Indledning

Vagtplanen i ChurchDesk-kalenderen er et stærkt værktøj til at organisere tjenester i dit Sogne. Den hjælper dig med at bevare overblikket og gør kommunikationen med alle involverede lettere.

Fordele ved vagtplanen:

• Opret vagtplaner for forskellige områder.
• Hold øje med status for bemandingen.
• Del linket med de involverede personer.
• Se med det samme, hvilke tjenester der stadig er ledige.

Muligheder for at tildele personer en tjeneste

1. Der er mulighed for, at personer selv tilmelder sig tjenester i deres egne grupper (Læs mere her)

1. Brugere med "Book og Planlæg" rettighed kan tilføje andre brugere til tjenester (Læs mere her)

1. Ved gentagne begivenheder kan Brugere tilføjes til fremtidige datoer via samlet tildeling (Læs mere her)

Rettigheder & Roller

• Alle Brugere med adgang til kalenderen kan se vagtplanerne og tilmelde sig deres tjenester.

• Brugere med rettighed til at booke og planlægge kan oprette nye vagtplaner og også tildele andre Brugere til en tjeneste.

• Adfærd i Multi-Sogn: I et Multi-Sogn ser Brugere som standard kun tjenesterne i deres eget Sogne og kan også kun tilmelde sig der. Men hvis en vagtplan indeholder begivenheder fra flere Sogne (f.eks. A og B), kan administratorer eller personer med rettighed til at booke og planlægge i Sogne A og B stadigvæk tildele Brugere fra Sogne A til tjenesten i Sogne B. Det er muligt, fordi grupper er designet til samarbejde på tværs af sognegrænser. De enkelte medlemmers roller begrænser samtidig målrettet indblikket i de sognespecifikke informationer.

Brug af vagtplanen:

Opret nye tjenester/ Opret tjenestetyper

• Tjenester styres via grupper.
• Hvis du vil oprette en ny tjeneste, skal du oprette en ny gruppe.
• I oprettelsesvinduet sætter du flueben ved "Denne gruppe har en tjeneste".
• Herunder giver du så tjenesten et navn, som derefter vil fremgå i vagtplanen.
• Nu tilføjer du de personer til gruppen, som skal være en del af denne tjeneste.
• Disse Brugere kan derefter bookes til den pågældende tjeneste.

• Ved eksisterende grupper kan du som "Gruppeleder" efterfølgende ændre indstillingerne for en tjeneste.
• Som organisationsadministrator kan du udnævne dig selv til gruppeleder. Bliv medlem af gruppen, gå til "Medlemmer", og ændr din status til gruppeleder under "Handlinger". Genindlæs derefter siden og rediger indstillingerne i gruppen under "Mere" (øverst til højre).

Du finder vagtplanen som en oversigt i...

Kalenderen via dropdown-menuen ved siden af navnet på dit Sogne, pastorat eller installation. Vælg "Kalender" og derefter "Vagtplaner" i den sorte bjælke til venstre.

Oprettelse af en ny vagtplan:

1. Gå til vagtplan-modulet.
2. Klik på "Ny vagtplan" øverst til højre.
3. Vælg de rigtige filtre for de ønskede tjenester og personer.
4. Efter du har gemt, kan du gå tilbage til vagtplansoversigten.
5. Via "Mere" → "Indstillinger" kan du rette navnet og andre detaljer.

Ændring af en tjeneste

• Begivenheder i selve vagtplanen kan ikke redigeres.
• For at ændre en begivenhed skal du klikke på begivenheden i kolonnen "Dato" i vagtplanen, redigere den, hvorefter du automatisk vender tilbage til vagtplanen.

Tilføj nye kalenderbegivenheder til vagtplanen

• Begivenheder tilføjes via kalenderen.
• Når du opretter eller redigerer en begivenhed i kalenderen, findes fanen "Tjeneste" under "Flere muligheder". Her kan du oprette tjenester for begivenheden eller serien.

• Fastlæg et minimumsantall af gruppemedlemmer til tjenesten.
• Der kan tilmeldes flere personer end minimumsantallat, men tjenesten anses kun for at være åben, hvis dette minimum ikke er nået.
• Minimumsantallat kan til enhver tid ændres for en enkelt tjeneste eller en hel tjenesterække.

Tildeling af hjælpere til tjenester & individuelle ændringer i gentagne begivenheder

Ved gentagne begivenheder kan enkelte begivenheder redigeres individuelt.

• Klik i serien > på Tjenester > på den tjeneste på den dato, du vil redigere.

Du kan

• ændre antallet af nødvendige hjælpere,
• tildele hjælpere,
• vælge: "Eksterne overtager hele tjenesten" (f.eks. et eksternt kor eller en ekstern prædikant),
• tilføje noter. Disse kan ses af gruppen og alle, der har "Book og Planlæg" rettighed.
• Tjenesten kan slettes for en bestemt dato.

Notifikationer

• 3 dage før tjenestens start modtager de tilmeldte personer en påmindelses-e-mail.
• Under "Mine tjenester" i browseren eller i mobilappen kan man se alle sine egne tjenester.

Nem tildeling via mobilappen

Tildel personer til tjenester nu også via vores mobilapp.

• Gå ind i en kalenderbegivenhed > klik på Rediger øverst til højre, og så kan du tilføje eller ændre hjælpere for enkeltstående datoer.

Samlede tildelinger i gentagne begivenheder

Begrænsninger:

• Kun åbne tjenester: Der tilføjes kun tjenester, som endnu ikke er besat.
• Manuelle ændringer: Tjenester, der allerede er tildelt eller ændret manuelt, bliver ikke overskrevet og skal fortsat håndteres manuelt.
• Personpool: Logikken tager kun højde for de personer, der oprindeligt blev valgt til denne pool.

For at åbne indstillingen for samlet tildeling, klik på den lille pil ved siden af tjenestens titel.

Logikken for samlet tildeling til en tjenesteserie:

1. Ledighedstjek: Systemet tjekker gruppemedlemmernes ledighed i kalenderen.

2. Automatisk tilmelding:

• Hvis en person er ledig, bliver vedkommende automatisk tilmeldt den åbne tjeneste.
• Hvis personen ikke er ledig, går turen videre til den næste person i den valgte gruppe (se Prioritering).
• Hvis ingen af de valgte personer er ledige, forbliver tjenesten åben/tom.

3. Prioritering:

• Rækkefølgen for tjek og tilmelding svarer til den rækkefølge, som personerne oprindeligt blev valgt i ved den samlede tildeling (den første person, der blev valgt, tjekkes først).

4. Tip: Hvis du vil have alle tjenester besat, så vælg flere personer, end der egentlig er brug for (f.eks. foreslå 5 personer til at dække 2 pladser).

5. Vær opmærksom på de ovennævnte begrænsninger.

Tag selv imod eller afvis vagter

• Brugere kan tilmelde sig ledige tjenester eller aflyse allerede tildelte tjenester under "Mine tjenester".
• I påmindelses-e-mailen er der en "Aflys"-knap til at afmelde tjenesten.

Abonner på "Mine tjenester"

• Du har mulighed for at tilføje eller abonnere på de tjenester, der er tildelt dig, i din private kalender via Kalender -> Mine tjenester.

Rediger "Mine tjenester" via mobilappen

• I mobilappen kan du acceptere eller afvise tjenester fra dine grupper.

Eksport & Deling

• Ingen Excel-eksport mulig – for at undgå uoverensstemmelser.
• Vagtplaner kan gemmes som PDF via printfunktionen.
• Vagtplaner er nemme at dele med alle via et link. Klik på "Link til deling".
• Vær opmærksom på, at dette link kun kan vise begivenheder, hvor synlighedsindstillingen er "offentlig".
• Folk ser det udvalg af kolonner, som du ser. Hvis du vil begrænse visningen, skal du bare bruge filtre eller fjerne kolonner. -> Brug kolonne-manageren til dette: Bog-ikonet helt til højre i værktøjslinjen.

• MEN: Hvis du fravælger alle kolonner, vil alle tjenester blive vist i kolonner i linket. Så snart du vælger én, bliver den specifikke vist.

Opdateret den: 09/03/2026