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Dienstplan

Dienstplan


Einleitung


Der Dienstplan im ChurchDesk-Kalender ist ein leistungsstarkes Tool zur Organisation von Diensten in der Gemeinde. Er hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, und erleichtert die Kommunikation mit allen Beteiligten.


Vorteile des Dienstplans


  • Erstellen Sie Dienstpläne für unterschiedliche Bereiche.
  • Behalten Sie den Status der Besetzung im Blick.
  • Teilen Sie den Link mit den beteiligten Personen.
  • Sehen Sie auf einen Blick, welche Dienste noch unbesetzt sind.


3 Möglichkeiten, Personen einen Dienst zuzuweisen


  1. Selbstzuweisung: Nutzer können sich Diensten in ihren Gruppen selbst zuweisen. (Mehr dazu hier)
  2. Planung: Berechtigte Nutzer können andere Personen zu Diensten hinzufügen. (Mehr dazu hier)
  3. Serien: Per Sammelzuweisung können Personen für alle zukünftigen Termine eingetragen werden. (Mehr dazu hier)




Rechte & Rollen


  • Zugriff: Alle Benutzer mit Zugriff auf den Kalender können auf die Dienstpläne zugreifen und sich für ihre Dienste eintragen.
  • Planung: Benutzer mit der Berechtigung zum Buchen und Planen können Pläne erstellen und Dienste zuweisen.
  • Multi-Gemeinde: In Multi-Gemeinden sehen Benutzer standardmäßig nur die Dienste ihrer eigenen Gemeinde und können sich auch nur dort eintragen. Wenn ein Dienstplan jedoch Veranstaltungen aus mehreren Gemeinden (z. B. A und B) enthält, können Administratoren oder Personen mit der Berechtigung zum Buchen und Planen in den Gemeinden A und B, für den Dienst in Gemeinde B trotzdem auch Benutzer aus Gemeinde A eintragen. Das ist möglich, weil Gruppen für die Zusammenarbeit über Gemeindegrenzen hinweg ausgelegt sind. Die Rollen der einzelnen Mitglieder beschränken parallel gezielt die Einsicht in die gemeindespezifischen Informationen.




Einrichtung


Einen neuen Dienst anlegen


  1. Dienste werden über das Gruppen-Modul gesteuert. Erstellen Sie eine neue Gruppe für den gewünschten Dienst.
  2. Aktivieren Sie im Erstellfenster die Option „Diese Gruppe hat einen Dienst".
  3. Geben Sie den Namen des Dienstes ein, der im Dienstplan erscheinen soll.
  4. Fügen Sie die entsprechenden Personen der Gruppe hinzu.


Dienst zu einer bestehenden Gruppe hinzufügen


  1. Stellen Sie sicher, dass Sie als Gruppenleitung eingetragen sind (Admins können dies unter „Mitglieder" > „Aktionen" selbst anpassen).
  2. Öffnen Sie die Gruppe und wählen Sie oben rechts „Mehr" > „Einstellungen", um den Dienst nachträglich zu aktivieren.





Einen neuen Dienstplan erstellen


Wo finde ich „Meine Dienste" und „Dienstpläne"?

Gehen Sie auf das Kalender-Modul. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü in der schwarzen Seitenleiste links. Dort können Sie zwischen „Dienstpläne" und „Meine Dienste" wählen.


So erstellen Sie einen neuen Dienstplan:


  1. Navigieren Sie zu „Dienstpläne".
  2. Wählen Sie die passenden Kategorien und Dienste aus, die Sie in Ihrem neuen Dienstplan angezeigt haben wollen.
  3. Klicken Sie oben rechts auf „Aktionen" und wählen Sie dann „Als neuen Dienstplan speichern".
  4. Geben Sie dem neuen Dienstplan einen Namen.
  5. Nach dem Speichern können Sie den Dienstplan in der obersten Leiste rechts neben dem Titel „Dienstpläne" wiederfinden.
  6. Über „Aktionen" und dann unter „Einstellungen" können Sie den Namen und weitere Details nachträglich anpassen.





Dienste zu Kalenderereignissen hinzufügen


Wenn Sie ein Ereignis im Kalender erstellen oder bearbeiten, gibt es unter „Mehr Optionen" die Registerkarte „Dienst". Dort können Sie Dienste für den Termin oder die Serie anlegen.


  1. Beim Anlegen eines Dienstes über das Ereignis legen Sie eine Mindestanzahl an Gruppenmitgliedern für den Dienst fest.
  2. Es können mehr Personen eingetragen werden als die Mindestanzahl, aber der Dienst gilt nur dann als offen, wenn dieses Minimum nicht erreicht wird.
  3. Die Mindestanzahl kann jederzeit für einen einzelnen Dienst oder eine ganze Dienstreihe geändert werden.





Personen zuweisen


Mitglieder in Dienste zuteilen


Bei Serienterminen können Einzelereignisse individuell bearbeitet werden.


  • Klicken Sie in der Serie > auf Dienste > auf den Dienst des Datums, den Sie bearbeiten möchten.


Sie können die:


  • Anzahl der benötigten Helfer ändern,
  • Helfer zuweisen,
  • auswählen: „Externe werden den gesamten Dienst übernehmen" (Beispiel: ein externer Chor oder ein externer Prediger),
  • Notizen hinzufügen. Diese können von der Gruppe und allen, die die Berechtigung „Buchen und Planen" haben, gesehen werden.
  • Der Dienst kann für ein Datum gelöscht werden.



Sammelzuweisungen in Serienterminen


Die Sammelzuweisung automatisiert die Dienstzuweisung innerhalb einer Serie: Offene Dienste werden anhand der Kalenderverfügbarkeit und einer festgelegten Priorität besetzt. Manuelle Buchungen bleiben geschützt. Zusätzliche Personen als Puffer erhöhen die Besetzungsquote.


Zugang zur Sammelzuweisung:


  1. Klicken Sie auf das Ereignis und auf den Reiter „Dienst".
  2. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Dienst und das Modal „Sammelzuweisung" öffnet sich.



So funktioniert die Sammelzuweisung


  1. Das System prüft im Kalender, ob die ausgewählten Personen verfügbar sind.
  2. Automatisch zuweisen:
  • Verfügbar → Person wird eingetragen.
  • Nicht verfügbar → Die nächste Person aus der Gruppe rückt nach (Reihenfolge: siehe Punkt 3).
  • Niemand verfügbar → Der Dienst bleibt offen.
  1. Reihenfolge: Personen werden in der Reihenfolge geprüft, in der sie bei der Sammelzuweisung ausgewählt wurden. Wer zuerst ausgewählt wurde, wird zuerst geprüft.


Tipp: Wenn Sie möchten, dass alle Dienste besetzt werden, wählen Sie mehr Personen aus, als tatsächlich benötigt werden (z. B. 5 Personen vorschlagen, um 2 Slots zu belegen).


Einschränkungen:


  • Nur offene Dienste: Es werden nur Dienste eingetragen, die noch nicht besetzt sind.
  • Manuelle Änderungen: Bereits manuell vergebene oder geänderte Dienste werden nicht überschrieben und müssen weiterhin manuell verwaltet werden.
  • Personenpool: Die Logik berücksichtigt nur die Personen, die anfangs für diesen Pool ausgewählt wurden.




Meine Dienste: Annehmen, Ablehnen & Abonnieren


Dienste selber annehmen oder ablehnen


  • Benutzer können sich unter „Meine Dienste" für freie Dienste eintragen oder bereits zugewiesene Dienste stornieren.
  • In der Erinnerungs-E-Mail gibt es einen „Absagen"-Button, um den Dienst abzusagen.




„Meine Dienste" abonnieren


Sie haben die Möglichkeit, über Kalender > „Meine Dienste" die Ihnen zugeordneten Dienste zu Ihrem privaten Kalender hinzuzufügen bzw. diese zu abonnieren.





Dienstplan anpassen


Nur offene Dienste anzeigen


Lassen Sie sich nur offene Dienste anzeigen, um schnell zu sehen, wo noch Dienste unbesetzt sind. Klicken Sie dazu auf den Filter „Dienste" und aktivieren Sie das Häkchen.



Dienste sortieren


Unter „Aktionen" und dann „Dienstplan sortieren" können Sie Ihre Dienste in der gewünschten Reihenfolge im Dienstplan anzeigen lassen. Per Drag & Drop können Sie die Dienst-Reihenfolge bestimmen.



Anzeigeoptionen


Bestimmen Sie unter „Anzeigeoptionen", welche Informationen angezeigt werden sollen, um die Übersicht im Plan zu verbessern.



Ereignis vom Dienstplan aus bearbeiten


Ereignisse können vom Dienstplan aus bearbeitet werden. Klicken Sie auf das Ereignis und dann auf den Stift zum Bearbeiten. Sie werden automatisch zum Kalender-Modul weitergeleitet. Nach dem Speichern einer Änderung im Ereignis erfolgt die Rückführung automatisch zur zuletzt besuchten Position im Dienstplan.






Dienstplan teilen, drucken & exportieren



Teilen Sie den Dienstplan mit den zuständigen Dienstgruppen, indem Sie den Link kopieren und teilen. Diese Funktion finden Sie unter „Aktionen".



Drucken & Exportieren


  1. Ganzer Dienstplan:
  • Gehen Sie zu „Dienstpläne", wählen Sie den Plan aus und klicken Sie auf „Drucken".
  • Zur Bestimmung der Reihenfolge der Dienste in Ihrer Ansicht verwenden Sie „Aktionen" und dann „Dienstplan sortieren".
  • Zum Teilen verwenden Sie „Aktionen" und dann „Öffentlichen Link zum Dienstplan abrufen".


  1. Nur Ihre Dienste:
  • Gehen Sie zu „Meine Dienste" und klicken Sie auf „Übersicht drucken".


Exportformate für beide:

Speichern und drucken Sie als Word (.docx) oder PDF.


Wichtig: Ein Excel-Export ist nicht möglich, um Inkonsistenzen zu vermeiden.




Dienste in der mobilen App


Über die mobile App können Sie Dienste zuweisen oder eigene Dienste annehmen.


  • Gehen Sie dazu auf ein Ereignis und scrollen Sie runter, bis „Dienste" angezeigt werden.
  • Wenn Sie auf den „Pfeil" klicken, können Sie Gruppenmitgliedern einen Dienst zuteilen.
  • Sie können auch einen Dienst als „extern abgedeckt" markieren, wenn dieser von einer Person übernommen wird, die nicht im System registriert ist.
  • Sie können auch eine Notiz hinterlassen.
  • Über die untere „Respond Bar" können Sie schnell Dienste von Ihren Gruppen annehmen oder ablehnen.






Benachrichtigungen


3 Tage vor Dienstbeginn erhalten die eingetragenen Personen eine Erinnerungs-E-Mail.






Behobenes IT Problem: Die Ansicht springt nicht mehr unerwartet nach oben.



Aktualisiert am: 20/04/2026

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