Benutzer:innen und Rollen

In ChurchDesk können Sie beliebig viele Benutzer anlegen und ihnen genau die Berechtigungen zuweisen, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
Dabei unterscheiden wir zwischen Benutzern – also Personen mit einem eigenen Login – und Rollen, die festlegen, auf welche Bereiche jemand zugreifen darf.

Wir empfehlen Administratoren, die Benutzerberechtigungen regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Benutzer weiterhin über die richtigen Rollen und Gemeindezuweisungen verfügen, die ihrer Position entsprechen. Hinweis: Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Benutzer deaktivieren oder entfernen, finden Sie hier den passenden Artikel.

Wenn Sie für einige Benutzer noch unser altes Berechtigungssystem verwenden, ist es Zeit für einen Wechsel. Das in diesem Artikel beschriebene rollenbasierte System wird die alten Berechtigungen vollständig ersetzen. Alte Berechtigungen sind in der Spalte „Rollen” mit einem roten Ausrufezeichen gekennzeichnet. Gehen Sie zu „ChurchDesk-Einstellungen” > „Benutzer” > sehen Sie Ihre Benutzerliste durch > und bearbeiten Sie bei Bedarf die Berechtigungen.

Inhalt

Wie Sie neue Benutzer anlegen und direkt Gruppen zuweisen
Wie Sie Rollen zuweisen oder eigene Rollen erstellen
Welche voreingestellten Rollen es gibt und wie Sie diese sinnvoll nutzen
Wie Sie in dem Multigemeinde Tool, Benutzern einer Gemeinde zuordnen

Neue Benutzer erstellen

Sie müssen Organisations Administartor sein oder die Berechtigung: "Administrator" mit "Einstellungen bearbeiten und Benutzer erstellen" haben,
um neue Benutzer zu erstellen. So erstellen Sie einen neuen Benutzer

Öffnen Sie die ChurchDesk-Einstellungen (über den eigenen Namen und dann das Zahnrad-Symbol oben rechts)
Wählen Sie „Benutzer“
Klicken Sie auf „Neuen Benutzer erstellen“

Sie können nun die folgenden Angaben eingeben:

Name, Vorname und E-Mail-Adresse des neuen Benutzers

Das E-Mail-Feld ist optional. Lassen Sie es leer → die Person wird als Entwurf angelegt (kann sich nicht anmelden). Im Entwurfsmodus können noch Änderungen an den Benutzerdaten vorgenommen werden. Fügen Sie eine E-Mail-Adresse hinzu → standardmäßig wird der Benutzer als aktiver Benutzer angelegt, Sie können ihn jedoch weiterhin als Entwurf belassen.

Wichtig: Befindet sich ein Benutzer im aktiven Modus, kann die E-Mail-Adresse später nicht mehr geändert werden, da persönliche Daten vom Benutzer selbst verwaltet werden müssen.

Gruppen: Wenn Sie bereits wissen, zu welchen Gruppen die Person gehören soll, können Sie sie hier zuweisen.
Zeiterfassung: Hier können Sie die Zeiterfassung einschalten (dies kann auch später geändert werden). Die „Ursprüngliche Zeit-Bilanz“ dient dazu, eventuelle Plusstunden aus einem früheren System zu übertragen.
Rollen: Diese legen die Berechtigungen des Benutzers innerhalb von ChurchDesk fest.Nach dem Speichern erhält der Benutzer eine Einladungs-E-Mail mit einem Link, über den er sein Passwort festlegen kann.

Sie können auch ein Benutzer aus einem Kontakt heraus erstellen. Mehr dazu können Sie hier lesen. Umgekehrt kann man aber kein Kontakteintrag aus einem Benutzer erstellen. Kontakte entstehen z.B. durch Formularen.

Hinweis: Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Benutzer deaktivieren oder entfernen, finden Sie hier den passenden Artikel.

Rollen verstehen und zuweisen

Was sind Rollen?

Rollen legen fest, auf welche Module und Funktionen ein Benutzer zugreifen darf – zum Beispiel Kalender, Kontakte, Website oder Formulare. Eine Rolle ohne jegliche Berechtigung, lässt den Benutzer lediglich auf Inhalte in Gruppen zugreifen.
Nur Organisations-Administratoren dürfen Rollen erstellen, bearbeiten oder zuweisen.

Voreingestellte Rollen

ChurchDesk stellt Ihnen bereits einige vordefinierte Rollen zur Verfügung – zum Beispiel eine Ehrenamtsrolle mit eingeschränkten Rechten im Kalender. Diese vorgefertigten Rollen erkennen Sie am Schloss-Symbol und diese können nicht verändert werden.
Sie können aber eine bestehende Rolle kopieren und anschließend anpassen. Dafür gehen Sie in die Übersicht der Rolle rein, über "Aktionen" können "Rolle kopieren" auswählen. In der Kopie der Rolle gehen Sie dann auf "Rolle bearbeiten" und passen Sie entsprechend an.

Eigene Rollen erstellen

Wenn Sie andere Berechtigungen benötigen, können Sie:

eine neue Rolle erstellen (über den Button „Neue Rolle“)
Beim Erstellen einer neuen Rolle können Sie für jedes Modul genau festlegen, was Benutzer mit dieser Rolle dürfen – zum Beispiel:
Kalender: nur lesen oder auch bearbeiten
Kontakte: mit unterschiedlichem Grad an Informationen (1. nur Namen, 2. + Adressdaten, 3. Erweiterte Informationen, 4. Vertrauliche Informationen)
Website: Beiträge schreiben oder veröffentlichen
Administratorrechte, Spendenmodul oder Präventionsfunktionen
…und vieles mehr

Zu jeder Einstellung wird direkt im System eine kurze Erläuterung angezeigt.

Tipp: Sie können beliebig viele Rollen erstellen und einem Benutzer auch mehrere Rollen gleichzeitig zuweisen.

Beim Multigemeinde Tool, Benutzern einer Gemeinde zuordnen

Bei einer Installation mit Multigemeinde, entscheiden Sie pro Benutzer welche Rolle er/sie in welcher Gemeinde hat.

Beispiel: Ein Benutzer ist in Gemeinde A als Jugendleiter tätig, bekommt dem entsprechend Berechtigungen z.B. "Hauptamtlicher"- in Gemeinde A
und in Gemeinde B ist er Teil eines Chores und Ihm wird eine "Ehrenamtlichen" Rolle zugeteilt.

Gehen Sie dafür auf:

Benutzer
Aktion
Berechtigungen bearbeiten
Rollen anwählen
wählen bei jeder Rolle für welche Gemeinde sie gelten soll

Fazit

Mit klar definierten Rollen stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzer genau die Funktionen nutzen können, die sie für ihre Arbeit benötigen – nicht mehr, aber auch nicht weniger. Die voreingestellten Rollen bieten bereits eine durchdachte Grundlage, lassen sich jedoch jederzeit durch eigene Rollen ergänzen.

Mehr zur Verwaltung von Benutzern finden Sie hier: Artikel zum Deaktivieren/Entfernen von Benutzern
Mehr zu Gruppen und deren Nutzung finden Sie hier: Artikel zu Gruppen
Mehr zu Benutzern und Kontakten finden Sie hier: Artikel Benutzer aus Kontakten erstellen

Schlüssekwörter: Benutzer erstellen, E-Mail-Adresse, Platzhalter-Adresse, Passwort-Einladung, Gruppen-Zuordnung, Zeiterfassung, Rollen zuweisen, vordefinierte Rollen, eigene Rolle erstellen, Rollenkopie, Berechtigungen, Module-Zugriff, Administratorrechte, Präventionsfunktionen, Kontakte zu Benutzer, Benutzerverwaltung, Nutzerrechte

Aktualisiert am: 01/07/2026

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