass nur Personen mit gültigem Einverständnis E-Mails erhalten. Welche Einwilligung als Standard gilt, können Org. Admins in den Einstellungen festlegen.



Empfehlungen zur Filterkonfiguration


Die Wahl des richtigen Filters ist entscheidend dafür, dass Ihre Kampagne genau die richtigen Empfänger erreicht — und niemanden doppelt oder fälschlich.


Filter monatlich ausführen statt für ein ganzes Jahr


Wir empfehlen, Kampagnen mit Auslösedatum (z. B. Geburtstagsgrüße) monatlich auszuführen — also jeweils für den kommenden Monat. So werden auch neu hinzugekommene Kontakte erfasst, die noch nicht in der Datenbank waren, als Sie die Kampagne das letzte Mal ausgeführt haben.


BEISPIEL Im April führen Sie die Geburtstagskampagne für alle Mitglieder aus, die im Mai Geburtstag haben. Im Mai führen Sie sie erneut aus — diesmal für die Geburtstage im Juni. Dadurch erhalten auch im Mai neu hinzugekommene Mitglieder ihre Geburtstagsnachricht im Juni.


Häufige Stolperfalle: Filter ohne Zeitbezug


Achten Sie darauf, dass Ihr Filter den Zeitraum klar einschränkt. Ein Filter wie „Geburtstag ist eingetragen" umfasst alle Mitglieder mit gespeichertem Geburtstag — also auch jene, die dieses Jahr bereits Geburtstag hatten. Wird die Kampagne mit Auslösedatum „Geburtstag" ausgeführt, erhalten diese Personen die Nachricht nicht erneut, aber alle bevorstehenden Geburtstage des Jahres werden vorgeplant.


TIPP Für Geburtstagskampagnen ist ein Filter mit festem Zeitraum, wie „Geburtstag im nächsten Monat“, ideal. Im Gegensatz zu einem Filter namens „Geburtstag in den nächsten 30 Tagen“, der einen präzisen monatlichen Versandtermin erfordert, bietet Ihnen diese Einstellung die nötige Freiheit, den Versandzeitpunkt flexibel innerhalb des Monats zu wählen.


Kampagne ausführen: Vorschau und Testnachricht


Bevor Sie eine Kampagne tatsächlich versenden, können Sie zwei Funktionen nutzen, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist.


Vorschau-Funktion


Mit einem Klick auf „Vorschau" zeigt Ihnen ChurchDesk vor dem Versand:


  • Wie viele E-Mails an Kontakte mit hinterlegter E-Mail-Adresse versendet werden
  • Wie viele Briefe (über den Druckexport) erstellt werden
  • Eine Aufschlüsselung pro Pfarrei (bei Mehrmarken-Kampagnen)


So sehen Sie auf einen Blick, ob die Empfängerzahlen plausibel sind. Ändern Sie eine Einstellung (z. B. die Marke oder die Pfarrei-Auswahl), wird die Vorschau zurückgesetzt — klicken Sie erneut auf „Vorschau", um die aktuellen Zahlen zu sehen.


Testnachricht senden


Bevor Sie die Kampagne ausführen, können Sie sich selbst eine Testnachricht zuschicken. So prüfen Sie:


  • Ob der korrekte Absender hinterlegt ist
  • Ob die richtige Marke (Logo, Farben) angezeigt wird
  • Ob die Pfarrei-Zuordnung stimmt
  • Wie die Nachricht im Posteingang des Empfängers aussieht


Bei Mehrmarken-Kampagnen wird die Testnachricht nur an die zuerst ausgewählte Pfarrei gesendet. Um eine bestimmte Pfarrei-Marke zu prüfen, wählen Sie bitte alle anderen ab und senden die Testnachricht erneut.


TIPP Senden Sie sich vor jeder neuen Kampagne eine Testnachricht — vor allem bei Erstausführung oder nach Änderungen an der Vorlage oder den Marken-Einstellungen.



Mehrere Kampagnen gleichzeitig durchführen


Sie können mehrere Kampagnen auswählen und gemeinsam durchführen. Je nach den Einstellungen der einzelnen Kampagnen werden die Nachrichten entweder sofort versendet oder für einen späteren Zeitpunkt geplant.


So führen Sie mehrere Kampagnen gleichzeitig durch:


  1. Gehen Sie zur Kampagnenübersicht.
  2. Wählen Sie die Kampagnen aus, die Sie durchführen möchten.
  3. Klicken Sie auf „Kampagnen durchführen".
  4. Bestätigen Sie die Auswahl.


BEISPIEL Sie möchten gleichzeitig Geburtstagskampagnen und Willkommensbriefe für neue Mitglieder versenden. Wählen Sie beide Kampagnen aus und starten Sie sie mit einem Klick. Die Geburtstagskampagne plant die E-Mails für den jeweiligen Geburtstag, die Willkommensbriefe werden sofort versendet.


Einstellungen werden pro Kampagne gespeichert


Wenn Sie eine Kampagne ein zweites Mal ausführen, müssen Sie die Auswahl von Pfarrei, Marke und Absender nicht erneut vornehmen und der Personalisierungstext wird ebenfalls gespeichert — ChurchDesk merkt sich Ihre letzte Konfiguration und übernimmt sie automatisch. Sie können die Einstellungen jederzeit anpassen, müssen es aber nicht.


TIPP Richten Sie Ihre Kampagne einmal sauber ein. Bei jeder weiteren monatlichen Ausführung genügt dann ein Klick auf „Kampagne durchführen".



Kampagnen für eine oder mehrere Marken durchführen


Mit dem Multi-Marke-Add-on können Sie Kampagnen im Namen verschiedener Gemeinden durchführen. Jede Gemeinde hat eigene Marken-Einstellungen (Logo, Name, Social-Media-Informationen), die automatisch in die Kampagne eingebunden werden.


Kampagne für eine einzelne Marke


Wenn Sie eine Kampagne starten, geben Sie die Gemeinde, die Marke und den Absender an. Der E-Mail-Betreff ist in der E-Mail-Vorlage festgelegt.


Markenübergreifende Kampagnen


Wenn Sie eine oder mehrere Kampagnen starten, werden Sie gefragt, ob die Kampagne standardmäßig für eine Marke oder für mehrere Marken gelten soll. Bei markenübergreifenden Kampagnen wird jede Nachricht automatisch mit den Marken-Einstellungen der jeweiligen Gemeinde personalisiert.


INFORMATION Ist ein Kontakt mehreren Pfarreien zugeordnet, erhält er bei einer markenübergreifenden Kampagne eine Nachricht pro Pfarrei — also potenziell mehrere E-Mails mit unterschiedlichem Absender, Logo und Markenauftritt. Bei einer Kampagne für eine einzelne Marke erhält er hingegen nur eine Nachricht.


So richten Sie die Marken-Einstellungen ein:


  1. Gehen Sie zu den ChurchDesk-Einstellungen über Ihr Profil oben rechts.
  2. Wählen Sie Gemeinde & Ressourcen auf der linken Seite.
  3. Klicken Sie auf die Gemeinde, für die Sie eine Marke erstellen möchten.
  4. Klicken Sie auf „Aktion" und wählen Sie „Marke bearbeiten".
  5. Geben Sie die Details ein: öffentlicher Name der Gemeinde, Logo und Social-Media-Informationen.


TIPP Wenn Sie keine Marken-Einstellungen vornehmen, verwendet das System automatisch die Informationen aus den „Organisations Informationen" in Ihrem Profil.


Verwandter Artikel: Multi-Marke einrichten — Ausführliche Anleitung zu den Marken-Einstellungen und Studio-E-Mail-Vorlagen



Kampagnenverlauf einsehen


Im Kampagnenverlauf sehen Sie, wer eine bestimmte Kampagne wann und über welchen Kommunikationskanal durchgeführt hat. Sie finden die Kampagnen Historie wenn Sie auf "Mehr" klicken.


Der Verlauf zeigt Ihnen:


  • Datum der Durchführung
  • Name der Person, die die Kampagne gestartet hat
  • Kommunikationskanal (E-Mail oder Brief)
  • Anzahl der erreichten Empfänger




Eine laufende Kampagne abbrechen


Wenn Sie eine Kampagne nach dem Start anpassen oder stoppen möchten, können Sie den laufenden Versand jederzeit abbrechen.


So brechen Sie eine Kampagne ab:


  1. Öffnen Sie den Kampagnenverlauf.
  2. Wählen Sie den entsprechenden Kampagnenlauf aus.
  3. Klicken Sie auf „Kampagne abbrechen" und bestätigen Sie den Abbruch.


Was passiert beim Abbruch?


  • Bereits versendete E-Mails bleiben versendet — sie können nicht zurückgeholt werden.
  • Geplante E-Mails (z. B. bei Kampagnen mit Auslösedatum, die für ein zukünftiges Datum eingeplant sind) werden gestoppt und nicht mehr versendet.
  • Im Kampagnenverlauf werden die abgebrochenen Nachrichten als „abgebrochen" markiert. Beim Hovern über den Status sehen Sie das Abbruch-Datum.


Nach dem Abbruch können Sie Änderungen an der Kampagne, der Vorlage oder dem Filter vornehmen und die Kampagne anschließend erneut ausführen.


INFORMATION Ein Abbruch kann bereits gesendete Nachrichten nicht rückgängig machen. Prüfen Sie Kampagnen daher immer vor der Ausführung mit der Vorschau und einer Testnachricht.



Gesendete und geplante Nachrichten


Für jeden Kampagnenlauf können Sie die versendeten und geplanten Nachrichten einsehen.


  • Kampagnen mit Auslösedatum (z. B. Geburtstag): E-Mails werden für das jeweilige Datum des Mitglieds geplant. Sie können die geplanten Nachrichten vorab einsehen.
  • Kampagnen mit „Sofort senden": E-Mails werden versendet, sobald die Kampagne ausgeführt wird.


So sehen Sie die Nachrichten ein:


  1. Gehen Sie zum Kampagnenverlauf.
  2. Wählen Sie den gewünschten Kampagnenlauf aus.
  3. Sie sehen eine Übersicht aller gesendeten und geplanten Nachrichten.



Zugriff und Berechtigungen


Jede Standard- oder benutzerdefinierte Rolle, die zumindest Zugriff auf erweiterte Personendaten hat, darf:


  • Kampagnen durchführen
  • Gesendete und geplante Nachrichten einsehen


INFORMATION Die Berechtigungen in ChurchDesk legen fest, ob eine für die Kommunikation zuständige Person Zugriff auf die Kontaktdaten einer oder mehrerer Gemeinden hat. Damit kann sie Kampagnen für diese Gemeinden durchführen. Gruppen sind für die Zusammenarbeit über Gemeindegrenzen hinweg ausgelegt.




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Aktualisiert am: 18/05/2026

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