Nøgler og inventarstyring

Nøgler og inventar er et samlet register over alle nøgler, instrumenter, møbler og udstyr, som din kirke ejer — og en enkel måde at udlåne disse genstande på via en kontrakt med sporingsfunktion. I stedet for en papirlogbog eller et regneark ved du altid, hvad du ejer, hvor det befinder sig, hvad det er værd, og hvem der har det i øjeblikket. Når noget er udlånt, opbevarer ChurchDesk låneaftalen, sender påmindelser via e-mail om forfaldne genstande for dig og registrerer, når hver genstand returneres.

Funktionen består af to sammenhængende dele. »Nøgler og inventar« er selve registret over genstandene. »Aftaler« er det sted, hvor du udsteder lånesedler for at udlåne en genstand til en person og følger den, indtil den returneres.

Hvad du kan bruge det til

• Før en samlet, søgbar liste over nøgler, instrumenter, inventar, IT-udstyr og andre genstande.
• Registrer, hvor hver genstand befinder sig, hvad den er værd, og – for nøgler – præcis hvad den åbner.
• Udlån en genstand til en kontaktperson via en sporbar kontrakt med en returfrist.
• Lad ChurchDesk automatisk sende rykkere for forfaldne genstande, indtil genstanden returneres.
• Registrer returneringer, og markér genstande, der kommer tilbage beskadiget eller er meldt savnet.

Tilgængelighed

Nøgler og inventar er tilgængeligt i »Økonomimodulet« for kirker med det relevante ChurchDesk-abonnement. Det fungerer både for en enkelt kirke og for organisationer med flere Multi-Sogn.

Indhold

• Tilføj en ny genstand til din beholdning
• Genstandsoplysninger, ID'er og status
• Opret en kontrakt for at udlåne en genstand
• Aktive udlån, rykkere for forfaldne lån og underskrivning
• Returneringer, bortkomne og beskadigede genstande

Rettigheder og roller

Tilladelser til “Nøgle- og inventarstyring” indstilles pr. rolle under “Roller og adgang”. Hver rolle kan få tilladelse til at se, oprette og redigere eller slette inventar, se udlånskontrakter, udlåne genstande og acceptere returneringer, altid begrænset til brugerens eget eller egne sogn(er). Kontrakter følger det sogn, hvor den pågældende inventargenstand hører til, og genstande kan udlånes til alle kontakter på tværs af organisationen.

• Org. Administrator: har fuld adgang. Kan tilføje, redigere og bortskaffe genstande, udstede og administrere kontrakter samt se alle genstande i hele organisationen.

Tilføj en ny genstand til din inventarliste

Start her, hver gang din kirke anskaffer en ny nøgle, et nyt instrument, et møbel eller et stykke udstyr.

1. Gå til modulet »Økonomi« og vælg ›Inventar‹.
2. Vælg »+ Ny genstand« øverst til højre.
3. Indtast en tydelig beskrivelse øverst, for eksempel »Hovednøgle, nordfløjen«.
4. Vælg en kategori (f.eks. Nøgler, Instrumenter, Møbler eller IT-udstyr) og en passende underkategori. Underkategorierne er faste og kan ikke tilpasses.
5. Tilføj dit eget Vare-ID — din eksisterende etiket eller dit nummer, f.eks. »K-401«. Dette er adskilt fra system-ID'et (se næste afsnit).
6. Tilføj Producent/kunstner, hvis det er relevant.
7. Angiv Standardplacering og hvad den åbner — den bygning og det rum, hvor genstanden befinder sig, når den ikke er udlånt.
8. Tilføj oplysninger om den anslåede værdi til forsikring eller erstatning samt omkostninger ved skader (omkostninger til ny nøgle, hvis genstanden går tabt), hvis det er nødvendigt.
9. Tilføj et udlånsdepositum, hvis det er nødvendigt.
10. Tilføj Noter, hvis det er nødvendigt.
11. Vælg »Gem« for at oprette genstanden.

Du kan indtaste det væsentligste nu og tilføje flere detaljer senere — panelet angiver, at du kan tilføje yderligere detaljer efter du har gemt.

Ekstra felter til nøgler

Når kategorien er Nøgler, indeholder posten et »Åbner«-felt. Brug det til at angive præcist, hvad nøglen låser op (for eksempel hovedkirken, sakristiet og den bageste norddør). Du kan vælge flere poster.

Objektdetaljer, ID'er og status

Vælg »Detaljer« på en vilkårlig række for at åbne den fulde post. Her administrerer du alt vedrørende et enkelt objekt.

System-ID og objekt-ID

Hvert objekt har to referencer, og det er nyttigt at kende forskellen.

• System-ID'et (f.eks. »K-ZFA4P4«) tildeles automatisk af ChurchDesk, når genstanden gemmes. Det er permanent og kan ikke ændres, så det identificerer altid netop den pågældende genstand. Det findes i det øverste højre hjørne af forhåndsvisningsafsnittet.
• Genstands-ID'et er din egen valgfri betegnelse eller dit eget nummer. Brug det til de koder, din kirke allerede har på sine nøgler og sit udstyr. Hvis du lader feltet stå tomt, bruger systemet automatisk system-ID'et.

Status

Hvert emne viser en status, så du med et blik kan se, hvordan det står til:

• Beskadiget — returneret eller registreret som beskadiget.
• Bortskaffet — smidt væk, sorteret fra
• På lager — opbevares af kirken og kan lånes ud.
• Mangler — meldt savnet.
• Udlånt — er i øjeblikket udlånt til en låner med en aktiv aftale.
• Forfaldent lån — er udlånt, og returfristen er overskredet.

Bortskaf et objekt

Når din kirke ikke længere har et objekt, skal du bruge »Bortskaf« i objektposten for at fjerne det fra den aktive beholdning, samtidig med at dets historik bevares.

Opret en kontrakt for at udlåne en genstand

En kontrakt er den udlånsbilag, der registrerer, hvem der har lånt en genstand, og hvornår den skal afleveres tilbage. Du kan oprette en fra »Kontrakter« ved at vælge »Opret kontrakt«. Der er to måder at udarbejde en kontrakt på.

Via genstanden:

1. Genstand — Vælg den genstand, der skal udlånes. Kun genstande, der er »I beholdningen« og som ikke har et eksisterende udkast eller en aktiv kontrakt, kan udlånes.
2. Låner — Vælg, hvem der skal låne genstanden. Låneren skal allerede være opført på din Kontakter-liste og skal have en e-mailadresse, så der kan sendes rykkere ved forfald. Du er som standard angivet som udlåner.
3. Datoer og noter — Indstil udlånsdatoen og afleveringsfristen, vælg om der skal betales et depositum, og tilføj noter, f.eks. formålet med udlånet eller genstandens tilstand ved overdragelsen.
4. Kontrakt — Udarbejd lånekontrakten til underskrivelse (se næste afsnit).
5. Aktivér — Bekræft og aktivér udlånet. Genstandens status ændres til »Udlånt«.

Via kontrakterne:

1. Ved at klikke på » + Opret en kontrakt«

Aktive lån, rykkere for forfaldne betalinger og underskrivning

Listen »Kontrakter« viser alle lån med filtre for Aktuelle, Alle, Aktive, Forfaldne, Kladder, Returnerede og Manglende. Vælg »Detaljer« på en hvilken som helst kontrakt for at åbne den.

Hvad en kontrakt indeholder

• Genstanden, der registreres som et øjebliksbillede, når kladden oprettes, så lånevilkårene ikke kan ændres i baggrunden.
• Låntagerens navn, e-mailadresse, telefonnummer og adresse.
• Udstederen samt de vigtigste datoer: udstedelsesdato, afleveringsfrist og faktisk afleveringsdato.
• Eventuelt depositum, som refunderes ved sikker returnering.
• En aktivitetslog over alt, hvad der er sket i forbindelse med lånet.

Påmindelser om forfald

Hvis et lån overskrider returfristen, sender ChurchDesk automatisk en e-mail til låntageren. Den første påmindelse sendes den dag, hvor genstanden bliver forfalden, og derefter ugentligt, indtil den returneres. Udlåneren sættes i kopi, og hver påmindelse registreres i kontrakten.

Underskrivelse og PDF-filer af kontrakten

Du kan downloade kontrakten som PDF for enten at udskrive den til underskrift eller anmode låntageren om at underskrive den via e-mail. Et lån, der afventer låntagerens accept, vises med status »Underskrift afventes«.

EKSEMPEL: En kontrakt, der er importeret fra et ældre system, kan vise »Ingen kontrakt registreret« — den oprindelige underskrevne kvittering forbliver i menighedens eget arkiv, og ChurchDesk sporer blot lånet.

Returneringer, bortkomne og beskadigede genstande

Når et lån udløber, skal du afslutte det i kontraktoptegnelsen, så genstandens status opdateres korrekt.

• »Marker som returneret« — registrerer genstanden som returneret. Dens status går tilbage til »I beholdning«, og eventuelle depositum kan refunderes.
• »Returneret som beskadiget« — registrerer genstanden som returneret, men beskadiget, og sætter dens status til ›Beskadiget‹.
• »Låneren melder genstanden tabt« — registrerer genstanden som tabt. Dens status ændres til »Tabt«, og skades- eller erstatningsomkostningerne i genstandsregistret viser, hvad det vil koste at erstatte genstanden eller lave en ny nøgle.

Nøgleord: nøgler, lager, nøgleadministration, aktivstyring, udstyr, instrumenter, inventar, udlån, kontrakt, udlånsbilag, låne, udlåne, returnere, forfaldet, depositum, bortkommet, beskadiget, bortskaffe, vare-ID, placering, menighedsejendom

Opdateret den: 20/10/2026