Schlüssel- und Inventar Verwaltung

Schlüssel und Inventar ist ein einheitliches Verzeichnis für alle Schlüssel, Instrumente, Einrichtungsgegenstände und Ausrüstungsgegenstände, die Ihre Kirche besitzt – und eine einfache Möglichkeit, diese Objekte auf der Grundlage eines nachverfolgbaren Verleihvertrags auszuleihen. Anstelle eines Papierlogbuchs oder einer Tabellenkalkulation wissen Sie jederzeit, was Sie besitzen, wo sich die Objekte befinden, welchen Wert sie haben und wer sie gerade in Gebrauch hat. Wenn etwas ausgeliehen ist, verwaltet ChurchDesk den Leihvertrag, mahnt überfällige Objekte per E-Mail für Sie an und erfasst, wann jedes Objekt zurückkommt.

Die Funktion besteht aus zwei miteinander verbundenen Teilen. „Schlüssel und Inventar“ ist das Verzeichnis der Objekte selbst. „Verträge“ ist der Bereich, in dem Sie Leihscheine ausstellen, um ein Objekt an eine Person zu verleihen, und den Verleih bis zur Rückgabe verfolgen.

Was Sie damit tun können

Führen Sie eine durchsuchbare Liste mit Schlüsseln, Instrumenten, Einrichtungsgegenständen, IT-Ausrüstung und anderen Objekten.
Erfassen Sie, wo sich jedes Objekt befindet, welchen Wert es hat und – bei Schlüsseln – genau, was es öffnet.
Verleihen Sie ein Objekt an einen Kontakt im Rahmen eines nachverfolgbaren Vertrags mit einer Rückgabefrist.
Lassen Sie ChurchDesk automatisch Mahnungen bei Verspätung versenden, bis das Objekt zurückgegeben wird.
Erfassen Sie Rückgaben und kennzeichnen Sie Objekte, die beschädigt zurückkommen oder als verloren gemeldet werden.

Verfügbarkeit

„Schlüssel und Inventar“ steht Kirchen im „Finanzmodul“ mit dem entsprechenden ChurchDesk-Abonnement zur Verfügung. Die Funktion ist sowohl für einzelne Kirchen als auch für Organisationen mit mehreren Gemeinden geeignet.

Inhalt

Rechte und Rollen

Organisationsadministrator: Vollzugriff. Kann Objekte hinzufügen, bearbeiten und entsorgen, Verträge ausstellen und verwalten sowie alle Objekte der gesamten Organisation einsehen.
Multi-Gemeinde: In einer Multi-Gemeinde sehen Benutzer die Objekte und Verträge, die zu ihrer eigenen Gemeinde gehören.

Fügen Sie Ihrem Bestand ein neues Objekt hinzu

Beginnen Sie hier, wann immer Ihre Kirche einen neuen Schlüssel, ein neues Instrument, ein neues Einrichtungsstück oder ein neues Gerät erwirbt.

Gehen Sie zum Modul „Finanzen“ und wählen Sie „Inventar“.
Wählen Sie oben rechts „+ Neues Objekt“.
Geben Sie oben eine eindeutige Beschreibung ein, zum Beispiel „Hauptschlüssel, Nordflügel“.
Wählen Sie eine Kategorie (z. B. Schlüssel, Instrumente, Einrichtungsgegenstände oder IT-Ausrüstung) und eine passende Unterkategorie. Die Unterkategorien sind fest vorgegeben und können nicht angepasst werden.
Fügen Sie Ihre eigene Objekt-ID hinzu – Ihr bestehendes Etikett oder Ihre Nummer, zum Beispiel „K-401“. Diese unterscheidet sich von der System-ID (siehe nächsten Abschnitt).
Fügen Sie gegebenenfalls den Hersteller / Künstler hinzu.
Legen Sie den Standardstandort fest und was das Objekt öffnet – das Gebäude und den Raum, in dem sich das Objekt befindet, wenn es nicht ausgeliehen ist.
Fügen Sie bei Bedarf Angaben zum geschätzten Wert für Versicherungs- oder Wiederbeschaffungskosten sowie zu den Kosten für Schäden (Kosten für die Neuanfertigung der Schlüssel bei Verlust) hinzu.
Fügen Sie bei Bedarf eine Ausleihkaution hinzu.
Fügen Sie bei Bedarf Notizen hinzu.
Wählen Sie „Speichern“, um das Objekt anzulegen.

Sie können jetzt die wesentlichen Angaben erfassen und später weitere Details hinzufügen – im Fenster wird darauf hingewiesen, dass Sie nach dem Speichern weitere Details hinzufügen können.

Zusätzliche Felder für Schlüssel

Wenn die Kategorie „Schlüssel“ lautet, enthält der Datensatz ein Feld „Öffnet“. Verwenden Sie dieses Feld, um genau aufzulisten, was der Schlüssel entriegelt (zum Beispiel die Hauptkirche, die Sakristei und die hintere Nordtür). Sie können mehrere Einträge auswählen.

Objektdetails, IDs und Status

Wählen Sie in einer beliebigen Zeile „Details“ aus, um den vollständigen Datensatz zu öffnen. Hier verwalten Sie alle Informationen zu einem einzelnen Objekt.

System-ID und Objekt-ID

Jedes Objekt verfügt über zwei Referenzen, und es ist hilfreich, den Unterschied zu kennen.

Die System-ID (z. B. „K-ZFA4P4“) wird beim Speichern des Objekts automatisch von ChurchDesk vergeben. Sie ist dauerhaft und kann nicht geändert werden, sodass sie immer genau dieses Objekt identifiziert. Sie befindet sich in der rechten oberen Ecke der Vorschau.
Die Objekt-ID ist Ihre eigene, optionale Bezeichnung oder Nummer.
Verwenden Sie sie für die Codes, die Ihre Gemeinde bereits auf ihren Schlüsseln und Geräten hat. Wenn Sie das Feld leer lassen, verwendet das System automatisch die System-ID.

Status

Jeder Artikel zeigt einen Status an, sodass Sie seinen Zustand auf einen Blick erkennen können:

Beschädigt – zurückgegeben oder als beschädigt erfasst.
Entsorgt – weggeworfen, aussortiert
Im Bestand – im Besitz der Gemeinde und zum Verleih verfügbar.
Verloren – als verloren gemeldet.
Ausgeliehen – derzeit im Rahmen eines aktiven Vertrags an einen Entleiher ausgegeben.
Überfällige Ausleihe – ausgeliehen und die Rückgabefrist ist abgelaufen.

HINWEIS: Solange ein Objekt ausgeliehen ist, ist sein Datensatz geblockt und kann bis zur Rückgabe nicht bearbeitet werden. Der Datensatz zeigt an, wer es hat, und enthält einen Link zum aktiven Vertrag.

Ein Objekt entsorgen

Wenn Ihre Kirche ein Objekt nicht mehr besitzt, verwenden Sie „Entsorgen“ im Objektsatz, um es aus dem aktiven Bestand zu entfernen, wobei seine Historie erhalten bleibt.

Einen Vertrag zur Ausleihe eines Objekts erstellen

Ein Vertrag ist der Ausleihschein, der festhält, wer ein Objekt ausgeliehen hat und wann es zurückgegeben werden muss. Sie können einen Vertrag unter „Verträge“ mit „Vertrag erstellen“ anlegen. Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Vertrag zu erstellen.

Über das Objekt:

Objekt – Wählen Sie das Objekt aus, das Sie ausleihen möchten. Es können nur Objekte ausgeliehen werden, die sich „Im Bestand“ befinden und für die noch kein Entwurf oder aktiver Vertrag vorliegt.
Entleiher – Wählen Sie aus, wer das Objekt ausleiht. Der Entleiher muss bereits in Ihrer Personenliste vorhanden sein und über eine E-Mail-Adresse verfügen, damit Mahnungen bei Verspätung versendet werden können. Standardmäßig werden Sie als Aussteller festgelegt.
Daten und Notizen – Legen Sie das Ausleihdatum und die Rückgabefrist fest, wählen Sie aus, ob eine Kaution erforderlich ist, und fügen Sie Notizen hinzu, z. B. den Verwendungszweck der Ausleihe oder den Zustand des Objekts bei der Übergabe.
Vertrag – Bereiten Sie den Ausleihvertrag zur Unterzeichnung vor (siehe nächsten Abschnitt).
Aktivieren – Bestätigen und aktivieren Sie die Ausleihe. Der Status des Objekts ändert sich zu „Ausgeliehen“.

Über die Verträge:

Indem Sie auf „+ Vertrag erstellen“ klicken

TIPP: Sie können einen Vertrag in jedem Schritt als Entwurf speichern und später fertigstellen. Entwürfe erscheinen unter dem Filter „Entwürfe“ in der Vertragsliste.

Aktive Ausleihen, Mahnungen und Unterzeichnung

Die Liste „Verträge“ zeigt alle Ausleihen an, mit Filtern für Aktuell, Alle, Aktiv, Überfällig, Entwürfe, Zurückgegeben und Verloren. Wählen Sie bei einem beliebigen Vertrag „Details“ aus, um ihn zu öffnen.

Was ein Vertrag erfasst

Das Objekt, das bei der Erstellung des Entwurfs als Momentaufnahme erfasst wird, sodass sich die Ausleihbedingungen nicht mehr ändern können.
Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift des Entleihers.
Der Ausleiher sowie die wichtigsten Daten: Ausleihdatum, Rückgabetermin und tatsächliches Rückgabedatum.
Eine eventuelle Kaution, die bei sicherer Rückgabe zurückerstattet wird.
Ein Aktivitätsprotokoll aller Vorgänge im Zusammenhang mit dem Leihvorgang.

Mahnungen bei Verspätung

Wenn die Rückgabefrist eines Leihvorgangs überschritten wird, versendet ChurchDesk automatisch eine E-Mail an den Entleiher. Die erste Mahnung wird am Tag der Verspätung versendet, danach wöchentlich, bis das Objekt zurückgegeben wird. Der Ausleiher wird in Kopie gesetzt, und jede Mahnung wird im Vertrag vermerkt.

HINWEIS: Mahnungen bei Verspätung basieren auf der E-Mail-Adresse des Entleihers. Stellen Sie sicher, dass der Kontakt in Ihrer Personenliste eine gültige E-Mail-Adresse hat, bevor Sie den Vertrag ausstellen.

Unterzeichnung und Vertrags-PDFs

Sie können den Vertrag als PDF herunterladen, um ihn entweder zum Unterschreiben auszudrucken oder den Entleiher per E-Mail um seine Unterschrift zu bitten. Ein Leihvorgang, der auf die Zustimmung des Entleihers wartet, zeigt den Status „Unterschrift ausstehend“ an.

BEISPIEL: Ein aus einem älteren System importierter Vertrag zeigt möglicherweise „Kein Vertrag im System“ an – der ursprünglich unterzeichnete Beleg bleibt in den eigenen Akten der Gemeinde, und ChurchDesk verfolgt lediglich die Ausleihe.

Rückgaben, verlorene und beschädigte Objekte

Wenn eine Ausleihe endet, schließen Sie sie im Vertragsdatensatz ab, damit der Status des Objekts korrekt aktualisiert wird.
*

„Als zurückgegeben markieren“ – vermerkt das Objekt als zurückgegeben.
Sein Status wechselt zurück zu „Im Bestand“ und etwaige Kautionen können zurückerstattet werden.
„Als beschädigt zurückgeben“ – vermerkt das Objekt als zurückgegeben, jedoch beschädigt, und setzt seinen Status auf „Beschädigt“.
„Entleiher meldet Verlust“ – vermerkt das Objekt als verloren. Sein Status ändert sich zu „Verloren“, und die Schadens- oder Wiederbeschaffungskosten im Datensatz des Objekts zeigen an, was es kosten würde, es zu ersetzen oder neu anzufertigen.

TIPP: Verwenden Sie den Filter „Überfällig“ in der Vertragsliste als schnelle Arbeitsliste für alles, was überfällig ist und nachverfolgt werden muss.

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Aktualisiert am: 28/08/2026

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