Benutzer:innen und Rollen

Benutzer erstellen und Rollen zuteilen

In ChurchDesk können Sie beliebig viele Benutzer anlegen und ihnen genau die Berechtigungen zuweisen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Dabei unterscheiden wir zwischen Benutzern – also Personen mit einem eigenen Login – und Rollen, die festlegen, auf welche Bereiche jemand zugreifen darf.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen:

1. Wie Sie neue Benutzer anlegen und direkt Gruppen zuweisen
2. Wie Sie Rollen zuweisen oder eigene Rollen erstellen
3. Welche voreingestellten Rollen es gibt und wie Sie diese sinnvoll nutzen

Neue Benutzer erstellen

Sie müssen Organisations Administartor sein um neue Benutzer zu erstellen. So erstellen Sie einen neuen Benutzer:

1. Öffnen Sie die ChurchDesk-Einstellungen (über den eigenen Namen und dann das Zahnrad-Symbol oben rechts)
2. Wählen Sie „Benutzer“
3. Klicken Sie auf „Neuen Benutzer erstellen“

Im Folgenden können Sie folgende Angaben machen:

• Name, Vorname und E-Mail-Adresse des neuen Benutzers:
  Ein Benutzer kann nur mit einer gültigen E-Mail-Adresse erstellt werden. Wenn es sich um eine Person handelt – z. B. eine:n jüngere:n oder ältere:n Ehrenamtliche:n – die keine eigene E-Mail-Adresse besitzt, Sie diese aber dennoch im System anlegen möchten, können Sie auch eine Platzhalter-Adresse (z. B. eine fiktive E-Mail) verwenden. Das ist zum Beispiel hilfreich, wenn Sie jüngere Messdiener in den Dienstplan eintragen möchten, die selbst keine E-Mail-Adresse haben.

Wichtig: Die E-Mail-Adresse eines Benutzers kann nachträglich nicht mehr geändert werden, da persönliche Daten ausschließlich vom Benutzer selbst verwaltet werden können.
Wenn Sie also sicher sind, dass sich die betreffende Person nicht bei ChurchDesk einloggen wird, können Sie eine einheitliche, erkennbare Platzhalter-E-Mail verwenden, um solche Konten später von echten Benutzerkonten unterscheiden zu können. Entscheidet sich die Person zu einem späteren Zeitpunkt doch für einen Zugang, muss ein neues Benutzerkonto mit der korrekten E-Mail-Adresse erstellt werden.

• Gruppen: Wenn Sie bereits wissen, in welchen Gruppen die Person mitarbeiten soll, können Sie das gleich hier einstellen.
• Zeiterfassung: Hier kann Zeiterfassung angestellt werden. Das kann auch nachträglich noch an oder ausgeschaltet werden. "Ursprüngliche Zeit-Bilanz" ist der Übertrag ihrer Plusstunden von Ihrem vorigen Zeiterfassungssystem.
• Rollen: also die Berechtigungen innerhalb von ChurchDesk
• Nach dem Speichern erhält die Person eine Einladung per E-Mail mit einem Link zur Erstellung ihres Passworts.

Rollen verstehen und zuweisen

Was sind Rollen?

Rollen legen fest, auf welche Module und Funktionen ein Benutzer zugreifen darf – zum Beispiel Kalender, Kontakte, Website oder Formulare. Eine Rolle ohne jegliche Berechtigung, lässt den Benutzer lediglich auf Inhalte in Gruppen zugreifen.
Nur Organisations-Administratoren dürfen Rollen erstellen, bearbeiten oder zuweisen.

Voreingestellte Rollen

ChurchDesk stellt Ihnen bereits einige vordefinierte Rollen zur Verfügung – zum Beispiel eine Ehrenamtsrolle mit eingeschränkten Rechten im Kalender. Diese vorgefertigten Rollen erkennen Sie am Schloss-Symbol und diese können nicht verändert werden.
Sie können aber eine bestehende Rolle kopieren und anschließend anpassen. Dafür gehen Sie in die Übersicht der Rolle rein, über "Aktionen" können "Rolle kopieren" auswählen. In der Kopie der Rolle gehen Sie dann auf "Rolle bearbeiten" und passen Sie entsprechend an.

Eigene Rollen erstellen

Wenn Sie andere Berechtigungen benötigen, können Sie:

• eine neue Rolle erstellen (über den Button „Neue Rolle“)
• Beim Erstellen einer neuen Rolle können Sie für jedes Modul genau festlegen, was Benutzer mit dieser Rolle dürfen – zum Beispiel:
• Kalender: nur lesen oder auch bearbeiten
• Kontakte: alle sehen oder nur bestimmte Gruppen
• Website: Beiträge schreiben oder veröffentlichen
• Administratorrechte, Spendenmodul oder Präventionsfunktionen
• …und vieles mehr
  Zu jeder Einstellung wird direkt im System eine kurze Erläuterung angezeigt.
  Tip: Sie können beliebig viele Rollen erstellen und einem Benutzer auch mehrere Rollen gleichzeitig zuweisen.

Fazit

Mit klar definierten Rollen stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzer genau die Funktionen nutzen können, die sie für ihre Arbeit benötigen – nicht mehr, aber auch nicht weniger. Die voreingestellten Rollen bieten bereits eine durchdachte Grundlage, lassen sich jedoch jederzeit durch eigene Rollen ergänzen.

Mehr zur Verwaltung von Benutzern finden Sie hier: Artikel zum Deaktivieren/Entfernen von Benutzern
Mehr zu Gruppen und deren Nutzung finden Sie hier: Artikel zu Gruppen
Mehr zu Benutzern und Kontakten finden Sie hier: Artikel Benutzer aus Kontakten erstellen

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Aktualisiert am: 20/06/2025