Erstellen und Verwalten von Einwilligungen

Einwilligungen sind ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation mit externen Kontakten – also Personen, die über Ihre Website oder Formulare mit Ihrer Gemeinde in Kontakt treten, beispielsweise um Newsletter zu abonnieren oder an Veranstaltungen teilzunehmen.

In ChurchDesk können Sie solche Einwilligungen zentral verwalten, um sicherzustellen, dass Sie nur Personen kontaktieren, die ausdrücklich zugestimmt haben.

Hinweis: Das Erstellen und Verwalten von Einwilligungen ist in der Regel Aufgabe von Administrator:innen. Nur Nutzer:innen mit den entsprechenden Berechtigungen können neue Einwilligungen anlegen oder manuell eintragen.

Was sind Einwilligungen und warum sind sie wichtig?

Einwilligungen helfen Ihnen, DSGVO-konform mit Personen außerhalb Ihrer Gemeinde zu kommunizieren. Sie dokumentieren, dass eine Person zugestimmt hat, Informationen per E-Mail zu erhalten oder in Kontakt zu bleiben.

ChurchDesk stellt eine Standard-Einwilligungsvorlage bereit. Dennoch liegt die Verantwortung bei Ihrer Gemeinde, eigene Einwilligungstexte zu formulieren, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Einwilligungen erstellen

Gehen Sie im Menü zu Kontakte > Einwilligungen.
Klicken Sie auf neue Einwilligung erstellen.
Geben Sie einen Titel ein (z. B. „Newsletter-Einwilligung“).
Sie können nun einen eigenen Text für die Einwilligung schreiben oder, falls Sie bereits eine fertige Einwilligung formuliert haben, einen Link zu dieser Vorlage hinterlegen.
Speichern Sie Ihre Einwilligung.

Alle erstellten Einwilligungen erscheinen in einer Übersicht. Dort sehen Sie auch, wie viele Personen diese bereits bestätigt haben.

Einwilligungen bei Kontakten anzeigen und manuell eintragen

Wenn Sie eine Person öffnen, finden Sie unter dem Reiter „Einstellungen“ unten rechts die Übersicht der Einwilligungen.

Hier sehen Sie:

welche Einwilligungen bestätigt wurden,
das Datum der Zustimmung,
und den Namen der Person, die die Zustimmung ggf. manuell eingetragen hat.

Nur bestimmte Nutzer:innen mit der entsprechenden Berechtigung dürfen Einwilligungen manuell nachtragen – zum Beispiel nach einer mündlichen Zustimmung.

Wie Einwilligungen automatisch erfasst werden

Einwilligungen werden automatisch dokumentiert, wenn Personen:

sich über das Newsletter-Widget auf Ihrer Website anmelden, oder
ein Formular ausfüllen, in dem Einwilligungsfelder enthalten sind.

Beim Newsletter-Widget gilt das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren:

Die Person muss ihre Zustimmung zunächst im Formular geben und anschließend in einer Bestätigungs-E-Mail erneut bestätigen.

Erst danach kann sie Ihren Newsletter erhalten.

Wenn eine Person keine Einwilligung erteilt hat, wird sie nicht in den Verteiler aufgenommen und erhält keine Mitteilungen, bis die Zustimmung vorliegt.

Einwilligungen verwalten und nachverfolgen

In der Übersicht unter Kontakte > Einwilligungen können Sie:

bestehende Einwilligungen bearbeiten,
sehen, wie viele Personen zugestimmt haben,
und nachvollziehen, wann und durch wen Zustimmungen erteilt wurden.

So behalten Sie stets den Überblick über alle aktiven Einwilligungen Ihrer Gemeinde.

Tipp aus der Praxis

Wenn Sie regelmäßig Newsletter versenden oder Anmeldeformulare für Veranstaltungen nutzen, empfiehlt es sich, die Einwilligungen regelmäßig zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Texte aktuell und rechtlich korrekt formuliert sind.

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Aktualisiert am: 17/10/2025

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