Allgemeines

Wo finde ich meine KaPlan-Lizenznummer?

Sie finden diese unter "Info" unter dem Punkt "Lizenz"

Schulungen

Wie melde ich mich zu einer Schulung an?

Die Anmeldung zu unseren Schulungen erfolgt nachdem Sie das Migrations & Anmeldeformular ausgefüllt haben. Danach erhalten Sie einen Link zu unserer Willkommensseite. Dort finden Sie unter dem Abschnitt „Ihre nächsten Schritte“ alle verfügbaren Termine. Wählen Sie einfach den passenden Kurs aus – vom ersten Starttreffen über die Basiskurse (Kalender, Verwaltung & Kommunikation) bis hin zum abschließenden Folgetreffen – und buchen Sie Ihren Wunschtermin direkt online.

Ich kann den gebuchten Schulungstermin nicht wahrnehmen, wie kann ich mich zu einer anderen Schulung anmelden?

Falls Sie einen bereits gebuchten Termin nicht wahrnehmen können, ist das kein Problem. Im Anschluss an das Start- und Folgetreffen erhalten Sie eine Aufzeichnung, die Sie dann in Ruhe ansehen können. Dies geschieht nicht bei den Basiskursen, da diese lediglich live stattfinden. Sie können sich jederzeit über unsere Willkommensseite für einen neuen Ersatztermin anmelden. Scrollen Sie dazu einfach zum Abschnitt „Ihre nächsten Schritte“, wählen Sie den entsprechenden Kurs (z. B. Basiskurs 1 oder 2) erneut aus und buchen Sie einen freien Slot, der besser in Ihren Zeitplan passt.

Unser Starttreffen war vor mehr als 120 Tagen, jetzt kann ich mich nicht mehr für die Basischulung 1 und die Basisschulung 2 anmelden?

Sie können sich auch nach den 120 Tagen jederzeit, allerdings kostenpflichtig, für unsere intensiven Basiskurse anmelden. Sie finden die Kurse auch zur Auswahl in Ihrer ChurchDesk Installation im Hilfemenü.

Fragen zu Ihrem Vertrag & bezahlte Services

Ich erhalte von ChurchDesk eine kostenlose maßgeschneiderte Gottesdienstordnung. Gerne möchte ich eine weitere in Auftrag geben wo mache ich das?

Über dieses Formular können Sie eine personalisierte Gottesdienstordnung bestellen: Bestellformular personalisierte Gottesdienstordnung

Ich habe einen KaPlan-Vertrag. Wird ChurchDesk teurer sein?

Nein, für das Jahr 2027 wird sich der Preis für Sie nicht ändern. Da ChurchDesk ein anderes Preismodell nutzt (basierend auf Modulen und Kontakten), lässt sich dies nicht 1-zu-1 vergleichen. Um den Übergang für Sie so einfach wie möglich zu machen, haben wir beschlossen: Wir übernehmen Ihren aktuellen Preis für das Jahr 2027 unverändert. Ihre Rechnung bleibt also identisch zur Rechnung von 2026. Eine Umstellung auf das reguläre ChurchDesk-Preismodell wird irgendwan in der Zukunft erfolgen müssen, aber das passiert erst nach einer persönlichen Beratung und einem neuen Vertragsangebot.

Warum erhalte ich in ChurchDesk nur eine individuelle Vorlage für den Gottesdienstaushang?

Wir verstehen, dass das im ersten Moment nach einer Einschränkung klingt. Zunächst ist es wichtig zu wissen: Dass wir überhaupt eine Ihrer vertrauten KaPlan-Vorlagen exakt für Sie in ChurchDesk nachbauen, ist ein besonderer, kostenloser Service, den wir exklusiv im Rahmen dieser Umstellung für Sie leisten. Regulär ist eine solche individuelle Programmierung nicht im Standard-Onboarding enthalten.

Dass wir uns dabei ganz bewusst auf eine zentrale Vorlage konzentrieren, hat zusätzlich strategische Gründe, die Ihnen im Alltag helfen werden:

• Zusammenwachsen als Pastoraler Raum: In immer größer werdenden pastoralen Einheiten ist es wichtig, als starke Gemeinschaft aufzutreten. Ein einheitliches Erscheinungsbild (Corporate Identity) für alle Teilgemeinden stärkt dieses Zusammengehörigkeitsgefühl nach innen und außen.
• Weniger Pflegeaufwand: Historisch gewachsene Systeme mit unzähligen Vorlagen kosten im Pfarrbüro oft mehr Zeit, als sie sparen. Eine klare, standardisierte Vorlage bündelt die Abläufe.
• Integrierte Flexibilität: Sie sind in ChurchDesk keineswegs eingeschränkt. Das System bietet Ihnen standardmäßig weitere Basis-Vorlagen. Zudem können Sie vor jedem Export über clevere Filter genau festlegen, welche Datensätze (z. B. nur für bestimmte Kirchen) auf dem Aushang erscheinen sollen.
• Einfache Nachbearbeitung: ChurchDesk gibt jede Gottesdienstordnung als Word-Dokument (.docx) aus. So können Sie bei Bedarf immer noch schnelle manuelle Anpassungen vornehmen. Weitere Details finden Sie hier: 👉 Gottesdienstaushang erstellen | ChurchDesk Helpdesk

Tipp: Sollten Sie für einen ganz speziellen Anwendungsfall dennoch zwingend eine weitere, komplett individuell für Sie programmierte Vorlage benötigen, richten wir diese gerne zum Preis von 480 € einmalig für Sie ein. 👉 Eine zusätzliche kostenpflichtige Gottesdienstvorlage erstellen

Werden wir unser bisheriges System in KaPlan noch eine Zeit lang weiter nutzen können?

KaPlan ist noch bis zum 31.12.2026 nutzbar, ihr Zugang bleibt offen, auch wenn Sie z.B. im Mai 2026 mit den Schulungen und der Migration zu ChurchDesk beginnen.

Migration

Was benötigt ChurchDesk für die Migration von Daten von KaPlan Software zu ChurchDesk?

Sie müssen als Gemeinde Ihre Einwilligung zur Daten-Migration geben, darüber hinaus benötigen wir Ihre KaPlan Database Nummer und 2 Benutzer die als Systemadministratoren in ChurchDesk Zugriff erhalten sollen.

Was ist der beste Zeitpunkt für die Migration?

Innerhalb des Einführungsprozesses bieten Ihnen 2 Optionen für die Migration an, entweder vor Ihrer ersten Schulung oder kurz vor Ihrer letzten Schulung (s.u.). Der Tag der Migration sollte so gewählt werden, dass es nicht der Beschäftigste bei Ihnen in der Pfarrei ist, da während der Migration weder KaPlan noch ChurchDesk benutzt werden können.

Welche Daten werden migriert?

Es werden Gemeinden & Räume, Programmnutzer, Mitarbeiter & Kontakte, Gruppen, Abwesenheiten, Ereignisse, Gottesdienste, Dienste, Intentionen, Stiftungen, Raumbelegungen, Equipment, Sakramente (nicht die Checklisten!) und Präventionsdaten migriert und zwar alle seit ihrem Start mit KaPlan, sodass Sie auch weiterhin Zugriff auf vergangene Jahre haben.

Welche Daten werden nicht migriert?

Alle Daten aus Zeiterfassung, Veranstaltungsmanagement, Kassenbuch, Rechnungen und Schlüsselmanagement werden nicht migriert.

Was ist vor der Migration zu beachten?

Vor der Migration sollten einige Vorbereitungen in KaPlan vorgenommen werden, damit möglichst saubere Daten migriert werden.

Kontakte

• Löschen Sie alte, nicht mehr benötigte Kontakte vor dem Import.
• Fügen Sie E-Mail-Adressen zu Kontakten hinzu, die "Hauptamtlich" oder "Programmnutzer" sind.
• Setzen Sie in KaPlan die Kennzeichen für "Hauptamtlich", "Ehrenamt" und "Honorarkraft".
• Bereinigen Sie das Freitextfeld "weitere Funktion" vor allem nicht mehr benötigte Funktionen oder Funktionen mit Rechtschreibfehlern.

Serien

• Serien (Gottesdienste und Raumbelegung) sollten zu einem festgelegten Datum enden (z.B. 31.12.2026). Generieren Sie entweder mehr Termine oder löschen Sie Termine, um dies sicherzustelle

Raumbelegung

• Jede Raumbelegung, die in KaPlan den Status "Anfrage" hat und importiert werden soll, muss angenommen werden.
• Serien sollten zu einem festgelegten Datum enden (siehe oben).

 Intentionen

• Führen Sie alle möglichen Abrechnungen vor dem Import durch.
• Überprüfen Sie nicht zugewiesene Intentionen vor dem Import.

Equipment

• Überprüfen Sie das Equipment in KaPlan und löschen Sie nicht verwendetes Equipment

Was ist während der Migration zu beachten?

Die Migration dauert aufgrund der Fülle an Daten mehrere Stunden, während dieser Zeit darf niemand in KaPlan und KaPlan Web arbeiten!

Was ist nach der Migration zu beachten?

Auch nach der Migration müssen einige Daten nachbearbeitet werden, da nicht alles 1-zu-1 migriert werden kann.

Ressourcen

• Fügen Sie die Standortdaten für Pfarreien hinzu.
• Passen Sie die Pfarreien und Ressourcen ggfls. Ihrer neuen Struktur an

Intentionsgebühren

• Weisen Sie den Intentionstypen eine Reihenfolge zu
• Fügen Sie den Intentionstypen ggfls. weitere Kategorien zu

Rollen & Berechtigungen

• Überprüfen Sie, ob die Rollen und Berechtigungen für die einzelnen Benutzer passen.

Gruppen

• Überprüfen Sie die Gruppenmitglieder auf Vollständigkeit.

Kalender

• Erstellen Sie Serien ab dem Tag nach dem vereinbarten Enddatum (siehe: Was ist vor der Migration zu beachten).
• Für die Serientermine fügen Sie die Dienstanforderungen den zukünftigen Terminen zu

Abwesenheiten

• Überprüfen Sie die Abwesenheiten auf die korrekte Gruppenzuweisung

Welche Zeitersparnis habe ich durch die Migration?

Durch die Migration bekommen Sie eine Vielzahl an vergangenen und auch zukünftigen Daten direkt in ChurchDesk angezeigt. Sie sparen sich also die Zeit alle Stammdaten, alle Termine, alle Dienstpläne und auch alle Intentionen wieder neu einzutragen. Sie können also direkt in ChurchDesk arbeiten. Natürlich müssen Sie sich trotzdem noch an eine neue Software gewöhnen, bei diesem Prozess begleiten wir Sie aber eng.

Kann ich meine Daten zweimal migrieren lassen (zu Beginn und am Ende der Schulung)?

Nein, das ist nicht möglich. Aus technischen Gründen und zur Vermeidung von Datenfehlern führen wir den Umzug exakt einmal durch. Sie können jedoch entscheiden, wann dieser stattfinden soll:

• Option A (Sofort): Wir migrieren Ihre Daten vor dem Start. Sie sehen in Ihrer ersten Schulung bereits Ihre echten Familien, Termine und Gruppen.
• Option B (Später): Wir migrieren Ihre Daten erst kurz vor Ihrer letzten Schulung. So können Sie das System zunächst in einer sicheren Umgebung kennenlernen („Sandbox“), ohne Sorge haben zu müssen, versehentlich echte Daten zu verändern.

Rechtlich

Wo finde ich die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) mit ChurchDesk?

Die AVV mit ChurchDesk finden Sie in Ihrer ChurchDesk Installation in den Einstellungen.

Schnittstellen

Gibt es eine Schnittstelle zu "Kirche und Leben"?

Diese Schnittstelle befindet sich in Arbeit

Feature-Anfragen / Weiterentwicklung

Ich wünsche mir ein neues Feature, arbeitet ChurchDesk daran?

Wir arbeiten bei Churchdesk konstant an der Erweiterung und Verbesserung von unserem System. Bitte beachten Sie das bei über 5000 Gemeinden aus unterschiedlichen Ländern mit unterschiedlichen Konfessionen viele Anfragen und Ideen zusammen kommen. Die aktuellsten Projekte können Sie jederzeit hier einsehen: Produkt-News

Bitte abonnieren Sie unseren Newsletter um auf dem Laufenden zu bleiben. Diesen finden Sie auf der ChurchDesk Webseite

Welche Funktionen von KaPlan gibt es in ChurchDesk nicht?

Die KaPlan-Module Rechnungsstellung, Kassenbuch und Schlüsselverwaltung stehen in ChurchDesk derzeit nicht zur Verfügung, da sie bisher nur von wenigen Gemeinden genutzt wurden und die Entwicklung sehr komplex und zeitaufwendig ist. Gleichzeitig arbeitet ChurchDesk fortlaufend daran, das System weiterzuentwickeln und zu verbessern. Auch wenn Sie aktuell auf diese Module verzichten müssen, können Sie sich in den kommenden Jahren auf regelmäßige Updates und neue Funktionen freuen.

Aktualisiert am: 03/03/2026