Sådan laver du tidsregistrering i ChurchDesk

På denne side

Baggrund for tidsregistrering
Hvordan aktiveres tidsregistrering?
Hvor finder jeg tidsregistrering?
Hvordan indstiller jeg min standardarbejdstid?
Hvordan registrerer jeg mine timer?
Hvad gør jeg, når jeg er på ferie?
Rapportering og data
Ofte stillede spørgsmål

Baggrund for tidsregistrering

Fra den 1. juli 2024 træder ny EU-lovgivning vdr. tidsregistrering i kraft. ChurchDesk har udviklet et værktøj, der gør det nemt for kirker at leve op til lovgivningen og giver enkeltbrugeren en hurtig måde at registrere timer på i en travl hverdag. Tidsregistrering er en integreret del af alle pakker, med en begrænsning på antal brugere ud fra størrelsen af din kirkes abonnement.

Hvordan aktiveres tidsregistrering?

Som almindelig bruger kan du ikke bare tilgå tidsregistrering uden videre. En organisationsadministrator skal aktivere tidsregistrering for brugere for hvem tidsregistrering er relevant. Samtidig skal administratoren angive aktuel tidssaldo på brugeren (vi anbefaler, at I taster 0 i dette felt, da de fleste bruger ikke vil være i hverken minus eller plus når I tager værktøjet i brug). Hvis du som administrator laver en fejlindtastning her, skal du kontakte ChurchDesk Support skriftligt på support@churchdesk.com for at få hjælp til at nulstille. Dette gøres under ChurchDesk Indstillinger -> Brugere (se nedenfor).

Hvor finder jeg tidsregistrering?

Når du er aktiveret til at kunne registrere tid, kan du tilgå tidsregistrering i din topmenu ved at klikke på uret (se nedenfor).

Hvordan indstiller jeg min standardarbejdstid?

Når du tilgår tidsregistrering første gang, skal du registrere dine standardarbejdstimer. Valget er ikke bindende og kan ændres efterfølgende, men standardtimer gør det nemmere og hurtigere at registrere timer løbende. Når standardtiderne er defineret, vises de automatisk som standardposter fra den følgende dag. Når standardtiderne er defineret, vises de automatisk som standardposter fra den efterfølgende dag.

Hvordan registrerer jeg mine timer?

Tidsregistreringsværktøjet består af følgende:

- en kalender til at vælge, hvilken ugedag, man vil registere tid for
- et felt til at indtaste antal timer for den pågældende dag
- muligheden for at redigere dine standardtimer
- et kommentarfelt

På dagen, hvor du tilgår værktøjet, vil dine standardtimer for den specifikke ugedag automatisk være anført.

Vær opmærksom på, at din timeregistrering gemmes automatisk efter indtastning, mens eventuelle kommentarer skal gemmes manuelt via knappen 'Gem' (se nedenfor)


Tidsregistrering kan naturligvis også foretages vi ChurchDesk Mobilapp’en.

Du kan registrere og tilrette dine timer bagudrettet.

Hvad gør jeg, når jeg er på ferie?

En medarbejder, der er ansat med ferie med løn og feriegodtgørelse, skal ikke tilføje timer i arbejdstider. Da den sædvanlig løn bliver udbetalt under ferien, derfor skal man anse indtastning af ferie i tidsregistrering er noteret i standardtimer. Det gælder også for betalt helligdage.
 
En medarbejder, der holder ferie uden løn, skal indtaste 0 for den pågældende ugedag i tilføj arbejdstider.

I feltet kommentar, kan man uddybe at den pågældende ugedag er afholdelse af ferie.

Rapportering og data

Data på tidsregistrering gemmes og opbevares som alle andre data sikkert, så I nemt kan lave de rapporter på tidsregistrering, I har brug for. Data er knyttet til den enkelte bruger og vil blive slettet med denne.

Du tilgår rapportering af tidsregistrering via Rapporter i kalendermodulet.



For at generere en rapport for tidsregistrering skal du:

1) Vælge fanen tidsregistrering under rapportering
2) Vælge tidsinterval for din rapport
3) Vælge hvilken bruger du vil trække en rapport for
Organisationsadministratorer kan trække rapporter for alle medarbejdere, mens sidsnævnte kun kan trække for sig selv.
4) Trykke på 'Eksporter'



Herefter vil du få en rapport tilsendt på den mail du er oprettet i ChurchDesk med.

Spørgsmål om tidsregistrering

"Hvad sker der når man arbejder i to sogne?"
Du skal registrere hos det sogn, som er din arbejdsgiver. Dette betyder, at hvis du har to separate ansættelsesforhold, bør du registrere tid i to forskellige installationer. Alternativt kan du altid høre din nærmeste leder ad.

"Hvis man altid har de samme arbejdstider, skal man så stadig gå ind og registrere hver dag?"
Nej, du kan blot have indstillet dine standardtimer og lade det være sådan.

"Hvordan kan de, der har kombinationsstillinger registrere tid? F.eks. Kirke- og kulturmedarbejder og kirkesanger."
Du kan skrive en kommentar om hvilken stilling timerne skal registreres for.

"Er der forskel på hverdag og helligdag i forhold til registrering?"
Hvis du får løn på helligdage kan du have din standardtid stående, så registreres det automatisk. Men tidsregistrering gør ingen kvalitativ forskel på forskellige typer timer. I henhold til lovgivning er det blot mængden (antallet) af timer, der kræves registreret

"Jeg har ikke faste arbejdstider og standardarbejdstider giver derfor ikke mening for mig. Kan jeg undgå at registrere disse?"
Det korte svar er nej. Alle skal angive standardarbejdstimer, da det samlede antal af disse (uagtet hvilke specifikke dage de er placeret) benyttes som generelt ugentligt gennemsnit, som den faktiske arbejdstid, når denne løbende registreres, sammenholdes med for at afgøre om man opfylder, overskrider eller arbejder mindre end sin norm. Hvis du ikke har faste arbejdstider på bestemte dage anbefaler vi derfor, at du blot fordeler dit samlede antal ugentlige arbejdstider jævnt ud over en uge. På denne måde vil eventuelle faktiske afvigelser på enkeltdage udligne sig over tid (en uge) og dit regnskab vil stemme overens med virkeligheden. Har du et fast rul på 14-dage kan du uden problemer også benytte ovenstående fremgangsmåde eller alternativt ændre dine standardtimer fra uge til uge, hvis du foretrækker dette.

"Jeg/vi har lavet en fejlregistrering - hvad gør jeg?"
Det kommer an på om fejlregistreringen er på faktiske arbejdstimer (din egen daglige registrering), på dine standardtimer eller på din oprindelige tidssaldo (angivet af din organisationsadministrator, da du bleve oprettet til at kunne lave tidsregistrering). Fejlregistreringer på faktiske arbejdstimer kan du selv gå tilbage i tid og rette. Hvis du er kommet til at registrere et forkert antal standardtimer, vil vi anbefale, at du ændrer dine standardtimer så de passer fremadrettet og derefter er det absolut nemmeste og hurtigste, at du blot regner sammen hvad fejlen har 'kostet' tilbage i tiden (Hvis du eksempelvis havde registreret én time for meget standardtid i de første fire uger, 'skylder' din arbejdsplads dig nu fire timer i det samlede regnskab) og laver en korrektion på dags dato. Dette kunne i nævnte eksempel betyde, at selvom du rent faktisk har arbejdet 8 timer, registrerer du kun 4, hvilket efterfølgende gør, at regnskabet passer. Det vil så være anbefalelsesværdigt at dokumentere denne korrektion i kommentarfeltet.

Opdateret den: 15/10/2024