Artikel über: Buchhaltung

Buchhaltungseinheiten erstellen für Multi-Gemeinden

In einer Multi-Gemeinde können mehrere Gemeinden und Organisationen unter einem gemeinsamen Dach in ChurchDesk verwaltet werden. Jede dieser Gemeinden kann eine eigene Buchhaltungseinheit erhalten — mit eigenem Rechnungspräfix, eigenem Geschäftsjahr, eigenen Kassenbüchern und Bankkonten. So bleiben die Bücher der einzelnen Gemeinden sauber voneinander getrennt.


Vorteile von Buchhaltungseinheiten


  • Führen Sie für jede Gemeinde einer Multi-Gemeinde eine eigene Buchhaltung.
  • Erkennen Sie jederzeit am farbigen Banner, in welcher Einheit Sie gerade arbeiten.
  • Wechseln Sie mit wenigen Klicks zwischen den Einheiten, für die Sie berechtigt sind.



Verfügbarkeit


Buchhaltungseinheiten sind Teil des Buchhaltungs-Moduls in ChurchDesk und für Multi-Gemeinden relevant.



Inhalt




Rechte und Rollen


  • Administrator:innen können Buchhaltungseinheiten erstellen und bearbeiten.
  • Benutzer:innen mit Berechtigung für mehrere Buchhaltungseinheiten können zwischen diesen Einheiten wechseln.
  • Multi-Gemeinde: Eine Buchhaltungseinheit gehört immer zu genau einer Gemeinde oder Organisation und verbleibt dort, auch wenn sie später bearbeitet wird.



Übersicht der Buchhaltungseinheiten


Sie finden alle Buchhaltungseinheiten unter ChurchDesk-Einstellungen > Buchhaltung > „Buchungseinheiten".


Die Übersicht ist nach Gemeinden und Organisationen gruppiert. Für jede Einheit sehen Sie:


  • Name der Einheit,
  • „Rechnungspräfix",
  • „Währung",
  • „Geschäftsjahr",
  • „Status" (z. B. „Aktiv").


Gemeinden ohne eigene Einheit werden mit dem Hinweis „Keine Buchhaltungseinheiten" angezeigt. Über die Reiter „Alle", „Nicht gestartet" und „Archiviert" filtern Sie die Liste.




Neue Buchhaltungseinheit erstellen


Klicken Sie oben rechts auf „Einheit erstellen". Die Einrichtung erfolgt in drei Schritten.


Schritt 1: Details zur Einheit


  1. Geben Sie der Einheit einen „Name" (z. B. Kirchenvorstand, Kindergarten oder Diakonie).
  2. Wählen Sie unter „Gemeinde" aus, für welche Gemeinde Ihrer Multi-Gemeinde die Einheit erstellt werden soll.
  3. „Geschäftsjahr" und „Währung" werden automatisch gesetzt. Das Geschäftsjahr entspricht dem Jahr, in das der heutige Tag fällt. Die Währung wird aus dem Land Ihrer Organisation übernommen.
  4. Wählen Sie eine „Farbe". Sie wird im Banner und neben dem Rechnungspräfix angezeigt.
  5. Legen Sie unter „Umsatzsteuer" fest, ob Sie eine Umsatzsteuer-Voranmeldung über ChurchDesk einreichen möchten („Ja" oder „Nein").
  6. Klicken Sie auf „Weiter".


TIPP: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung können Sie auch später unter ChurchDesk-Einstellungen > Allgemein aktivieren.



Schritt 2: Ihr erstes Kassenbuch


Sie können direkt ein Kassenbuch für die neue Einheit einrichten oder diesen Schritt überspringen.


  • Wählen Sie bei „Möchten Sie jetzt ein Kassenbuch einrichten?" die Option „Ja", um das Kassenbuch anzulegen, oder „Nein", um den Schritt zu überspringen.
  • Bei „Ja" geben Sie dem Kassenbuch einen Namen und legen fest, ob das Konto für jeden Eintrag selbst gewählt wird und ob Kosten aus dem Kassenbuch erstattet werden können.
  • Klicken Sie auf „Weiter".


Schritt 3: Bankkonten


  1. Geben Sie unter „Bankkonto hinzufügen" den „Name" des Kontos ein. „IBAN" und „BIC" sind optional.
  2. Klicken Sie auf „Bankkonto hinzufügen". Sie können mehrere Konten nacheinander anlegen.
  3. Klicken Sie auf „Erstellen".


Sie können diesen Schritt auch überspringen und Bankkonten später hinzufügen.


Die neue Einheit erscheint anschließend in der Übersicht unter der gewählten Gemeinde mit dem Status „Aktiv". Das Rechnungspräfix wird dabei automatisch aus dem Namen erzeugt.


BEISPIEL: Für die Hausgemeinde wird die Einheit „Hausgemeinde Test" angelegt. Sie erscheint in der Übersicht unter Hausgemeinde mit dem Rechnungspräfix HAU.



Buchhaltungseinheit bearbeiten


Klicken Sie in der Übersicht in der Zeile der gewünschten Einheit auf „Aktionen". Dort stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:


  • „Bearbeiten"
  • „Eröffnungsbilanz"
  • „Eröffnungsobjekte"
  • „Archivieren"


Name, Rechnungspräfix und Farbe ändern


Unter „Bearbeiten" können Sie Folgendes anpassen:


  • „Name" der Einheit.
  • „Rechnungspräfix": bis zu 3 Buchstaben oder Ziffern. Das Präfix steht am Anfang jeder Rechnungsnummer dieser Einheit.
  • „Farbe": Unter „Vorschau" sehen Sie direkt, wie der Banner später aussieht.


Die „Gemeinde" kann nicht geändert werden, da eine Einheit in der Gemeinde verbleibt, für die sie erstellt wurde. Das „Geschäftsjahr" ändern Sie unter ChurchDesk-Einstellungen > Buchhaltung > „Geschäftsjahre".


Speichern Sie mit „Änderungen speichern".




Eröffnungsbilanz festlegen


Unter „Eröffnungsbilanz" erfassen Sie die Salden, mit denen die Einheit in ChurchDesk startet.


  1. Wählen Sie unter „Salden zum" das „Datum", an dem Sie mit der Buchführung in ChurchDesk beginnen.
  2. Tragen Sie die Beträge unter „Aktiva" sowie „Passiva und Eigenkapital" ein.
  3. Klicken Sie auf „Eröffnungsbilanz speichern".


Wenn keine Anfangsbestände vorhanden sind, aktivieren Sie „Es gibt keine Eröffnungsbilanzen (alle Null)".


INFORMATION: Kassentage und Kontoauszüge vor dem gewählten Datum können nicht eingegeben werden. Stimmen Aktiva und Passiva nicht überein, wird die Differenz auf dem Verrechnungskonto geparkt, damit Sie sie später klären können.


Eröffnungsobjekte hinzufügen


Über „Eröffnungsobjekte" erfassen Sie offene Rechnungen von Debitoren und Kreditoren zum Übernahmezeitpunkt. Sie werden zur Seite „Anfangsobjekte" der jeweiligen Einheit weitergeleitet.



Zwischen Buchhaltungseinheiten wechseln


Wenn Sie für mehrere Buchhaltungseinheiten berechtigt sind, wählen Sie beim Öffnen eines Buchhaltungsbereichs (z. B. „Kontenrahmen") aus, in welcher Einheit Sie arbeiten möchten.


  1. Es öffnet sich das Fenster „In welcher Buchhaltungseinheit arbeiten Sie?".
  2. Wählen Sie links die Gemeinde oder „Alle Gemeinden".
  3. Klicken Sie rechts auf die gewünschte Einheit.


Lassen Sie „Auswahl merken" aktiviert, damit ChurchDesk Einheit und Geschäftsjahr für Sie speichert.



Am Banner erkennen, in welcher Einheit Sie arbeiten


Oben auf der Seite zeigt ein farbiger Banner das Rechnungspräfix, die Gemeinde, die Einheit und das Geschäftsjahr an, z. B. HAU Sie arbeiten in Hausgemeinde · Hausgemeinde Test · Geschäftsjahr 2026. Alle Einstellungen, die Sie vornehmen, gelten nur für diese Einheit.


Um die Einheit zu wechseln, klicken Sie im Banner rechts auf „Einheit wechseln" und wählen Sie die gewünschte Einheit aus.



HINWEIS: Prüfen Sie vor dem Buchen immer den Banner. Buchungen und Einstellungen werden in der Einheit gespeichert, die dort angezeigt wird.



Suchbegriffe: Buchhaltungseinheit, Buchungseinheit, Buchhaltung, Multi-Gemeinde, Einheit erstellen, Einheit wechseln, Rechnungspräfix, Geschäftsjahr, Eröffnungsbilanz, Eröffnungsobjekte, Anfangsobjekte, Kassenbuch, Bankkonto, Kontenrahmen, Banner, Umsatzsteuer, Mandant, Rechtsträger

Aktualisiert am: 09/11/2026

War dieser Beitrag hilfreich?

Teilen Sie Ihr Feedback mit

Stornieren

Danke!