Artikel über: Intentionen

Intentionen erstellen und zuordnen

Dieser Artikel führt Sie durch den praktischen Umgang mit Intentionen in ChurchDesk und zeigt Ihnen verschiedene Workflows. Sie erfahren, wie Sie Messintentionen entweder direkt im Kalender oder im Intentionen-Modul anlegen und diese anschließend Terminen zuordnen. Zudem lernen Sie die wichtigsten Schritte zur Bearbeitung, Duplizierung und Löschung bestehender Intentionen kennen, um Ihre Intentionenverwaltung und anschließende Abrechnung reibungslos zu gestalten.

Video-Anleitung zu diesem Artikel:

Klicken Sie hier, um das Video "Teil 2 - Intentionen eingeben" aufzurufen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie sie

Intention im Kalender erstellen
Intentionen im Intentionsmodul erstellen und zuordnen
Intentionen im Intentionsmodul erstellen und im Kalender zuordnen
Bereits zugewiesene Intentionen einem neuen Termin zuordnen
Intentionen bearbeiten, kopieren oder löschen

Intention im Kalender erstellen

Ausgangslage: Sie haben eine Intention angenommen und wissen, an welchem Datum, zu welcher Uhrzeit, in welcher Räumlichkeit und in welcher Ereigniskategorie die Intention zugeordnet werden soll.

Öffnen Sie in den Kalender und erstellen dort das Ereignis bzw. wählen ein bestehendes Ereignis aus. Sie haben im Kalender zwei Möglichkeiten eine Intention zu erstellen:

Fahren Sie mit der Maus über das gewünschte Kalenderereignis -> es öffnet sich die Schnellansicht -> wählen Sie "+ Eine Intention erstellen"

Erstellen/Öffnen sie ein Kalenderereignis -> wählen Sie den Reiter "Dienstplan & Intention" -> fahren Sie mit der Maus über das Intentionen-Feld -> "Zuordnen" und "Erstellen" erscheinen -> klicken Sie auf "Erstellen"

In beiden Fällen öffnet sich folgende Übersicht zum Anlegen einer Intention:

Gemeinde: Geben Sie hier die Gemeinde/Pfarrei ein.
Ressource: Wählen Sie die betreffende Räumlichkeit in dieser Gemeinde.
Wunschdatum: Dieses Feld kann freigelassen werden und wird wichtig für Ausgangslage 2 weiter unten im Artikel.
Wunschtext: Auch dieses Feld kann hier freibleiben und ist erst für Ausgangslage 2 relevant.
Intentionstext: Tragen Sie den Text für die Intention ein. Dieser wird später auch in die Gottesdienstordnung übernommen.
Intentionsjahr: Wenn Sie in Teil 1 eine Startnummer angegeben haben, die dafür sorgt, dass Sie Jahre und Nummern frei wählen können, ist hier das Jahr anwählbar. Zählt das System eigenständig, wählt es das aktuelle Jahr.
Annahmedatum: Tragen Sie ein wann Sie die Intention entgegengenommen haben.
Nummer: Hier wird die Nummer der Intention automatisch vom System eingetragen. Pro Gemeinde wird von “1-Jahresnummer” aufwärts gezählt.
Intentionsart: Hier geben Sie eine der Intentionsarten an, die Sie über die Gebührenerstellung als Typ festgelegt haben.
Zahlungsmittel: Wählen Sie die zutreffende Zahlungsart aus.
Zahlung: Tragen Sie das Zahlungsdatum ein.
Betrag: Das System trägt den in den Einstellungen hinterlegten Betrag automatisch ein. Falls die Intentionsgebühr nicht beglichen werden kann oder ein abweichender Betrag gezahlt werden soll, kann der Betrag an dieser Stelle angepasst werden.
Bezahlt: Setzen Sie ein Häkchen, wenn die Intentionsgebühr bereits bezahlt wurde, und geben Sie das Datum der Zahlung an. Ist die Intention noch nicht bezahlt, lassen Sie Box und Datumsfeld frei.
Stifter: Ergänzen Sie den Namen des Stifters.
Bemerkung: Für Zusatzinformationen/Anmerkungen.

Um zu Speichern muss der gesamte Termin gespeichert werden: klicken Sie “Ok” und speichern Sie dann den Termin.

Intentionen im Intentionsmodul erstellen und zuordnen

Ausgangslage: Sie haben eine Intention, aber noch kein Datum und/oder Räumlichkeiten dafür in Ihrer Planung festgelegt.

Öffnen Sie das Modul “Intentionen” -> Sie gelangen zu folgender Übersicht:

Nicht zugeordnet: Hier finden Sie bereits angelegte Intentionen, die bisher keinem Ereignis zugeordnet wurden.
Zugeordnet: Hier finden Sie bereits zugeordnete Intentionen.
Verschieben: Hier finden Sie bereits abgeschlossene Intentionen die Sie im Rahmen der Abrechnung nachträglich verschieben können. Mehr zu diesem Thema finden Sie in folgendem Artikel.
Abgeschlossen: Hier finden Sie bereits abgeschlossene Intentionen.
Alle: Hier finden Sie alle Intentionen. Auch die, die vorab gelöscht wurden.
Sucher/Filter: Sie haben die Möglichkeit nach Intentionen zu suchen und dazu Filter zu nutzen.
Intentionen-Protokoll: Erstellen Sie ein Protokoll mit den Intentionen aus der jeweiligen Gemeinde für das gesamte Jahr. Das Protokoll enthält folgende Informationen: Intentionsnummer, Intentionsart, Annahmedatum, Status, Wunschdatum, Ereignisdatum, Intensionstext, Betrag, Zahlungsdatum.
Intentionsabrechnung: Erstellen Sie eine Abrechnung, mehr zu diesem Thema finden Sie in folgendem Artikel.
Exportieren: Exportieren Sie die über den Filter angezeigten Intentionen in verschiedenen Dateiformaten.
Neue Intention:

Um eine neue Intention zu erstellen, die einem Ereignis zugeordnet werden soll, klicken Sie oben rechts auf “+ Neue Intention”.
Es öffnet sich das gleiche Fenster wie in Ausgangslage 1. Füllen Sie die Informationen wie dort beschrieben aus. Fügen Sie allerdings in die Felder Wunschdatum den Erstwunsch und bei Terminwunsch ggf. weitere Terminmöglichkeiten ein, um Ihnen später die Zuordnung zu erleichtern. Speichern Sie über den Button oben rechts.
Die Intention findet sich jetzt im ersten Reiter “Nicht zugeordnet”.
Wenn Sie sie einem Kalenderereignis zuordnen wollen, klicken Sie rechts davon auf “Aktionen” und wählen “Zuordnen”.
Es öffnet sich eine Suchmaske. Geben Sie einen passenden Zeitraum ein und klicken Sie auf “Suchen”.
Es erscheint eine Übersicht passender Termine. Um die Intention einem Termin zuzuordnen, klicken Sie rechts vom Termin auf “Zuordnen”.

Intentionen im Intentionsmodul erstellen und im Kalender zuordnen

Die im Intentionenmodul agelegten Intentionen können Sie auch über den Kalender direkt zuordnen.

Öffnen Sie das Kalender-Modul -> Erstellen/Bearbeiten Sie ein Ereignis -> wählen die den Reiter "Dienstplan & Intentionen" -> halte Sie die Maus auf das Intentionen-Feld und klicken Sie auf "Zuordnen" -> es öffnet sich ein Fenster in dem alle noch hinzufügbaren Intentionen zu sehen sind, oben werden alle diesem Datum schon zugeordnet Intentionen angezeigt:

Um zu Speichern muss der gesamte Termin gespeichert werden: klicken Sie “Ok” und speichern Sie dann den Termin.

Bereits zugewiesene Intentionen einem neuen Termin zuordnen

Ausgangslage: Sie wollen bereits erstellte Intention im Kalender-Ereignis wieder herausnehmen und einem anderen zukünftigen Ereignis zuordnen.

Um eine Zuordnung neu zuzuordnen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Öffnen Sie das Intentionsmodul -> wählen Sie den Reiter “Zugeordnet” -> klicken rechts auf “Aktionen” -> wählen Sie “Entfernen” -> die Zuordnung zu einem Ereignis wird entfernt und Sie finden die Intention danach im Reiter “Nicht Zugeordnet”.

Öffnen Sie das Kalender-Modul -> Erstellen/Bearbeiten Sie ein Ereignis -> wählen die den Reiter "Dienstplan & Intentionen" -> halte Sie die Maus auf das Intentionen-Feld und klicken Sie auf "Zuordnen" -> es öffnet sich ein Fenster in dem oben alle diesem Datum zugeordnet Intentionen angezeigt werden -> wenn Sie Intentionen verlegen möchten, die bereits einem Termin zugeordnet sind, können Sie unter "Aktionen" auf "Entfernen" gehen -> die Intention wird durchgestrichen -> Sobald der Termin neu abgespeichert wird, kann die Intention einem neuen Termin zugeordnet werden.

Intentionen bearbeiten, kopieren oder löschen

Ausgangslage: Sie wollen bereits erstellte Intentionen nachträglich bearbeiten oder aus dem System entfernen.

Um Intentionen nachträglich wieder zu bearbeiten oder zu löschen, öffnen Sie das Intentionen-Werkzeug und suchen im passenden Reiter nach der Intention. Klicken Sie rechts auf “Aktionen” und wählen Sie “Bearbeiten” oder "Löschen".

Wenn Sie eine Intention löschen, bleibt diese im System enthalten und wird im Reiter "Alle" weiterhin angezeigt. Die Intentionsnummer geht somit bei den aktiven Intentionen "verloren". Sie haben die Möglichkeit die Intentions wiederherzustellen.

Sie können bestehende Intentionen einfach kopieren. Dies ist besonders hilfreich, wenn die Intention mehrmals im Jahr verlesen werden soll und Sie Zeit bei der Neueingabe sparen möchten. Suchen Sie die jeweilige Intention im Intentionsmodul und wählen rechts daneben "Aktionen" -> "Kopieren" -> bestimmen Sie wie viele Kopieen erstellt werden sollen -> die Kopieen erscheinen anschließend im Reiter "Nicht zugeordnet" und können entsprechend zugeordnet werden.

Hinweis: Abgeschlossene oder abgerechnete Intentionen lassen sich nicht mehr bearbeiten, entfernen oder löschen. Diese Intentionen lassen sich weiterhin kopieren. Abgeschlossene aber noch nicht abgerechnete Intentionen lassen sich verschieben. Mehr dazu erfahren Sie in Teil 4 unserer Artikelreihe.