Filter / Teilnehmerliste / Newsletterlisten

In ChurchDesk können Sie verschiedene Arten von Listen nutzen, um Ihre Kontakte gezielt zu organisieren und anzusprechen.

Über das Modul „Kontakte“ finden Sie auf der linken Seite im schwarzen Menübereich den Punkt „Listen“. Hier sehen Sie drei Arten von Listen: Filter, Teilnehmerlisten und Newsletterlisten. Jede dieser Listen dient einem anderen Zweck und bietet unterschiedliche Möglichkeiten.

Filter – dynamische Listen zur gezielten Auswahl

Filter helfen Ihnen dabei, bestimmte Personengruppen aus Ihrem Adressbuch automatisch anzeigen zu lassen.

Ein Filter ist dynamisch, das heißt: Wenn neue Kontakte hinzugefügt werden, die zu den definierten Kriterien passen, erscheinen sie automatisch im Filter.

Beispiel:

Sie möchten alle Personen sehen, die im Jahr 1995 geboren wurden oder den Newsletter abonniert haben.

Erstellen Sie dazu einen Filter und wählen Sie die passenden Bedingungen aus.

Beim Erstellen eines Filters können Sie:

• festlegen, aus welchen Gemeinden Kontakte angezeigt werden sollen,
• mehrere Kriterien kombinieren (z. B. Jahrgang, Familienstand, Formularauswahl),
• bestimmen, wie die Bedingungen erfüllt werden sollen („ist“, „ist nicht“, „registriert“, „nicht registriert“).

Über ein Drop-down-Menü können Sie zudem auswählen, welche konkreten Werte (z. B. „verheiratet“) gelten sollen.

Standardoptionen sind bereits in ChurchDesk hinterlegt, können aber über individuelle Felder erweitert werden.

Tipp: Filter können Sie jederzeit als Excel-Datei exportieren. Diese Datei ist allerdings nicht dynamisch – sie zeigt immer nur den Stand zum Zeitpunkt des Downloads.

Teilnehmerlisten – statische Listen zum manuellen Zusammenstellen

Teilnehmerlisten eignen sich, wenn Sie feste Gruppen manuell verwalten möchten, zum Beispiel:

• alle Personen, die an der nächsten Gemeindefreizeit teilnehmen,
• alle Interessierten am nächsten Alphakurs.

Diese Listen sind nicht dynamisch – Sie fügen Kontakte per Hand hinzu oder entfernen sie wieder.

Alternativ können Sie auch Kontakte aus einem bestehenden Filter übernehmen.

Teilnehmerlisten lassen sich ebenfalls als Excel-Datei exportieren und können direkt für Kommunikation genutzt werden, z. B.:

• Newsletter,
• E-Mails,
• SMS.

Beim Erstellen einer Teilnehmerliste können Sie:

1. einen Titel vergeben,
2. sofort Kontakte hinzufügen oder später ergänzen,
3. festlegen, welche Gemeinden Zugriff auf diese Liste haben sollen.

Newsletterlisten – gezielte Verteiler für Ihre Kommunikation

Newsletterlisten helfen Ihnen dabei, verschiedene Empfängergruppen für den Versand von Newslettern zu organisieren.

Sie können z. B. Listen erstellen für:

• allgemeine Gemeindeinformationen,
• Eltern,
• Jugendliche,
• neue Gemeindemitglieder.

Kontakte können sich selbst für bestimmte Newsletterlisten anmelden und beim Anmeldeformular auswählen, welche Arten von Nachrichten sie erhalten möchten.

Nur Kontakte, die ihre Einwilligung zum Empfang gegeben haben, erhalten E-Mails.

(Weitere Informationen finden Sie im Artikel zu Einwilligungen.)

So erstellen Sie eine neue Liste

1. Gehen Sie im Modul Kontakte in den Bereich „Listen“.
2. Klicken Sie oben rechts auf „Erstellen“.
3. Wählen Sie aus, ob Sie einen Filter, eine Teilnehmerliste oder eine Newsletterliste anlegen möchten. Alternativ können Sie auch direkt aus der Kontaktübersicht heraus über den blauen Button „Neu erstellen“ unten links neue Listen anlegen.
4. Füllen Sie die entsprechenden Felder aus (Name, Kriterien, Gemeinden usw.).
5. Speichern Sie Ihre neue Liste.

Listen bearbeiten

Alle Listenarten können nachträglich bearbeitet werden.

• Bei Filtern lassen sich Kriterien, Name und Einstellungen ändern.
• Bei Teilnehmer- und Newsletterlisten können Sie jederzeit Personen hinzufügen oder entfernen. Diese Optionen finden Sie unter "Mehr" bei den einzeln aufgelisteten Listen.
• Änderungen werden sofort übernommen.

Listen löschen

1. Öffnen Sie Kontakte > Listen.
2. Klicken Sie bei der gewünschten Liste auf „Mehr“ > „Löschen“.
3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Nach dem Löschen:

• ist die Liste dauerhaft entfernt,
• die Kontakte selbst bleiben jedoch im System bestehen.

Für das Löschen benötigen Sie eine spezielle Berechtigung:

„Schlüsselwörter und Listen löschen“ – diese erlaubt das Entfernen von Listen in allen Gemeinden, ohne die Kontakte selbst zu löschen.

Multigemeinde-Funktion

Wenn Sie mit mehreren Gemeinden arbeiten, können Listen einzeln oder gemeinsam einer oder mehreren Gemeinden zugeordnet werden.

In der Listenübersicht sehen Sie auf einen Blick, welche Gemeinden mit der jeweiligen Liste verknüpft sind.

Wofür Listen hilfreich sind

• gezieltes Anschreiben bestimmter Personengruppen,
• Erstellung von Empfängerlisten für Newsletter,
• Vorbereitung von Veranstaltungen oder Kursen,
• einfache Auswertung bestimmter Kontaktgruppen,
• Organisation von Arbeitsgruppen oder Freiwilligenteams.

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Aktualisiert am: 20/10/2025