Nøgler og inventar Administration

Nøgler og inventar er et samlet register over alle nøgler, instrumenter, møbler og udstyr, som din kirke ejer – og en nem måde at udlåne disse genstande på baggrund af en sporbar udlånsaftale. I stedet for en papirlogbog eller et regneark ved du til enhver tid, hvad du ejer, hvor genstandene befinder sig, hvilken værdi de har, og hvem der lige nu har dem i brug. Når noget er udlånt, administrerer ChurchDesk udlånsaftalen, sender rykkerskrivelser via e-mail for dig, når genstande er forfaldne, og registrerer, hvornår hver enkelt genstand returneres.

Funktionen består af to sammenhængende dele. »Nøgler og inventar« er selve oversigten over genstandene. »Kontrakter« er det område, hvor du udsteder udlånsbeviser for at udlåne en genstand til en person og spore udlånet indtil genstanden returneres.

Hvad du kan gøre med det

• Før en søgbar liste over nøgler, instrumenter, inventar, IT-udstyr og andre genstande.
• Registrer, hvor hver genstand befinder sig, hvilken værdi den har, og – for nøgler – præcis, hvad den åbner.
• Udlån en genstand til en kontakt som led i en sporbar aftale med en returfrist.
• Lad ChurchDesk automatisk sende rykkere ved forsinkelse, indtil genstanden returneres.
• Registrer returneringer, og markér genstande, der returneres beskadiget eller anmeldes som bortkommet.

Tilgængelighed

„Nøgler og inventar“ er tilgængeligt for kirker i „Finansmodulet“ med det relevante ChurchDesk-abonnement. Funktionen er velegnet til både enkeltstående kirker og organisationer med flere menigheder.

Indhold

• Tilføj en ny genstand til dit inventar
• Oplysninger om genstande, ID’er og status
• Opret en kontrakt for udlån af en genstand
• Aktive udlån, rykkerskrivelser ved forsinkelse og underskrift
• Returneringer, mistede og beskadigede genstande

Rettigheder og roller

• **Organisationsadministrator:**Fuld adgang. Kan tilføje, redigere og slette genstande, udstede og administrere kontrakter samt se alle genstande i hele organisationen.
• Multi-Sogn: I et Multi-Sogn kan brugerne se de genstande og kontrakter, der hører til deres eget sogn.

Tilføj en ny genstand til din inventarliste

Start her, hver gang din kirke anskaffer en ny nøgle, et nyt instrument, et nyt møbel eller et nyt stykke udstyr.

1. Gå til modulet »Økonomi« og vælg »Inventar«.
2. Vælg »+ Nyt objekt« øverst til højre.
3. Indtast en entydig beskrivelse øverst, for eksempel »Hovednøgle, nordfløjen«.
4. Vælg en kategori (f.eks. nøgler, instrumenter, inventar eller IT-udstyr) og en passende underkategori. Underkategorierne er fastlagte og kan ikke tilpasses.
5. Tilføj dit eget objekt-ID – din eksisterende etiket eller dit nummer, for eksempel »K-401«. Dette adskiller sig fra system-ID’et (se næste afsnit).
6. Tilføj om nødvendigt producent / kunstner.
7. Angiv standardplacering og hvad objektet åbner – den bygning og det rum, hvor objektet befinder sig, når det ikke er udlånt.
8. Tilføj om nødvendigt oplysninger om den anslåede værdi til forsikrings- eller genanskaffelsesomkostninger samt omkostninger ved skader (omkostninger til fremstilling af nye nøgler ved tab).
9. Tilføj om nødvendigt en udlånsdepositum.
10. Tilføj om nødvendigt Noter.
11. Vælg »Gem plan« for at oprette objektet.

Du kan nu indtaste de væsentligste oplysninger og tilføje yderligere detaljer senere – i vinduet angives det, at du kan tilføje yderligere detaljer efter gemning.

Yderligere felter til nøgler

Hvis kategorien er »Nøgle«, indeholder dataposten et felt »Åbner«. Brug dette felt til at angive præcist, hvad nøglen låser op (for eksempel hovedkirken, sakristiet og den bageste norddør). Du kan vælge flere poster.

Objektdetaljer, ID’er og status

Vælg »Detaljer« i en vilkårlig række for at åbne den fulde datapost. Her administrerer du alle oplysninger om et enkelt objekt.

System-ID og objekt-ID

Hvert objekt har to referencer, og det er nyttigt at kende forskellen.

• System-ID (f.eks. „K-ZFA4P4“) tildeles automatisk af ChurchDesk, når objektet gemmes. Det er permanent og kan ikke ændres, så det identificerer altid netop dette objekt. Det findes i det øverste højre hjørne af eksemplet.
• Objekt-ID'et er din egen, valgfri betegnelse eller nummer.
• Brug det til de koder, som din menighed allerede har på sine nøgler og udstyr. Hvis du lader feltet stå tomt, bruger systemet automatisk system-ID'et.

Status

Hvert objekt viser en status, så du med et blik kan se, i hvilken tilstand det befinder sig:

• Beskadiget – returneret eller registreret som beskadiget.
• Bortskaffet – smidt væk, sorteret fra
• På lager – i kommunens besiddelse og tilgængelig til udlån.
• Mistet – meldt som mistet.
• Udlånt – i øjeblikket udleveret til en låner som led i en aktiv aftale.
• Forfaldent udlån – udlånt, og afleveringsfristen er udløbet.

Bortskaffe et objekt

Hvis din kirke ikke længere ejer et objekt, skal du bruge »Bortskaffe« i objektposten for at fjerne det fra den aktive bestand, hvorved dets revision bevares.

Opret en kontrakt om udlån af et objekt

En kontrakt er den udlånsbekræftelse, der angiver, hvem der har lånt et objekt, og hvornår det skal afleveres tilbage. Du kan oprette en kontrakt under »Kontrakter« ved at vælge »Opret samtykke«. Der er to måder at oprette en kontrakt på.

Via objektet:

1. Objekt – Vælg det objekt, du ønsker at låne ud. Der kan kun udlånes genstande, der er »I beholdningen«, og for hvilke der endnu ikke findes et kladder eller en aktiv aftale.
2. Låntager – Vælg emneordet for, hvem der låner genstanden. Låntageren skal allerede være opført på din personliste og have en e-mail-adresse, så der kan sendes rykkerskrivelser i tilfælde af forsinkelse. Som standard angives du som udlåner.
3. Datoer og noter – Angiv udlånsdatoen og returfristen, vælg, om der kræves et depositum, og tilføj noter, f.eks. formålet med udlånet eller genstandens tilstand ved overdragelsen.
4. Kontrakt – Forbered udlåns kontrakten til underskrivelse (se næste afsnit).
5. Aktiver – Bekræft og aktiver udlånet. Objektets status ændres til „Udlånt“.

Om kontrakterne:

1. Ved at klikke på »**+ Opret kontrakt**«

Aktive udlån, rykkere og underskrivelse

Listen »Kontrakter« viser alle udlån med filtre for Aktuelle, Alle, Aktive, Forfaldne, Kladder, Returnerede og Mistede. Vælg »Detaljer« for en vilkårlig kontrakt for at åbne den.

Hvad en kontrakt omfatter

• Det objekt, der registreres som et øjebliksbillede ved oprettelsen af kladden, så udlånsbetingelserne ikke længere kan ændres.
• Navn, e-mail-adresse, telefonnummer og vejnavn på udlåneren.
• Udlåneren samt de vigtigste datoer: udlånsdato, afleveringsfrist og faktisk afleveringsdato.
• Et eventuelt depositum, der tilbagebetales ved sikker aflevering.
• En aktivitetslog over alle handlinger i forbindelse med udlånet.

Rykkere ved forsinkelse

Hvis returfristen for et udlån overskrides, sender ChurchDesk automatisk en e-mail til låntageren. Den første rykkerskrivelse sendes på dagen for forsinkelsen, derefter ugentligt, indtil genstanden returneres. Låntageren sættes i kopi, og hver rykkerskrivelse noteres i kontrakten.

Underskrift og kontrakt-PDF’er

Du kan downloade kontrakten som PDF for enten at udskrive den til underskrift eller bede låntageren om at underskrive den via e-mail. En udlånstransaktion, der afventer låntagerens godkendelse, viser status »Underskrift mangler«.

Returneringer, mistede og beskadigede genstande

Når et udlån afsluttes, skal du afslutte det i kontraktoplysningerne, så genstandens status opdateres korrekt.
*

• „Marker som returneret“ – markerer genstanden som returneret.
• Dens status skifter tilbage til „I beholdningen“, og eventuelle depositum kan tilbagebetales.
• „Returner som beskadiget“ – markerer genstanden som returneret, men beskadiget, og sætter dens status til „Beskadiget“.
• „Låner melder tab“ – markerer genstanden som tabt. Dets status ændres til »Tabt«, og skades- eller genanskaffelsesomkostningerne i objektets datapost angiver, hvad det vil koste at erstatte eller fremstille det på ny.

Nøgleord: Nøgler, beholdning, nøgleadministration, anlægsadministration, udstyr, instrumenter, inventar, udlån, kontrakt, udlånsbilag, låne, udlåne, aflevere, forfalden, depositum, tabt, beskadiget, bortskaffe, artikel-ID, placering, kommunalt ejendom

Opdateret den: 28/08/2026