Importieren Sie Ihre Kontaktdaten

In ChurchDesk können Sie Ihre Kontaktdaten ganz einfach importieren – z. B. aus einer bestehenden Datenbank oder aus Excel-Listen.

So können Sie Ihre bestehenden Daten schnell übertragen und anschließend direkt in ChurchDesk nutzen, um Newsletter oder Veranstaltungen zu organisieren.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie mit dem Import starten, beachten Sie bitte die folgenden Hinweise. Sie helfen dabei, Fehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihre Kontaktdaten korrekt übernommen werden.

Verwenden Sie Excel- (.xlsx) oder CSV-Dateien (.csv).
Die Reihenfolge der Spalten spielt keine Rolle. Wichtig ist nur, dass die Spaltenüberschriften exakt so geschrieben sind wie in ChurchDesk (z. B. „Vorname“, „Nachname“, „E-Mail“, „Mobiltelefon“). Sollte sich da ein Fehler einschleichen, ist das aber nicht so schlimm. Bei der Zuordnung können Sie das dann per Hand richtig zuordnen.
Es gibt keine Pflichtfelder, aber Sie sollten mindestens einen Namen angeben – sonst werden anonyme Kontakte erstellt.
Haben Sie alle benötigten Felder in ChurchDesk erstellt, bevor Sie mit dem Import beginnen: So erstellen Sie individuelle Felder.
Prüfen Sie, ob Sie die Berechtigung haben, Kontakte zu importieren („Erstellen (und importieren) Sie Kontakte in Ihre Gemeinden“).
Wenn Sie Ihre Kontakte auch exportieren möchten, benötigen Sie die zusätzliche Berechtigung „Exportieren Sie Kontakte aus Ihren eigenen Gemeinden“.

Standardformate für Kontakt- und benutzerdefinierte Felder:

Damit Ihre Daten korrekt erkannt werden, müssen bestimmte Formate eingehalten werden:

Datum: TT.MM.JJJJ (z. B. 25.12.2025)
E-Mail: gültiges Format wie beispiel@kirche.de
Telefonnummer: sollte nur Zahlen und ggf. „+“ enthalten (z. B. +491751234567)
Kontrollkästchen: ja / nein || x / (leer) || j / n
Mehrfachauswahlfelder: mehrere Werte durch Komma getrennt
Benutzerdefinierte Felder: verwenden Sie exakt den Namen des Feldes, wie es in ChurchDesk unter Einstellungen > Kontakte > Benutzerdefinierte Felder angezeigt wird.

Tipp: Wenn Sie sich unsicher sind, wie Ihre Felder heißen oder formatiert sein sollten, laden Sie zuerst einen Kontakt herunter (siehe unten). So erhalten Sie automatisch die korrekten Spaltenüberschriften als Vorlage.

Vorlage erstellen

Damit der Import reibungslos funktioniert, empfehlen wir, zunächst eine Vorlage zu erstellen:

Öffnen Sie im Modul Kontakte die Kontaktübersicht.
Wählen Sie oben aus, welche Spalten angezeigt werden sollen (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer, Adresse).
Wählen Sie einen bestehenden Kontakt aus und exportieren Sie diesen als Excel-Datei.
Öffnen Sie die Datei – die Spaltenüberschriften zeigen Ihnen die korrekten Schreibweisen, die ChurchDesk beim Import erkennt.
Löschen Sie den Beispielkontakt und fügen Sie Ihre neuen Kontakte mit ihren Informationen in die jeweiligen Spalten ein.

Tipp: Achten Sie darauf, dass die Schreibweise der Spaltenüberschriften exakt mit der in ChurchDesk übereinstimmt. Nur so kann das System die Daten korrekt zuordnen. Sonst müssen Sie das nachträglich per Hand zuordnen.

Kontakte importieren

Öffnen Sie das Modul Kontakte.
Klicken Sie auf "Mehr" (oben, mittig) und wählen Sie „Importieren“.
Entscheiden Sie in welche Gemeinde die Kontakte importiert werden sollen und ob sie direkt einer Liste zugeordnet werden sollen.
Laden Sie Ihre Datei hoch.
Nun sehen Sie weitere Auswahlmöglichkeiten.
Überprüfen Sie die Vorschau Ihrer Daten und kontrollieren Sie, ob alle Spalten richtig zugeordnet wurden.
Wenn alles stimmt, klicken Sie auf „Importieren“, um den Vorgang zu starten.

Laden Sie die Datei mit den Kontakten hoch:

Umgang mit bestehenden Kontakten

Beim Import prüft ChurchDesk automatisch, ob ein Kontakt bereits vorhanden ist – anhand von E-Mail-Adresse oder Mobilnummer.

Falls ein bestehender Kontakt erkannt wird, können Sie auswählen, wie die Daten aktualisiert werden sollen:

Nur leere Felder aktualisieren: Leere Felder im bestehenden Kontakt werden mit den neuen Daten gefüllt.
Vorhandene Kontaktdaten überschreiben: Alle bestehenden Felder werden durch die neuen Daten ersetzt.
Neuer Kontakt: Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, wird ein neuer Kontakt angelegt.

Das Letzte, was Sie vornehmen müssen, ist ein Abgleichen der Spalten aus Ihrer Datei mit den ChurchDesk-Feldern. Wir schlagen Ihnen mögliche Übereinstimmungen vor, empfehlen Ihnen aber, alle Felder zu kontrollieren und die Spalten zu finden, die nicht erkannt wurden. Sollten Sie ein Individuelles Feld vergessen haben anzulegen, können Sie in dem Dropdown Menü " Neues Feld anlegen" auswählen. Dort können Sie dann den Namen und die Art des Feldes auswählen.

Wenn Sie versehentlich Spalten hinzugefüg haben, die nicht importiert werden sollen, klicken Sie einfach auf "Überspringen" oder wählen Sie in dem Dropdown Menü "Nicht importieren" aus.

Fehler beim Import

Wenn ein oder mehrere Kontakte nicht importiert werden konnten, zeigt ChurchDesk Ihnen das nach Abschluss des Imports an. Um sicher zu gehen, dass der Import funktioniert hat drücken Sie auf " Gehe zum Import". Zusätzlich bekommen Sie eine Email nach dem Import wo Sie sehen können ob es funktioniert hat oder nicht.

ACHTUNG: Die Datei wurde zwar erfolgreich hochgeladen, das heißt aber nicht zwingend, dass alle Kontakte erfolgreich importiert wurden. Bitte checken Sie über "Gehe zu Importen" ob es Fehler beim Import gab.

Sie können eine automatisch erstellte Excel-Datei herunterladen, in der alle fehlgeschlagenen Kontakte mit dem jeweiligen Fehlergrund aufgeführt sind.

Korrigieren Sie die Daten dort und importieren Sie die Datei anschließend erneut.

Schlüsselwörter beim Import

Jeder importierte Kontakt erhält automatisch ein Schlüsselwort mit dem Datum des Imports.

Sie können außerdem eigene Schlüsselwörter hinzufügen, um Kontakte später leichter zu filtern oder neue Listen zu erstellen.

Importverlauf

Wenn Sie frühere Importe einsehen möchten, können Sie dies über den Importverlauf tun. Sie können sehen, wie viele Kontakte importiert wurden und ob beim Import Fehler aufgetreten sind.

Tipp: Benötigen Sie eine Liste aller importierten Kontakte, klicken Sie einfach auf das blaue "Kontakte" in der Spalte des Uploads:

Wann ist der Import besonders hilfreich?

Wenn Sie von einem anderen System zu ChurchDesk wechseln
Wenn Sie neue Newsletter-Abonnenten gesammelt haben
Wenn Sie eine bestehende Adressliste Ihrer Gemeinde digitalisieren möchten

Schlüsselwörter: Kontakte, Import, CSV, Excel, Datei hochladen, Zuordnung, Kontakte aktualisieren, Dubletten, Fehlerbehebung, Vorlage, Berechtigungen, Schlüsselwörter, Kontaktverwaltung, ChurchDesk Kontakte, Datenimport, Kontakte übertragen, Excel-Vorlage, Kontakte synchronisieren, Kontakte bearbeiten, Kontaktdatei, Standardformate, benutzerdefinierte Felder, Datenvorbereitung, Kontakte importieren

Aktualisiert am: 22/10/2025

War dieser Beitrag hilfreich?

Danke!