Artikel über: Portal

Datenschutz und Newsletter-Einwilligungen bei Portalen zentral verwalten

In Multi-Gemeinde-Portalen können Sie Datenschutzerklärungen und Newsletter-Einwilligungen zentral festlegen und an alle angeschlossenen Gemeinden ausspielen. Lokale Gemeinden übernehmen die zentralen Vorgaben automatisch und können bei Bedarf eigene Ergänzungen hinzufügen.


Relevant für Portal-Hosts-Instalation und Portal-Teilnehmer-Instalation



Das hilft Ihnen dabei:


  • Einheitliche Datenschutzstandards über alle Gemeinden eines Portals durchzusetzen (relevant für KDG bzw. DSG-EKD)
  • Newsletter-Einwilligungen zentral zu pflegen, sodass Kontakte konsistent zustimmen
  • Lokalen Gemeinden Spielraum für eigene Anpassungen zu geben, ohne den zentralen Rahmen zu verlassen
  • Den Aufwand für rechtliche Updates zu reduzieren — eine Änderung zentral, überall wirksam


Es gibt zwei Perspektiven auf dieses Feature:


  1. Zentrale Organisation (Portal-Ebene): legt zentrale Datenschutzerklärung und Standard-Newsletter-Einwilligung fest
  2. Lokale Gemeinde: sieht die zentralen Texte als schreibgeschützt und kann lokale Ergänzungen hinzufügen



Inhalt




Rechte & Rollen


  • Org. Admin der Organisation können mit Datenschutz und Einwilligungen arbeiten.



Zentrale Datenschutzerklaerung einrichten


Die zentrale Datenschutzerklärung wird über den Portal Zugang in ChurchDesk gesteuert. Lokale Gemeinden sehen den Text schreibgeschützt und können nur eigene Ergänzungen hinzufügen.


Schritt für Schritt


  1. Wechseln Sie im Menü in den Bereich in "Portal".
  2. Klicken Sie links auf "Rechtliches (Zentral)" und wählen Sie "Erklärung erstellen" und "Datenschutzerklärung".
  3. Datenschutzerklärung als Text angeben — Sie schreiben den vollständigen Text direkt im Editor oder verwenden die ChurchDesk-Vorlage
  4. Tragen Sie den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung ein: Name, Anschrift, Telefon und E-Mail Ihrer zentralen Organisation. Lassen Sie dieses Feld leer, wenn es in der lokalen Gemeinde gefüllt werden soll.
  5. Tragen Sie den Datenschutzkontakt ein: Name und Anschrift der/des Datenschutzbeauftragten oder einer entsprechend benannten Person.
  6. Vervollständigen Sie die vollständige Datenschutzerklärung im Editor. Mit "Add default template" können Sie die ChurchDesk-Vorlage einfügen — das funktioniert nur, wenn der Editor leer ist.
  7. Speichern Sie die Erklärung über "Speichern".


TIPP: Wenn sich der zentrale Text später ändert, übernehmen alle Gemeinden die Änderung automatisch — die lokalen Ergänzungen bleiben unberührt.




Lokale Ergaenzungen zur Datenschutzerklaerung

Lokale Gemeinden können die zentrale Datenschutzerklärung nicht überschreiben — sie können aber eigene Ergänzungen hinzufügen, zum Beispiel bei gemeinsamer Verantwortung für personenbezogene Daten.


Schritt für Schritt


  1. Öffnen Sie die ChurchDesk-Einstellungen und dann "Datenschutzerklärung".
  2. Im oberen Bereich sehen Sie den schreibgeschützten Text der zentralen Datenschutzerklärung. Wenn Ihre Gemeinde Teil mehrerer Portale ist, werden alle zentralen Erklärungen angezeigt — die des Portals mit den meisten Gemeinden zuerst.
  3. Tragen Sie den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung und den Datenschutzkontakt Ihrer Gemeinde ein.
  4. Schreiben Sie Ihre Ergänzungen in das Feld "Lokale Ergänzung". Dieser Text wird unten an die zentrale Erklärung angehängt und überschreibt sie nicht.
  5. Speichern Sie über "Speichern".




INFORMATION: Bei wesentlichen Änderungen am Umfang oder Zweck der Datenschutzerklärung müssen Sie alle Kontakte informieren, die der vorherigen Erklärung zugestimmt haben, und ihnen einen Link zur neuen Version zur Verfügung stellen.



Zentrale Newsletter-Einwilligung einrichten


Mit der zentralen Newsletter-Einwilligung legen Sie eine Standard-Zustimmung fest, die alle Gemeinden Ihres Portals verwenden. Sie wird automatisch mit jeder Newsletter-Anmeldung verknüpft, sofern Sie sie als Standard markieren.


Schritt für Schritt


  1. Wechseln Sie im Menü in den Bereich in "Portal".
  2. Klicken Sie links auf "Rechtliches (Zentral)" und wählen Sie "Erklärung erstellen" und "Newsletter-Einwilligung".
  3. Tragen Sie unter "Zusammenfassung der Einverständniserklärung — Ich stimme zu:" den Kurztext ein, den Kontakte beim Anmelden sehen.
  4. Aktivieren Sie "Machen Sie diese Zustimmung zum Standard für alle Newsletter-Anmeldungen", damit die Einwilligung automatisch verknüpft wird.
  5. Einwilligungserklärung als Text bereitstellen — Sie schreiben den vollständigen Text direkt im Editor
  6. Tragen Sie den Datenschutzkontakt ein. Wenn bereits eine Kontaktperson für den Datenschutz definiert ist, verwenden wir diese als Standard. Dieses Feld ist für lokale Gemeinden schreibgeschützt, die im Text der lokalen Ergänzungen zusätzliche Kontaktpersonen für gemeinsam Verantwortliche hinzufügen können.
  7. Speichern Sie über "Speichern".



INFORMATION: Pro Newsletter-Anmeldung kann nur eine Zustimmungsart als Standard verknüpft werden. Wenn Sie eine neue Standard-Einwilligung definieren, ersetzt sie die bisherige für alle künftigen Anmeldungen.



Lokale Ergaenzungen zur Newsletter-Einwilligung


Schritt für Schritt


  1. Wechseln Sie in das "Kontakte" Modul.
  2. Klicken Sie auf "Einwilligungen".
  3. Klicken Sie auf "Mehr" der jeweiligen Einwilligung.
  4. Klicken Sie auf "Einwilligungserklärung als Text bereitstellen" und ergänzen Sie ihren Text.




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Aktualisiert am: 26/05/2026

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