Artikel über: Buchhaltung

Einführung in Rechnungen

Mit Rechnungen erstellen und versenden Sie Rechnungen direkt aus ChurchDesk, z. B. für die Miete des Pfarrsaals oder den Verkauf von Osterkerzen. Rechnungsnummern werden lückenlos vergeben, Barzahlungen landen automatisch im Kassenbuch und offene Beträge behalten Sie pro Debitor im Blick.


Was Sie mit Rechnungen tun können


  • Rechnungen mit eigenem Logo oder eigener PDF-Vorlage erstellen und per E-Mail versenden.
  • Wiederkehrende Positionen als Artikel hinterlegen.
  • Barzahlungen direkt bei der Rechnung erfassen.
  • Gutschriften erstellen und Zahlungserinnerungen versenden.



Inhalt




Rechte und Rollen


  • Administrator:innen: Können Rechnungen erstellen und versenden sowie Rechnungssteller und Artikel in den Accounting-Einstellungen anlegen.



Rechnungen einrichten


Die Grundlagen für Rechnungen legen Sie unter ChurchDesk-Einstellungen > „Buchhaltung" fest.



Rechnungssteller anlegen


Rechnungssteller sind die rechtlichen Einheiten, die Rechnungen ausstellen, meist Ihre Kirchengemeinde. Manche Gemeinden haben zusätzliche Rechnungssteller, z. B. für den Friedhof oder den Kindergarten. Jeder Rechnungssteller hat ein eigenes Erscheinungsbild und eine eigene, lückenlose Nummerierung.


  1. Öffnen Sie die Registerkarte „Rechnungssteller" und klicken Sie auf „Neuer Rechnungssteller".
  2. Geben Sie Name, Adresse und E-Mail-Adresse ein.
  3. Wählen Sie unter „Zahlungskonto" das Bankkonto, auf das gezahlt werden soll, oder tragen Sie die IBAN manuell ein. Das ist hilfreich, wenn Rechnungen z. B. an die Rendantur gezahlt werden.
  4. Legen Sie das Nummernformat fest. Standard ist {YYYY}-{seq:0000}, also z. B. 2026-0001.
  5. Legen Sie die Standard-Zahlungsfrist in Tagen fest, z. B. 14 Tage, und die Standard-Zahlungsart.
  6. Klicken Sie auf „Rechnungssteller erstellen".



Rechnungslayout


Nach dem Speichern legen Sie unter „Rechnungslayout" das Aussehen der Rechnung fest:



  • Klicken Sie auf "Aktionen" und dann "Bearbeiten"
  • Briefkopf: Laden Sie entweder ein Logo oder eine eigene PDF-Vorlage hoch, nicht beides. Ihre Vorlage muss Name, Adresse, Umsatzsteuer-Nummer und Bankverbindung Ihrer Gemeinde enthalten, denn ChurchDesk druckt diese Angaben nicht zusätzlich auf.
  • Adressposition: Wählen Sie, wo die Anschrift steht, z. B. passend für Fensterumschläge. Unter „Erweitert" passen Sie die Position zentimetergenau an.
  • Über „Rechnung in der Vorschau" prüfen Sie das Ergebnis.


INFORMATION: Änderungen am Rechnungssteller gelten nur für Rechnungen, die danach ausgestellt werden.



Produkte anlegen


Produkte sind wiederkehrende Rechnungspositionen, z. B. „Vermietung Pfarrsaal (1/2 Tag)" oder „Osterkerze klein" und werden in den Einstellungen festgelegt.


  1. Öffnen Sie die Registerkarte „Produkte" und klicken Sie auf „Neues Produkt".
  2. Geben Sie Titel und Beschreibung ein. Die Beschreibung erscheint auf der Rechnung unter der Position.
  3. Wählen Sie die Produktgruppe, z. B. Miete oder Verkaufsartikel, und die Einheit, z. B. Stück, Stunden oder Tag.
  4. Wählen Sie das Erlöskonto und den Steuerschlüssel.
  5. Geben Sie den Preis ein, netto oder brutto. Der andere Wert wird automatisch berechnet.
  6. Aktivieren Sie bei Bedarf „Festpreis". Dann kann der Preis in der Rechnung nicht geändert werden.


Eigene Artikelgruppen und Einheiten legen Sie in den gleichnamigen Registerkarten an.



Offene Rechnungen aus dem bisherigen System übernehmen


Rechnungen, die beim Start mit ChurchDesk noch nicht bezahlt waren, tragen Sie unter „Offene Posten" ein. So behalten Sie Ihre ursprüngliche Rechnungsnummer und Sie können die Zahlung später in ChurchDesk erfassen.


  1. Klicken Sie auf „Offenen Posten hinzufügen".
  2. Wählen Sie den Debitor und geben Sie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und den noch offenen Betrag ein. Ein Guthaben tragen Sie als negativen Betrag ein.
  3. Klicken Sie auf „Speichern" oder auf „Speichern und weiteren hinzufügen".


Das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus dem Rechnungsdatum und der Zahlungsfrist des Debitors.



Eine Rechnung erstellen


  1. Gehen Sie in der Navigation auf "Leistungen" auf „Rechnungen" und klicken Sie auf „Rechnung erstellen".
  2. Wählen Sie unter „Debitor" den Empfänger oder die Empfängerin. Ist die Person noch kein Debitor, klicken Sie auf „Debitor erstellen" (siehe unten).
  3. Wählen Sie unter „Ausgestellt von" den Rechnungssteller.
  4. Geben Sie den Zweck ein. Der Debitor sieht ihn auf der Rechnung.
  5. Fügen Sie unter „Positionen" Artikel hinzu. Passen Sie bei Bedarf Anzahl und Preis an, wählen Sie die Kostenstelle und optional ein Projekt.
  6. Über „Position hinzufügen" ergänzen Sie weitere Positionen.
  7. Prüfen Sie die Rechnung über „Vorschau".
  8. Klicken Sie auf „Entwurf speichern" oder direkt auf „Rechnung senden".


Die Rechnung wird per E-Mail an den Debitor verschickt.



INFORMATION: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum werden erst beim Versenden vergeben, nicht beim Speichern des Entwurfs. So bleibt die Nummerierung lückenlos, auch wenn zwischendurch andere Rechnungen verschickt werden.


Einen neuen Debitor anlegen


Wählen Sie, ob Sie eine Person oder eine Firma anlegen.


  • Person: Suchen Sie die Person in den Kontakten. Gibt es sie noch nicht, legen Sie sie direkt als neuen Kontakt an. Sie wird zu den Kontakten hinzugefügt und mit dem Debitor verknüpft.
  • Firma: Geben Sie die Daten der Firma manuell ein.


Barzahlung direkt erfassen


Zahlt der Debitor ganz oder teilweise bar, z. B. direkt im Pfarrbüro:


  1. Aktivieren Sie unten in der Rechnung „Bar bezahlt".
  2. Geben Sie den erhaltenen Betrag ein und bestätigen Sie, dass das Geld eingegangen ist.
  3. Wählen Sie das Kassenbuch. Gibt es nur ein aktives Kassenbuch, ist es bereits ausgewählt.
  4. Klicken Sie auf „Weiter".


Der Betrag wird automatisch im gewählten Kassenbuch gebucht.




Rechnungen verwalten


Unter „Rechnungen" sehen Sie oben die Summen der offenen, überfälligen und bezahlten Rechnungen. Über die Reiter filtern Sie nach „Entwurf", „Gesendet", „Offen", „Bezahlt" und „Storniert".


Klicken Sie auf eine Rechnung, um sie zu öffnen. Dort können Sie:


  • die Rechnung als PDF oder E-Mail in der Vorschau ansehen,
  • über „PDF herunterladen" die Rechnung speichern,
  • über „Zahlung erfassen" einen Zahlungseingang festhalten,
  • im Verlauf alle Aktivitäten zur Rechnung nachverfolgen.


Einen Entwurf, den Sie nicht mehr brauchen, können Sie stornieren, z. B. wenn der Raum doch nicht gemietet wird.


TIPP: Zahlungen per Überweisung müssen Sie nicht von Hand erfassen. Im Bankabgleich schlägt ChurchDesk die passende Rechnung zum Zahlungseingang vor.



Gutschrift erstellen


Eine bereits versendete Rechnung können Sie nicht löschen. Ist eine Rechnung falsch oder wird sie beanstandet, erstellen Sie eine Gutschrift.


  1. Öffnen Sie die Rechnung.
  2. Klicken Sie auf „Aktionen" > „Gutschrift erstellen".
  3. Die Gutschrift wird als Gegenbuchung zur ursprünglichen Rechnung angelegt, z. B. „Gutschrift für 2026-0001".
  4. Erstellen Sie bei Bedarf eine neue, korrekte Rechnung.



Debitoren und Zahlungserinnerungen


Unter „Debitoren" sehen Sie alle Debitoren mit Zahlungsfrist, offenen Posten und offenem Betrag.


Zahlungserinnerungen senden


  • Einzelne Rechnung: Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf „Aktionen" > „Zahlungserinnerung senden".
  • Mehrere Rechnungen: Starten Sie unter „Debitoren" einen Mahnlauf oder klicken Sie auf „Erinnerungen senden".


Im Reiter „Erinnerungen" sehen Sie alle überfälligen Rechnungen, sortiert nach Tagen über Fälligkeit und Mahnstufe.




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Aktualisiert am: 09/11/2026

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