Artikel über: Buchhaltung

Einführung in das Kassenbuch

Das digitale Kassenbuch ersetzt das Kassenbuch auf Papier. Sie erfassen Bareinnahmen und -ausgaben, zählen die Kasse mit zwei Prüfenden und schließen jeden Monat sauber ab. Alle Buchungen werden fortlaufend nummeriert und jede Änderung wird protokolliert.


Was Sie im Kassenbuch tun können


  • Einnahmen und Ausgaben mit Belegdatum, Konto, Kostenstelle und Projekt erfassen.
  • Fehlerhafte Buchungen korrigieren oder mit Begründung löschen.
  • Die Kasse zählen und ein Zählprotokoll erstellen.
  • Kassendifferenzen nachverfolgen, Monate abschließen und Berichte exportieren.


Inhalt




Rechte und Rollen


  • Administrator:innen: können in allen Kassenbüchern arbeiten und Kassenbücher in den Buchhaltungs-Einstellungen anlegen.
  • Benutzer:innen mit Zugriff auf ein Kassenbuch: können in den Kassenbüchern buchen und zählen, für die sie freigeschaltet sind.



Das Kassenbuch im Überblick


Gehen Sie in "Buchhaltung" auf „Kassenbuch". Oben links wählen Sie das Kassenbuch aus, in dem Sie arbeiten möchten. Sie sehen nur die Kassenbücher, für die Sie freigeschaltet sind.


  • Das Kassenbuch öffnet sich immer mit dem heutigen Tag. Über das Datumsfeld wechseln Sie zu anderen Tagen. Tage mit Buchungen sind grün markiert. Mit „Heute" springen Sie zurück.
  • Oben sehen Sie den gezählten Bestand, den Buchbestand und die Differenz zwischen beiden.
  • Die Tabelle zeigt alle Buchungen des Tages mit Nummer, Zweck, Belegdatum, Betrag und laufendem Saldo.
  • Der obige Banner, zeigt Ihnen an in welcher Buchungseinheit Sie sich befinden. Wenn Sie in den Einstellungen mehrere Buchungseinheiten eingerichtet haben, können Sie über den Button "Einheit wechseln" die Einheit und das Buchungsjahr wechseln, in denen Sie arbeiten möchten.





Buchungen erfassen


  1. Klicken Sie auf „Eintrag hinzufügen".
  2. Wählen Sie „Einnahme" oder „Ausgabe" und geben Sie den Betrag ein.
  3. Tragen Sie das Belegdatum ein. Das Buchungsdatum ist immer der heutige Tag.
  4. Geben Sie eine Beschreibung ein, z. B. „Altarblumen, Gärtnerei Lohmar".
  5. Wählen Sie das Konto, falls dieses Kassenbuch das verlangt.
  6. Wählen Sie bei Bedarf ein Projekt und den Steuerschlüssel.
  7. Wählen Sie die Kostenstelle.
  8. Hängen Sie bei Bedarf über „Beleg anhängen" eine Datei an.
  9. Prüfen Sie in der Saldovorschau den neuen Kassenbestand und klicken Sie auf „Speichern".




BEISPIEL: Die Reinigungskraft reicht im November eine Quittung vom 14.09.2026 ein. Sie buchen heute, tragen als Belegdatum aber den 14.09.2026 ein.



Buchungen bearbeiten und löschen


Buchungen bearbeiten


Über „Aktion" in der Zeile einer Buchung können Sie diese bearbeiten, z. B. bei einem Tippfehler. Das ist möglich, bis die Kasse gezählt oder der Monat abgeschlossen ist. Danach ist die Buchung gesperrt.


Buchungen löschen


  1. Klicken Sie in der Zeile der Buchung auf „Aktion" > „Löschen".
  2. Wählen Sie einen Grund aus: „Doppelt erfasst", „Falscher Betrag", „Falscher Tag", „Falsches Kassenbuch" oder „Sonstiges".
  3. Bestätigen Sie das Löschen.


Die gelöschte Buchung bleibt durchgestrichen in der Liste stehen, mit Grund, Name und Zeitpunkt. Die Nummer wird nicht neu vergeben: Wird Buchung 8 gelöscht, erhält die nächste Buchung trotzdem die Nummer 9.


HINWEIS: Belegnummern laufen über das ganze Geschäftsjahr lückenlos weiter. Jede Änderung im Kassenbuch wird protokolliert und kann nicht unbemerkt rückgängig gemacht werden.



Kasse zählen


Zählen Sie die Kasse regelmäßig, z. B. am Ende jedes Tages, an dem gebucht wurde.


  1. Klicken Sie auf „Kasse zählen".
  2. Tragen Sie für jeden Schein und jede Münze die Anzahl ein. ChurchDesk berechnet die Summe.
  3. Prüfen Sie die Differenz zwischen gezähltem Bestand und Buchbestand.
  4. Gibt es eine Differenz, ist eine Erklärung Pflicht, z. B. „50,00 € für Blumen ausgezahlt, Beleg fehlt".
  5. Tragen Sie unter „Prüfende" zwei verschiedene Personen ein. Prüfende 1 sind Sie selbst. Für die zweite Prüfung wählen Sie eine weitere Person oder geben einen Freitext ein, z. B. „Zählmaschine".
  6. Klicken Sie auf „Zählung speichern".



Nach der Zählung


  • Über „Zählprotokoll" laden Sie das Protokoll der Zählung herunter, z. B. für die Rendantur.
  • Alle Buchungen vor der Zählung sind jetzt gesperrt.
  • Sie können am selben Tag weiter buchen und über „Erneut zählen" ein zweites Mal zählen, z. B. mittags und abends.
  • Differenzen werden automatisch im Bericht „Kassendifferenzen" festgehalten.



Berichte und Monatsabschluss


Gehen Sie in "Buchhaltung" auf „Berichte" und wählen Sie oben das Kassenbuch.


Kassenbuchjournal


Zeigt alle Buchungen des Kassenbuchs, die neuesten zuerst. Wählen Sie einen Zeitraum oder suchen Sie gezielt nach einer Buchung.


Kassendifferenzen


Listet alle Zählungen, die nicht aufgegangen sind, mit der Erklärung der Prüfenden. Hier wird nichts gelöscht. Klären Sie Differenzen in der Regel mit Ihrer Rendantur oder Finanzabteilung.


Abrechnungen


Hier schließen Sie vergangene Monate ab.


  1. Öffnen Sie „Abrechnungen" und klicken Sie auf „Periode abschließen".
  2. Nach dem Abschluss ist der Monat gesperrt. Es kann nicht mehr gebucht oder geändert werden.
  3. Über „Aktionen" laden Sie den monatlichen Abrechnungsbericht herunter.


Projekte


Zeigt Einnahmen, Ausgaben und Saldo eines Projekts über alle Kostenstellen hinweg.



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Aktualisiert am: 09/11/2026

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